Автоматизация финансового учета в сети из 12 ресторанов. Сокращаем издержки на 20%
Рассказываю, как мы разработали систему автоматизации финансового учета ресторана, какой функционал предусмотрели, с какими трудностями столкнулись и каких результатов достигли.
Как вы думаете, с какой проблемой сталкиваются рестораторы, когда расширяют свой бизнес и вместо одного ресторана, управляют пятью или, как наш клиент, двенадцатью ресторанами различных форматов – от кофеен до баров.
С проблемой грамотного финансового учета. Под словом «грамотного» я подразумеваю:
- Простого
- Прозрачного
- Занимающего мало времени
- Полностью контролируемого
- Доступного в режиме реального времени.
Именно с таким запросом к нам и обратился ресторатор Георгий Хвистани, основатель одной из самых крупных сетей ресторанов на юге России с общей численностью сотрудников примерно 600 человек.
Зачем автоматизировать финансовый учет ресторана?
Чтобы понять, зачем же автоматизировать учет в ресторане, давайте расскажу, как он чаще всего ведется. Скорее всего, все расходы и доходы фиксируются в табличке эксель. Когда дело касается одного ресторана, этого, в принципе, достаточно, однако, когда такие отчеты нужно собирать с разных ресторанов, а потом консолидировать в один, возникают проблемы.
С какими проблемами сталкиваются рестораторы:
- Все доходы и расходы может вносить только управляющий и финансист вручную;
- Статьи расходов у каждого управляющего записаны по-разному (например, такси или новый инвентарь на кухню могут быть продублированы несколько раз или внесены в разные статьи);
- Сводить такой отчет практически невозможно, не говоря уже о желании строить прогнозы на будущие периоды и сравнивать эффективность деятельности ресторанов.
Таким образом перед нами поставили следующие задачи:
- Необходимо разработать систему автоматизации финансового учета ресторанов, которая позволит в режиме реального времени сводить отчеты по ключевым показателям, на основании которых будет возможно прогнозировать доходы-расходы и сравнивать рестораны между собой.
- Снять с управляющих, финансистов и генерального директора часть функционала, связанного с первичным заполнением финансовых данных.
- Сделать веб-приложение для кафе и ресторанов, которое будет доступно на всех устройствах android, а также на линейке телефонов iphone и планшетов ipad.
Как ItFox разработали систему автоматизации финансового учета ресторана «РестОтчет»?
Перед тем, как я перейду к этапам разработки, давайте остановимся на том, что же из себя представляет система автоматизации ресторана «РестОтчет» в настоящий момент.
Сейчас РестОтчет – это программа, в котором ведется учет всех доходов и расходов из 12 ресторанов:
- Продажи подгружаются за счет интеграции с IIKO и R-Keeper;
- Стоимость продуктов питания и информация о товарах подгружаются за счет интеграции со Складом, 1С-кейтерингом и Store House;
- Безналичные расчеты и амортизация подгружаются через 1С-бухгалтерия и клиент-банк;
- Любой сотрудник, имеющий соответствующие права доступа, может внести наличные траты, ввести чеки, используя свое устройство android или ios;
- Управляющий может внести зарплаты сотрудников.
Таким образом, руководящий состав в режиме реального времени может смотреть прибыль каждого ресторана и всех вместе (за любой период) с учетом всех списаний и поступлений, контролировать динамику и планировать будущие периоды.
Теперь же перейду к тому, как была разработана система автоматизации ресторана «РестОтчет»:
- Первая версия автоматизации финансового учета ресторанов была разработана нами в программе 1С. В ней она отрабатывалась, шлифовалась и доводилась до совершенства. Однако, как только встал вопрос масштабирования и удобства, было решено разработать веб-приложение для ресторанов.
Почему мы решили «уйти» от 1С и разработать кастомное веб-решение:
- 1С трудно масштабируется и дорабатывается;
- На каждого сотрудника нужно покупать лицензию;
- 1С-ку нельзя открыть с любого устройства в пару кликов.
Однако, первый прототип, разработанный в 1С, нам очень помог. Так как в течение года мы отлаживали его работу на более чем 20-ти ресторанах, потом интегрировали с бухгалтерией и в итоге получили рабочую версию, которую уже и переносили в веб и использовали как мобильное приложение для ресторана. - После отшлифовки системы автоматизации ресторана в 1С, мы проработали детальное техническое задание, на основании которого и началась разработка приложения «РестОтчет».
- При разработке приложения мы детально прорабатывали «путь пользователя»,делали интуитивно понятную логику, максимально упрощали функционал, так как ставили перед собой задачу сократить время, которое пользователи затрачивают на работу с программой.
- Четвертым этапом мы провели внедрение и «шлифовку» системы автоматизации финансового учета ресторана с учетом опытной эксплуатации и полученной обратной связи от пользователей.
Сложности при разработке системы автоматизации финансового учета ресторана «РестОтчет»
Если говорить о сложностях при создании приложения для ресторанов «РестОтчет», то стоит выделить следующие пункты:
- Необходимо было разработать сложные отчеты;
- Для подсчета эффективности деятельности ресторанов внедрялись сложные формулы;
- Необходимо было откорректировать внесение заработных плат;
- Нужно было создать удобный интерфейс, который позволяет вносить данные в несколько кликов;
- Важно было настроит различные интеграции и возможность обновления данные«на лету»
- Ну и, конечно, самое главное – это консолидировать все данные в единые отчеты, отображающие всю хозяйственную деятельность ресторанов.
«Это очень непростой и комплексный проект со множеством интеграций, со сложной структурой базы данных, с настройками уровней доступа к данным по ресторанам. Работать надо этим проектом было действительно интересно».
Результат внедрения системы автоматизации ресторана от ITFOX
Переходим к самому интересному, а именно – результатам. Главным преимуществом внедрения и использования веб приложения для ресторанов «РестОтчет» стала возможность эффективно оценивать деятельность каждого предприятия общественного питания, прогнозировать доходы и расходы на будущие периоды и оперативно принимать управленческие решения.
Если в цифрах:
- Управляющие освободили до 30% ежедневного времени, которое тратили на внесение финансовых данных в таблицы эксель;
- Издержки сократились на 20% благодаря прозрачному учету и грамотному планированию;
- Была пересмотрена деятельность нескольких ресторанов и приняты управленческие решения способствующие увеличению прибыли на 12%.
Технологии
Разрабатывая данное приложение для ресторанов мы использовали микросервисную архитектуру для настройки интеграций, серверный язык Python и Django admin, FastAPI и React на интерфейсе.
«Приложение «РестОтчет делится на два модуля:
1. Первый модуль считается вводным модулем, в него заносится операционная деятельность заведения, как со стороны управляющего, так и со стороны бухгалтера.
2. Второй модуль – это отчетный модуль, где мы видим информацию в виде графиков, таблиц, дашбордов для прогнозирования новых планов меню, расходов и прочее. Причем второй модуль – это отчет, который подгружает в себя не только информацию, занесенную в первом модуле (операционную деятельность), но и также информацию от других сторонних систем учета, таких как R-Keeper Store-House, 1С, программа лояльности «Бар Лондон» и FotoBox».
Необходима автоматизация бизнес-процессов? Оставляйте заявку на бесплатную консультацию на нашем сайте. Наши эксперты помогут вам определиться с необходимым функционалом, рассчитают стоимость проекта, а также предложат именно Вам подходящие IT-решения.
Дополнительную информацию вы также можете получить на нашем лендинге: