7 бизнес-процессов, которые можно автоматизировать с помощью Битрикс24
Когда бизнес-процессы не налажены, в компании возникает хаос: задачи задерживаются, данные теряются, коммуникация нарушается, а контроль за выполнением поручений отсутствует. Автоматизация помогает избежать этих проблем, освобождая сотрудников от рутинных задач, улучшая контроль за выполнением и упрощая документооборот. В этой статье мы рассмотрим, какие бизнес-процессы можно оптимизировать с помощью инструментов Битрикс24.
Жизненный цикл сотрудника в компании
Жизненный цикл сотрудника охватывает все стадии его взаимодействия с компанией, начиная с первого контакта и заканчивая увольнением или переходом на другую должность.
Этот процесс можно разделить на следующие этапы: поиск и отбор → прием и оформление → адаптация → развитие и удержание → увольнение или переход на новую позицию.
На каждом этапе HR-специалисты сталкиваются с различными трудностями. В этой статье мы расскажем, как инструменты Битрикс24 могут помочь в их решении.
Поиск и отбор сотрудника
Например, если в отдел продаж требуется новый менеджер, рекрутеру нужно создать объявления о вакансии и вручную обрабатывать резюме. При большом количестве откликов легко упустить перспективного кандидата или забыть пригласить его на собеседование.
С Битрикс24 рекрутер может использовать шаблоны для создания вакансий и упрощенного размещения их на различных платформах. Платформа позволяет эффективно обрабатывать резюме, общаться с кандидатами и предлагать их для первичного отбора. Все переписки и звонки сохраняются в системе, что позволяет в будущем легко вернуться к интересующим кандидатам.
Прием и онбординг
Часто процесс оформления и адаптации новых сотрудников бывает неструктурированным, что затрудняет новичкам понимание своих задач и обязанностей. В крупных компаниях или при удаленной работе новым сотрудникам сложно влиться в коллектив и найти нужную информацию.
Битрикс24 автоматизирует процесс приема и онбординга, предоставляя новичкам задачи и чек-листы для ознакомления с компанией, подписания документов и выполнения других формальностей. Коллеги получают уведомления о новом сотруднике, а коммуникация начинается в корпоративных чатах.
Развитие и удержание
Рутинные задачи могут снижать мотивацию сотрудников и приводить к ошибкам. Неровное распределение нагрузки и неэффективная коммуникация между отделами также могут негативно сказаться на продуктивности и удержании сотрудников. Отсутствие карьерного роста может вызывать выгорание и увеличивать текучесть кадров.
Битрикс24 предлагает инструменты для поддержания мотивации и профессионального развития сотрудников:
- Обучение и экзамены для актуализации знаний и повышения компетенции.
- Автоматизация процессов для снижения рутинных задач.
- Корпоративный портал для повышения вовлеченности сотрудников.
- Планирование нагрузки с помощью календаря для поддержания баланса между работой и личной жизнью.
Использование возможностей Битрикс24 делает процесс адаптации и развития сотрудников более предсказуемым и комфортным, что способствует увеличению их лояльности и продолжительности работы в компании.
Создание и управление регламентами
Битрикс24 значительно упрощает процесс создания, организации и хранения корпоративных регламентов, таких как базы знаний, инструкции, правила и положения.
Автоматизация изменений в регламентах доступна в нескольких формах:
- периодические изменения — система позволяет назначать задачи для регулярной проверки актуальности регламентов. Например, можно настроить задачу на проверку положения об охране труда каждые три месяца.
- ситуативные изменения — если сотрудник обнаруживает ошибку в регламенте, он может сообщить об этом через систему. Битрикс24 автоматически направит информацию ответственному за внесение изменений.
Битрикс24 помогает поддерживать регламенты актуальными и обеспечивает доступ к важной информации. Например, при изменениях в инструкциях для отдела продаж ответственный сотрудник может уведомить других сотрудников через ленту новостей или создать задачу для ознакомления с обновлениями.
Внутренний документооборот
С помощью Битрикс24 можно эффективно организовать внутренний документооборот на корпоративном диске. Это избавляет сотрудников от необходимости искать и систематизировать документы, а также позволяет настроить ограничения доступа для повышения безопасности.
Функция совместного редактирования документов дает возможность сотрудникам работать над проектами в реальном времени. Например, при создании презентации все изменения фиксируются немедленно, а доступ к документам остается онлайн.
В некоторых случаях автоматизация всех бизнес-процессов может быть излишней. Достаточно наладить автоматизацию для конкретных, наиболее рутинных действий. Например, в компании с традиционным документооборотом распространение важного распоряжения директора и получение отметок об ознакомлении может быть трудоемким процессом, включающим множество участников. Это требует времени, бумаги и ресурсов.
Битрикс24 позволяет согласовывать документы в электронном виде, сохраняя иерархию и исключая использование бумажных копий. Теперь не нужно бегать по кабинетам — достаточно запустить процесс обработки документа, система автоматически соберет необходимые согласования от коллег.
Контроль за исполнением задач
Руководителям сложно контролировать все аспекты работы компании из-за высокой нагрузки. Основные проблемы, с которыми сталкивается топ-менеджмент, включают:
- некорректное назначение задач или их потеря.
- сложности с промежуточным контролем выполнения задач.
- отсутствие инструментов для анализа эффективности рабочего времени.
- необходимость индивидуального согласования времени для назначения задач.
Инструменты Битрикс24 для решения проблем
Битрикс24 предлагает ряд инструментов для автоматизации задач, улучшения взаимодействия между сотрудниками и подразделениями, а также контроля за результатами.
Задачи и проекты
Битрикс24 позволяет не только ставить задачи, но и детально прописывать этапы их выполнения, прикреплять файлы и создавать чек-листы. Можно назначать ответственных сотрудников для поэтапного контроля выполнения и соблюдения сроков. Когда задач становится слишком много, система фокусировки внимания помогает выделять наиболее важные из них, основываясь на роли сотрудника, что обеспечивает видимость приоритетных задач и упрощает их выполнение.
Учет рабочего времени
Этот инструмент помогает руководителю отслеживать рабочее время сотрудников, анализировать их нагрузку и распределение времени.
Календарь
Инструмент совместного планирования позволяет руководителю видеть свободные временные слоты сотрудников и распределять задачи без необходимости предварительного согласования.
Продажи
Работа отдела продаж включает привлечение клиентов, работу с клиентской базой, проведение сделок и поддержание отношений. Основные проблемы, с которыми сталкиваются сотрудники, включают рутинные процессы, отсутствие прозрачного алгоритма продаж и потерю фокуса из-за большого объема информации.
Битрикс24 помогает оптимизировать работу отдела продаж с помощью CRM:
- обработка и распределение лидов между сотрудниками.
- интеграция с корпоративными телефонами, мессенджерами и почтой для предотвращения пропуска обращений клиентов.
- контроль статусов заявок и хода сделок на всех этапах.
- уведомления о запланированных звонках и встречах с клиентами.
- генерация часто используемых документов, таких как счета, договоры и акты.
- автоматическая рассылка для повторных продаж.
- настройка аналитики для оценки эффективности рекламных каналов.
- подготовка отчетов для руководителей.
CRM-система Битрикс24 позволяет управлять всеми бизнес-процессами отдела продаж, улучшая их эффективность и управление персоналом.
Закупки
Процесс закупок обычно включает несколько этапов:
- поиск и выбор поставщика.
- получение предложений и выбор наилучшего.
- согласование цены и заключение договора.
- оформление заказа, получение и оприходование товара.
- работа с возвратами и рекламациями.
Битрикс24 автоматизирует части этих процессов и обеспечивает контроль на каждом этапе. Каждый этап имеет ответственного сотрудника, что позволяет отслеживать эффективность как сотрудников, так и всего процесса.
Управление оргструктурой компании
Организационная структура компании отображает её подразделения и их взаимодействие, а также определяет роли сотрудников. В Битрикс24 администратор может редактировать структуру компании: добавлять и удалять отделы, приглашать сотрудников и назначать руководителей.
Инструменты Битрикс24 интегрированы с оргструктурой и помогают:
- распределять права доступа, чтобы сотрудники видели только необходимую информацию.
- настраивать вертикаль отчетности в соответствии с задачами подразделений.
- постановка задач и управление нагрузкой сотрудников через портал.
- адресное информирование сотрудников определенного отдела или должности.
Автоматизация бизнес-процессов с помощью Битрикс24 делает их более прозрачными, управляемыми и эффективными. Записывайтесь на онлайн-демонстрацию CRM от iTrack, чтобы увидеть возможности Битрикс24 в своей компании.