С чего начать автоматизацию бизнеса, если компания выросла и рук на всё уже не хватает

Предприниматель Александр руководит мебельной фабрикой. Когда компания была маленькой, удерживать в руках ниточки всех процессов получалось легко. Теперь производство расширилось, а команда выросла. Фаундер тонет в рутине: на складе заканчиваются материалы, клиенты получают заказы с опозданием, бухгалтер забывает про отчеты, а чем занят маркетолог на удаленке — вообще непонятно. Таблички в Excel и группы в Телеграме уже недостаточно, чтобы всё контролировать.

В статье рассказали, как экологично внедрить автоматизацию в рабочие процессы, чтобы ничего не сломалось. А еще показали, как определить степень цифровизации бизнеса и что делать, чтобы всем стало лучше. Плюс поделились кейсами из практики российских и зарубежных компаний.

Прежде чем подключать программы и сервисы, оцените, насколько компания готова к автоматизации. Нет смысла внедрять искусственный интеллект, если сотрудники не пользуются даже онлайн-чатами для клиентов. А затраты на планировщик не окупятся, если у проджекта только одна задача на день.

Короткий тест, чтобы определить, правда ли компания готова к использованию цифровых технологий. Выберите вариант ответа → посчитайте баллы.

1. Какой бюджет бизнес может выделить на автоматизацию?

2. Насколько персонал готов к цифровым технологиям?

3. Какая корпоративная культура сложилась в компании?

Оцените: 6 баллов и больше, компания готова к автоматизации — читайте сразу про второй и следующие уровни. Если сумма меньше проходного значения, стоит начать с базовых вещей — читайте уровень первый.

Что происходит. Сотрудники записывают задачи в онлайн-календарь, а ключевые отчеты собирают в гугл-таблицах. Рабочая документация хранится на корпоративном сервере или личном ноутбуке. Команда общается в чатах или по электронке. А иногда проще дойти ногами в соседний кабинет, потому что не все коллеги вовремя не читают сообщения.

Нет системы, которая помогает видеть полную картину по проектам. Иногда непонятно, кто чем занят, как задачи распределяются между людьми, кто заменит специалиста, если завтра он уйдет на больничный. Программы и сервисы решают лишь отдельные задачи.

Как перейти на уровень выше. Определить приоритетные направления для автоматизации. Если менять всё и сразу, есть риск создать слишком большой стресс для команды или поломать процессы. Попробуйте действовать так:

Универсального рецепта автоматизации не существует, но есть действенный способ упростить себе жизнь: систематизировать документы. Разложите по папкам договоры, инструкции для команды, информацию о продукции, скрипты для звонков клиентам. Используйте корпоративный сервер или облачное хранилище.

Когда наступит время подключать CRM, всё это не придется собирать по сотрудникам. Но главное: даже если уволится руководитель отдела, не будет необходимости выстраивать с нуля процессы, за которые он отвечал.

Пример. В отделе продаж мебельной фабрики, которой руководит Александр, менеджеры выполняют такие задачи:

Прием заказа выглядит так. Сначала сотрудник общается с клиентом и выясняет, какие у него потребности. Предлагает решение — конкретную мебель из каталога. Согласовывает. Затем заполняет договор, бланк заявки и документы на оплату.

В этом процессе логичнее начинать автоматизацию с конца. То есть сделать так, чтобы все договоры, бланки и данные по заказам были в одном месте. Еще лучше, если система сама автоматически заполняют документы по шаблонам — значит, не будет ошибок и вырастет скорость обслуживания клиента.

Какие решения использовать. CRM от ПланФикса легко подключить и настроить самостоятельно — вызывать программистов не придется. Вот что автоматизирует сервис:

Платформа подойдет для бизнеса любого масштаба — неважно, сколько у вас клиентов и как долго длится цикл сделки. CRM сумеет обработать неограниченное число операций.

Создать систему хранения рабочей документации тоже можно в ПланФиксе. Загружайте файлы на платформу, там же их редактируйте и добавляйте ссылки на облачные сервисы. Найти нужный документ легко по дате создания, автору или названию. А еще ПланФикс сохраняет историю версий файла — при необходимости возвращайтесь к предыдущим вариантам.

Что происходит. Компания использует цифровые технологии в отдельных процессах. Программы и сервисы помогают выполнять повторяющиеся задачи на разных участках, но никак не связаны друг с другом.

Например, отдел продаж создает заказы и оформляет договоры в CRM, а счета на оплату выставляет бухгалтерия в другой программе. Менеджеры каждый раз пишут бухгалтеру, чтобы запросить счет. Клиенты ждут, а некоторые теряют терпение и покупают у конкурентов.

Как перейти на уровень выше. В рамках одного отдела соединяйте между собой программы, которые сотрудники используют для решения разных задач. Тогда получится бесшовный переход между платформами: например, бухгалтерские документы и производственные чертежи будут доступны в CRM.

Цифровые сервисы всё чаще интегрируются с другими продуктами с помощью API. Это интерфейс, который позволяет программам обмениваться информацией. Функция полезная, и стоит ее учесть, даже если прямо сейчас она не нужна.

С ростом компании может потребоваться объединить CRM не только с бухгалтерией, но и с приложением для курьеров или программой автоматических рассылок. Предусмотренный заранее функционал пригодится.

Пример. Вернемся на мебельную фабрику Александра. Отдел продаж укоренил CRM-систему, но пока использует ее только для ведения клиентской базы. Менеджеры хранят историю контактов, планируют звонки и составляют отчеты по выручке.

Звучит уже неплохо, но возможности системы шире. CRM интегрируется с другими сервисами через API. Вот какие есть варианты:

Какие решения использовать. ПланФикс объединяется с почтовыми программами, облачными хранилищами, виртуальными АТС, мессенджерами и другими ресурсами. Получится автоматизировать всю цепочку работы с клиентами — от первого контакта до сделки и обратной связи.

Также в ПланФиксе есть шаблоны для рутинных процессов, а планировщик помогает контролировать сроки и следить за статусами задач. Команда точно знает, что и когда нужно сделать, что в приоритете, как части одного проекта связаны между собой. Не придется по несколько раз напоминать дизайнеру, когда нужен макет каталога, а снабженцы не забудут вовремя заказать расходники для производства. Риски, связанные с человеческим фактором, сведутся к минимуму.

Что происходит. Цифровые технологии в компании больше не существуют отдельно друг от друга. Они объединяются в цепочки, где программы и сервисы связаны и обслуживают ключевые бизнес-процессы. Теперь автоматизация затрагивает не конкретные задачи, а целые направления.

Например, работа с клиентом начинается в CRM, далее заказ переходит в складскую программу и в конце попадает в приложение водителю, который доставит товар.

Как перейти на уровень выше. Объедините программы разных отделов в единую систему. Цель — автоматизировать работу так, чтобы задача бесшовно переходила от одного отдела к другому.

Пример. Команда Александра автоматизировала работу отдела продаж на мебельной фабрике. Чат-бот приносит лиды, менеджеры звонят клиентам прямо из аккаунта в CRM, сразу же сохраняют историю контакта и по шаблону создают заказ. Затем платежная система отправляет счет и присылает уведомление об оплате.

Теперь нужно объединить цифровые продукты для сейлзов с технологиями других отделов. Вот какие интеграции можно подключить к CRM:

Какие решения использовать. С помощью ПланФикса получится одновременно управлять проектами разных отделов: продаж, маркетинга, HR, логистики. У каждого департамента будет собственное рабочее пространство с нужными блоками и функциями. В результате операционные процессы объединятся в единую систему, и топ-менеджерам станет удобно их контролировать.

Сотрудники настроят удобное меню и управление задачами, смогут обсуждать работу во внутренних чатах и хранить базу контактов. Больше никаких потерянных клиентов, бесконечных согласований и ежедневных напоминаний от руководства.

Что происходит. Бизнес полностью оцифрован, и технологии автоматизации закрывают ключевые потребности компании. Все департаменты — от бухгалтерии до топ-менеджмента — объединены в единую информационную систему.

Рутинные задачи выполняют программы и сервисы, а сотрудники контролируют результаты и подключаются в случае ошибок или нестыковок. Будущее наступило: компьютеры работают, а человек занят только стратегическим управлением.

Как перейти на уровень выше. Совершенствуйте аналитику и внедряйте искусственный интеллект. На следующей ступени цифровизации технологии помогают управлять бизнесом: программы и сервисы анализируют показатели компании и дают базу для принятия решений.

Поручите искусственному интеллекту генерировать идеи для маркетинга, обрабатывать массивы цифр для аналитиков или отвечать на типичные вопросы лидов у сейлзов.

Пример. Александр решил выяснить, как затраты компании распределяются между проектами. Он хочет понять, какие направления приносят прибыль, а где продуктивность страдает.

На фабрике внедрили платформу для аналитики бизнес-показателей. Оказалось, что цех мягкой мебели работает с полной загрузкой и дает 70% дохода, а цех корпусной мебели простаивает несколько часов в неделю и приносит на 20% меньше прибыли, чем должен.

Контактный центр фабрики стремится ускорить обработку входящих обращений. Для этого обычный чат-бот заменили на программу с искусственным интеллектом. Она умеет обращаться к базе знаний и самостоятельно находит ответы на вопросы клиентов.

Какие решения использовать. Аналитики в ПланФикс — это инструмент для учета рабочего времени персонала, доходов и расходов компании. Сотрудники фиксируют в системе потраченные часы и деньги. Руководитель формирует отчеты и отслеживает, насколько эффективно команда использует ресурсы.

В Аналитиках есть вычисляемые поля — это ячейки с формулами, которые помогают считать переменные показатели. Например, с помощью этого инструмента рассчитывают общую сумму заказов по клиенту или сверхурочные часы работы.

Что происходит. Система автоматизации бизнеса интегрируется с технологиями машинного обучения. Цифровые сервисы анализируют большой объем данных за прошедшие периоды:

Затем искусственный интеллект составляет прогнозы и моделирует вероятные варианты развития событий. Например, предсказывает спрос на товары в будущем году или рост производственных расходов.

Как перейти на уровень выше. Обучайте систему. Машинное обучение — это создание алгоритмов, которые показывают компьютеру, как самостоятельно решать задачи бизнеса. Благодаря таким технологиям устройства распознают изображения, сортируют информацию и составляют прогнозы.

Пример. Классический кейс машинного обучения — адаптация результатов поисковой выдачи под интересы пользователя. Например, такая технология применяется на маркетплейсах. Алгоритмы показывают товары покупателям, которые интересовались подобными продуктами. Это помогает селлерам выйти на целевую аудиторию и увеличивает вероятность продажи.

Какие решения использовать. Отчеты формата план-факт в ПланФикс помогут строить прогнозы развития компании.

Что происходит. Информационная система компании не просто делает выводы, но и сама внедряет изменения. Например, автоматически вносит поправки в регламенты для сотрудников, если обновления помогут повысить безопасность труда.

Пример. Сейчас такие технологии граничат с научной фантастикой. Пока в этом направлении работают разве что гиганты вроде Сбера или Яндекса.

Главное — чтобы коммерческий эффект от внедрения оправдывал затраты. Для этого нужно определить цели цифровизации, выбрать подходящие инструменты и оценить результаты.

Автоматизация ради автоматизации не имеет смысла, поэтому нужно ставить измеримые цели. Без конкретных показателей есть риск, что использование программ и сервисов обойдется дороже, чем компания в результате заработает.

Какими могут быть цели автоматизации бизнеса:

Примеры целей автоматизации: повысить производительность на 45%, увеличить продажи на 80%, сократить срок подготовки документов на 15%.

Проанализируйте, как компания сможет отстроиться от других участников рынка после внедрения автоматизации. Для этого изучите опыт предприятий в вашей сфере.

Например, если конкуренты ведут проекты «на коленке», они рискуют сорвать дедлайны. Ваша цель — быть быстрее. Удобный планировщик решает проблему забывчивости, поможет выполнить заказы вовремя и сохранить репутацию. Довольных клиентов станет больше.

Составьте пошаговый план автоматизации бизнеса: распишите этапы, установите сроки, рассчитайте затраты и назначьте ответственных. Например, используйте диаграмму Ганта, о которой мы говорили выше.

Системы ЭДО, программы складского учета, сервисы аналитики продаж относятся к инструментам автоматизации. Сделайте реестр всех цифровых продуктов, которые уже использует компания.

Параллельно составьте еще один список, куда внесете бизнес-процессы на ручном управлении. Это и будет сфера, которую нужно автоматизировать в первую очередь.

Продумайте, какие процессы или операции компания может автоматизировать исходя из финансовых, временных, технических и организационных ресурсов.

Допустим, выяснилось, что автоматизации одновременно требуют отел продаж и производство продукции. При этом перед компанией стоит цель увеличить количество заказов, а финансирования хватает только на одно направление. Значит, нужно начинать с продаж.

Ресурсом может стать «железо», допустим сервер, или люди — еще один IT-специалист в штат, потому что единственный айтишник уже сильно перегрет.

Многие поставщики софта помогают с внедрением своих продуктов. Чтобы подключиться к платформе «ПланФикс», не нужно быть программистом. Если возникнут вопросы, техподдержка ответит в Телеграме или по электронной почте.

Чтобы сотрудники начали пользоваться цифровыми продуктами, потребуется обучение. Продумайте, кого и чему предстоит научить. Опытный производственник, который на предыдущем месте работы пользовался ERP-системой, скорее всего, самостоятельно разберется с новой программой. А вот новичку нужен полноценный курс из теории и практики.

Есть два метода: по участкам или комплексно. В первом случае сформируйте пилотную группу специалистов, которая опробует программы и сервисы. Во втором варианте запускайте автоматизацию в отдельно взятом департаменте или сразу на всю компанию.

Соберите ключевые показатели бизнеса и проверьте, как они изменились после внедрения автоматизации. Сопоставьте результаты с первоначальными целями.

Если прогнозные показатели достигнуты, информационные технологии успешно справились со своими задачами. Когда результаты не соответствуют ожиданиям, нужно найти и устранить ошибки в процессах. Вероятно, сотрудники неправильно используют программы или просто не хотят разбираться в новом софте.

Собрали примеры внедрения цифровых технологий из практики наших клиентов и крупнейших компаний мира.

Кейс №1. Контроль сроков по задачам

Проблема. Руководитель нотариального агентства тратил много времени на отслеживание дедлайнов. В компании работают четыре нотариуса, и каждый ведет по несколько проектов. Директор контролирует сроки выполнения задач по всем сотрудникам. Он смотрит, сколько работ просрочено и как часто это происходит. Хотя команда небольшая, проверять всё вручную сложно.

Решение: автоматические сценарии в планировщике «ПланФикс». Руководитель установил настройки, при которых задача попадает в категорию «Просрочки», если не выполнена вовремя. Счетчик в карточке показывает, сколько раз сотрудники сорвали дедлайн.

Кейс №2. Организация клиентской базы

Проблема. Перед сотрудниками детского центра стояла задача организовать базу клиентов так, чтобы легко находить детей и контакты их родителей.

Решение: шаблон компании с вложенными данными. Компания — это инструмент в ПланФиксе, который обычно используют для хранения данных контрагентов. Его преимущество в том, что поля карточки адаптируются под ваши задачи. Сотрудники детского центра добавили нужные ячейки:

Затем контакты родителей загрузили в ПланФикс с помощью шаблона «Контакты». Заполнили данные по каждому взрослому представителю ребенка. Иногда их было несколько: кроме папы и мамы добавляли бабушку, старшего брата или сестру. Затем связали карточки детей с контактами родителей.

Кейс №3. Автоматизация логистики и складского хранения

Проблема. В компании Amazon хотели сократить время на обработку заказов и количество ошибок при сборке. В результате ожидали снижения затрат на логистику.

Решение. Центр выполнения заказов внедрил робототехнику на базе искусственного интеллекта. Цифровая система контролирует роботов-сборщиков, которые доставляют товары к месту упаковки и передают сотрудникам.

Результаты автоматизации:

Кейс №4. Снижение затрат на обслуживание финансовых потоков

Проблема. Компания Siemens внедряет автоматизацию во все бизнес-процессы. В том числе стояла задача ускорить обработку бухгалтерской документации, чтобы быстрее проводить расчеты с партнерами.

Решение. Разработали собственную RPA (Robotic Process Automation) — это технология автоматизации компьютерных процессов с помощью ботов. Сервис копирует действия пользователя в цифровой среде. Компания использует такие решения для начисления заработной платы, обработки счетов-фактур и запросов в службу поддержки клиентов.

Кейс №5. Увеличение производительности золотодобывающей фабрики

Проблема. Российская компания «Полюс» после ухода зарубежных сервисов столкнулась с необходимостью импортозамещать программное обеспечение на заводах.

Решение. Внедрили новые инструменты комплексной автоматизации, которые регулируют добычу золотой руды почти без участия операторов. Система расширенного управления похожа на автопилот — только для завода. Технология используется 99% времени, а инженеры подключаются только в исключительных ситуациях.

1. Цифровая трансформация компании проходит в шесть этапов: автоматизации нет, появляются простейшие инструменты, программы связываются между собой, бизнес автоматизирован полностью, технологии строят прогнозы и управляют изменениями.

2. Пошаговая схема автоматизации: продумать стратегию; разработать дорожную карту, составить перечень технологий; обучить персонал; оценить результаты.

3. Коммерческий эффект от автоматизации должен существенно превышать затраты не внедрение технологий.