Как управлять командой удаленщиков и быть уверенным, что они не факапят

Привет, я Артём — главред в ПланФиксе, платформе для создания собственной системы управления. В России на удаленной основе работают около 1 млн человек. Гибридных команд еще больше. И этими людьми надо как-то управлять.

Согласно исследованиям hh.ru, в 2024 году количество резюме с запросом на удаленку и гибрид выросло на 92% по сравнению с 2023-м. Чисто таких команд действительно растет, но управлять удаленными сотрудниками не так просто, как кажется. Но вполне возможно.

В этой статье партнер ПланФикса и руководитель агентства «Первый интернет-проект» Степан Чельцов делится опытом: как выстроить удобную и эффективную работу на удаленке.

Главная задача бизнеса с удаленной командой — прозрачно и доступно организовать работу и иметь инструменты воздействия на сотрудников.

Какие процессы важно настроить и как это сделать:

Выберите сервис для коммуникаций. Бизнес в рамках своего развития переживает разные этапы и по итогу обрастает разными сервисами. Skype, Zoom, Google Meet — для созвонов, Телеграм и Ватсап — для переписок, а еще корпоративные почты. В результате компания теряет маневренность и обрастает всеми этими учетками как потонувший корабль ракушками.

Вспомните любую свою работу и сколько данных вы получали в первый рабочий день — вот логин и пароль от почты, от админки, вот вход в облачное хранилище, тут у нас аккаунт с подпиской, и еще в десять чатиков вступи. Так и получается, что человек в свой первый рабочий день вообще работой не занимается.

Хорошо, когда вы видите эту проблему и автоматизируете ее. Например, выбираете одну многофункциональную систему, которая совмещает в себе и корпоративный менеджер, и платформу для постановки задач, и CRM-систему.

Обеспечьте сотрудникам доступ ко всем необходимым ресурсам. На удаленке сложнее подойти к кому-то из коллег напрямую и задать вопрос, поэтому в онлайн-формате важно все предусмотреть до выхода нового сотрудника.

Проверьте, что ваша база знаний актуальна, все учетные записи заведены, необходимые доступы выданы, а платные сервисы для работы — с активной корпоративной подпиской.

Настройте управление задачами и документацией. Исполнение задач — это главный процесс, который работодатель должен контролировать. Как только исполнитель получает задачу в работу, вам нужно это где-то зафиксировать. Мы предпочитаем пользоваться ПланФиксом, потому что он, как таск-менеджер, имеет очень большой объем функций. Но поговорим об основном.

В задаче вы можете указать, к какому проекту или отделу задача принадлежит, тип задачи, назначить исполнителя, ответственного и наблюдателей, проставить сроки выполнения.

Одна из самых удобных вещей здесь — статусы задачи. Вы можете настроить их самостоятельно, например «взял в работу», «отправил на согласование», «на проверке», «выполнена». Так вы видите, что человек выполнил задачу, и не надо лишний раз никого дергать и тратить на это время.

Отсутствие сотрудников. Заболел, отпуск, отгул, декрет, увольнение — все эти моменты нужно регулировать, чтобы команда была в контакте, а качество работы не пострадало. Как это автоматизировать:

Автоматизированный контроль. Настройте формирование ежедневной отчетности, уведомления об изменениях в задачах, напоминания о сроках. Это облегчит ваш менеджмент и оптимизирует работу.

Выберите, какой вид уведомлений обязателен для всех, а какие сотрудник может настраивать самостоятельно.

Коммуникации в команде на удаленке. Определитесь, где команда будет общаться по задачам. И желательно, чтобы это было рядом с самой задачей: так сохранится история взаимодействий, можно будет отслеживать, где что пошло не так или, наоборот, какое решение сработало лучше, чем ожидалось. Если у задачи поменяется исполнитель, сотруднику не нужно будет поднимать пыльные архивы или выпрашивать информацию у коллег.

Если у сотрудника появятся дополнительные вопросы или уточнения по работе над проектом, ему нужно знать, куда с этими вопросами прийти. А коллеги должны быть в курсе, как продвигаются дела, укладывается ли команда в сроки.

Классно, если всё это объединяется в едином рабочем пространстве.

Рабочие встречи и активности вне работы. Звонки с клиентами, поздравления коллег, онлайн-посиделки по пятницам — всё это надо запланировать. И каждое из этих событий можно квалифицировать как задачу.

У нас на этот счет отработанный регламент:

Любой руководитель удаленщиков хочет быть уверен, что его команда работает, и работает хорошо. Но вопрос: как это контролировать онлайн? Мы рекомендуем не злоупотреблять и не следить за каждым движением курсора сотрудников, а контролировать только важные показатели.

Сроки выполнения задач. Всегда устанавливайте дедлайны. Если не знаете точных сроков, поставьте примерные даты. Их можно выбирать вручную или задавать автоматически — здесь зависит от специфики компании и самой задачи.

Например, вашему программисту нужно два дня на выполнение стандартной задачи. Окей, настраиваем автоматическое выставление сроков и уведомления: отправить сотруднику напоминание о приближении дедлайна, оповестить сотрудника и руководителя, что дедлайн просрочен.

Если последняя ситуация возникает, обсуждаем, почему так вышло, и пересматриваем либо сроки, либо процесс выполнения задачи.

Трудозатраты по проектам. Учитывайте фактическое время работы сотрудников над конкретными проектами: это поможет вашему бизнесу эффективнее планировать деятельность и даст возможность анализировать в отчете трудозатраты по задачам и проектам за выбранный период.

Для компаний, которые платят сотрудникам за отработанное время, подойдет работа по тайм-трекингу.

Индивидуальную активность сотрудников. Мы используем таймер рабочего времени. Человек сел за работу — отметился, закончил — выключил таймер. Но фактически затраченное время — это одна история. Важно контролировать еще и его качество.

Сотрудник должен выдавать какой-то ощутимый результат, и здесь к трекингу времени добавляются другие метрики. Например, файл с подготовленным документом или отчетом, который считается финальным результатом.

Соответственно, мы можем контролировать наличие файла в конкретной папке или карточке задачи. Если сотрудник говорит, что работу выполнил, а файла в нужном месте нет, значит, он не выполнил задачу. Если работаете в таск-менеджере, можно настроить подсказку по типу «Дорогой менеджер, прикрепи файл вот сюда, только тогда работа считается завершенной».

Есть разные отрасли бизнеса, где микроменеджмент нужен и где он избыточен. Всё зависит от степени зрелости компании и того, насколько у нее отлаженные рабочие процессы. А еще важно понимать, пойдет на пользу этот чрезмерный контроль конкретному человеку в конкретной сфере бизнеса или навредит.

Чаще всего это, конечно, история про менеджера, который дергает сотрудника регулярно, тем самым нервирует его и демонстрирует свое недоверие к нему как к профессионалу. Нельзя давить на эмоции и постоянно внушать чувство вины, тегать каждые три часа и этим отвлекать от работы.

Иногда микроменеджментом называют обычное отслеживание статусов по задачам. Это когда: «Серёж, у тебя завтра дедлайн, как у тебя дела? Ждем работу или есть какие-то сложности?» Такой микроменеджмент бывает. Компания так узнаёт, что сотруднику нужна помощь в личных вопросах, и может включиться в решение проблемы.

При таком сценарии микроменеджмент и бизнесу помогает, и формирует доверительные отношения между сотрудниками и компанией.

По-хорошему, доверительные отношения и контроль существуют где-то в балансе промежуточных проверок. Взял человек задачу в работу, ну, скажем, в девять утра. Мы знаем, что его средняя производительность — три задачи в день. И если он их не сделал, то что-то пошло не так, нужно разобрать ситуацию.

Если у сотрудника в работе одна большая задача на неделю, хорошо бы прийти к нему как минимум в среду и спросить, как идут дела, нужна ли помощь. Если мы работаем на полном доверии, а человек в пятницу вечером говорит, что вообще даже не начинал, доверие теряется.

Создавайте такие условия, в которых сотрудник придет и расскажет о своей проблеме. Объясняйте, что трудности — это нормально. С ними может столкнуться каждый. И лучше сказать, попросить помощи, признать, что неверно рассчитал сроки или свои силы. Это окей. Работодатель должен допускать такие ситуации и идти навстречу сотруднику. Разумеется, если мы говорим о единичных случаях, а не о еженедельных фейлах.

Главное, что хочется сказать, — проблемы точно будут. Хорошая новость: они есть везде, и любой работодатель способен с ними справиться :)

Предлагаю обсудить самые распространенные проблемы удаленной работы.

Снижение мотивации. Дома всегда под рукой холодильник и кровать, многие начинают перерабатывать или редко выходить из дома, а вместе с физической активностью из жизни уходит и мотивация.

Найдите внутри вашей команды такого человека, который будет контролировать этот вопрос. Обычно этим занимаются HR-специалисты, но хорошо, если и руководители интересуются мотивацией своих подчиненных. Важно регулярно задавать вопросы:

Технические сбои. Они будут обязательно случаться хотя бы иногда. У меня, например, часть команды работает в частных домах, и там отключение электричества не редкость. Поэтому мы обсуждали с ними, как решить этот вопрос, может ли компания чем-то помочь. Некоторые устраняли проблему самостоятельно, а кому-то мы покупали источники бесперебойного питания.

Если у кого-то ломается компьютер или нужные для работы вещи, хороший работодатель должен это компенсировать. Если в обязанности сотрудника входят регулярные созвоны, на которых он является единственным представителем компании, контролируем, как у этого сотрудника дела с техникой. Есть проблемы с видео или звуком — покупаем новый микрофон и веб-камеру.

Часто случается, что пропадает интернет. И если это реальность, а не скучная отмазка, то важно проявить понимание и придумать решение. Потому что трудовая функция не должна быть нарушена, а в такой ситуации это полностью ответственность работодателя. Можно найти коворкинг, в котором есть оплата от юрлица, и отправить туда сотрудников.

Чувство одиночества. Ментальные проблемы — тема актуальная и серьезная, ее игнорировать нельзя. В перегибы тоже, конечно, уходить не стоит. Опять же возвращаемся к задачам HR-специалистов. В название профессии предусмотрено, что такие сотрудники должны интересоваться душевным состоянием коллег.

Добавьте оплату психолога как одну из компенсаций. Сейчас есть хорошие онлайн-сервисы, которые работодатель может оплачивать на постоянной основе.

Отсутствие корпоративной культуры и ее последствия. Это одна из главных проблем. Общение команды и ощущение присутствия коллег очень важно на удаленке. Поэтому рекомендуем хотя бы раз в год проводить общий сбор в городе, где находится главный офис и большинство сотрудников. Например, мы ежегодно открываем год с командой в Севастополе: собираемся с ребятами со всей страны, обсуждаем планы на год и вечером отдыхаем.

Предлагайте сотрудникам регулярно собираться в своих городах, раза в месяц будет уже достаточно, будьте проактивными в этом вопросе, помогайте оплачивать совместное развлечение. Это не такие большие деньги, зато команда сплотится, хорошо отдохнет, повеселится и наполнится силами на будущую трудовую неделю.

Мероприятия онлайн тоже подойдут. Устраивайте созвоны вне рабочего времени, чтобы узнать друг друга получше и отвлечься. У нас полно ребят с домашними животными, о них все любят поговорить.

Например, у одного сотрудника есть попугай по имени Горчица. Мы все знаем Горчицу, которая приходит на каждый созвон, интересуемся, как дела у Горчицы, и беспокоимся, если он давно не прилетал. Такое проактивное, искреннее вовлечение в жизнь другого человека создает дружный коллектив и доверительные отношения в команде.

С точки зрения целеполагания, главная функция бизнеса — зарабатывать деньги. Я как работодатель придумал, как мы будем получать прибыль, и теперь ставлю задачи и нанимаю людей, которые эти задачи выполняют.

Поэтому мне важно видеть, как работает команда, занимаются ли они делом вообще, насколько адекватные планы ставят руководители отделов, не нарушаются ли дедлайны. Хочется хранить всю информацию в единой системе, чтобы и задачи, и команда, и документы с отчетами всегда были в быстром доступе.

Кому-то хватает обычных канбан-досок типа Trello, кому-то достаточно amoCRM для работы с продажами. Но таким бизнесам, как наш, лучше подходит многофункциональная система, например ПланФикс. В нем можно наглядно отследить полный цикл задачи: от заявки с сайта до передачи в производство и получения отзыва о проведенных работах или завершенном проекте. Видеть, как взаимодействуют отделы друг с другом, выполняется ли работа в срок. А главное, всё то же самое могут видеть и сотрудники.

Для меня это и есть прозрачность бизнеса.

А как вы управляете удаленной командой? Рассказывайте, какими сервисами пользуетесь на постоянке, а какие вам не зашли?