Как правильно ставить задачи, чтобы их выполняли, а не саботировали
Сорвали дедлайны, не выполнили поручения, сделали не так, как нужно… Порой кажется, что в команде работают одни лодыри и бездари. И только один руководитель делает всё правильно и в срок. На самом деле сотрудники могут быть вполне компетентными, а вот задачи — абстрактными и бессрочными. Даем советы, как исправить ситуацию и начать грамотно ставить задачи.
Бывает, ставишь сотрудникам задачи, а они постоянно срывают сроки или вообще делают всё не так, как нужно. Руководителю приходится вмешиваться в процессы и переделывать задачи с нуля — в результате у него остается меньше времени на развитие бизнеса.
Проблема может быть не в сотрудниках, а в способе постановки задач. Специалист по бизнес-процессам, интегратор системы управления задачами и проектами «ПланФикс» Степан Чельцов рассказывает, как правильно формулировать задачи. А еще — доносить их до сотрудников и получать результат, на который рассчитывали.
Почему сотрудники не выполняют задачи
Причин, по которым конкретный сотрудник не работает по задаче, может быть множество. Например, он ее не понял, постеснялся уточнить у руководства вводные и в итоге не приступил к выполнению. Или у сотрудника личные трудности и работа отошла на второй план. Также проблема может быть в том, что начальство допускает ошибки в постановке задач. Например, такие.
Не описывает подробно задачу. Руководитель не объясняет, в каком виде хочет получить конечный результат. Например, он попросил сотрудника написать текст о достижениях компании. Специалист подготовил подробный материал на две страницы, добавил цифры и показатели. Но оказывается, нужно было написать короткий пост в соцсети — в итоге работу приходится переделывать.
Не ставит четкие сроки. Босс просит выполнить задачу как можно быстрее. Но для каждого эта фраза означает свои сроки. Один думает, что результат нужен сегодня, другой — через два-три дня. Бывает, проект нужно сдавать, а специалист даже не приступил к выполнению.
Задача, у которой нет даты окончания, бесконечная. Она никогда не будет сделана.
Неправильно распределяет задачи. Руководитель не оценивает загрузку команды и поручает задачу сотруднику, у которого и так много проектов. Из-за этого специалист не успевает выполнить работу или делает ее плохо.
Не фиксирует задачу. Бывает, что задачу обсудили в переписке или на созвоне, но нигде ее не зафиксировали. В результате сотрудник может ее проигнорировать и заняться другими делами, потерять задачу в чате и в итоге забыть про нее.
Не коммуницирует по задаче. У задачи могут измениться условия или появиться дополнительные вводные. Если сотруднику о них не сообщили, он их не учтет при выполнении, и работу придется переделывать.
Чтобы понять, есть ли проблемы в постановке задачи, попробуйте передать ее другому сотруднику с такой же квалификацией. Если он не может с ней справиться, значит, нужно менять подход к процессу. Если второй специалист выполняет работу как надо, возможно, дело в первом — нужно провести с ним встречу и выяснить, почему он не выполняет обязанности.
Как правильно ставить задачи
Перед тем как ставить задачи, их нужно запланировать, предварительно оценить и проработать. Такой подход называется долгосрочным планированием. Иногда план может корректироваться, например когда задачи идут потоком. В этом случае можно воспользоваться матрицей Эйзенхауэра, которая поможет расставить приоритеты и навести порядок в хаосе.
Метод позволяет определить самые важные и срочные дела. Для этого нужно распределить задачи по четырем ячейкам: «Важные и срочные», «Важные и несрочные», «Неважные и срочные», «Неважные и несрочные». С помощью матрицы руководитель поймет, какие из задач нужно ставить в первую очередь и какой закладывать срок выполнения.
После того как определили порядок задач, их можно ставить сотрудникам. Вот как это сделать правильно.
Сформулировать задачу. Нужно описать, что сделать, в каком виде выполнять работу и какой ожидается результат. В названии должны быть глаголы и измеримые показатели. Например, задача «Увеличить трафик на сайт» сформулирована непонятно, и стоит добавить подробностей: «Увеличить трафик на сайт с контекстной рекламы на 15% к концу следующего месяца».
Подробно описать задачу. В техническом задании нужно указать всю вводную информацию, особенности задачи, дополнительные данные — например, ссылки на сайт и файлы. Можно добавить референсы: так сотруднику будет проще понять, что от него хотят получить в итоге.
В ПланФиксе есть инструменты, которые помогут описать поручение. Укажите в карточке задачи все данные, прикрепите файлы и документы. Всё будет храниться в одном месте и не потеряется — сотрудник может заглянуть в карточку в любое время и перепроверить информацию.
Установить дедлайны. Сотрудник будет понимать, к какому сроку нужно выполнить работу, и сможет эффективнее планировать рабочее время. Если задача объемная или сложная, ее можно разбить на этапы и прописать промежуточные сроки выполнения. Например, при разработке дизайна сайта поставить дедлайны на создание прототипа, разработку визуального стиля, отрисовку дизайн-макета.
В ПланФиксе можно ставить статусы задач и по каждому из них указывать дедлайны. Статусы помогают проследить весь путь выполнения и проконтролировать сроки на каждом из этапов.
Передать задачу. Нужно понять, кто из сотрудников может выполнить поручение. Для этого нужно оценить их загрузку и квалификацию. После того как определились со специалистом, нужно сообщить ему о новой задаче и попросить с ней ознакомиться. Затем стоит уточнить, понятно ли поручение. Если возникнут вопросы, их можно сразу же обсудить.
В ПланФиксе можно назначать ответственных — сотрудники получат уведомление и не пропустят поручение. В карточке задачи удобно оставлять комментарии и обсуждать рабочие вопросы.
ПланФикс облегчает и упрощает постановку и контроль задач. Например, раньше один из моих клиентов узнавал об оплате счета в WhatsApp. Если бухгалтер выполнял поручение, он ставил в чате эмодзи на сообщение с задачей. И руководителю приходилось каждый день листать переписку и смотреть, не появилось ли новое эмодзи.
После перехода на ПланФикс руководитель добавил задачу «Счет» и установил статусы «На оплату» и «Оплачено». Бухгалтер просто нажимает кнопку «Оплачено», а в карточке задачи оставляет комментарии. И руководитель сразу видит всю информацию — не приходится тратить время и внимательно просматривать чат в мессенджере.
Какие методы помогают ставить задачи
Чтобы ставить задачи было проще, можно воспользоваться различными методами. Один из самых популярных — SMART. Он состоит из пяти пунктов — каждая буква обозначает критерий корректной задачи.
Specific (конкретная). Цель задачи должна быть четкой и понятной. Например, вместо «Позвонить клиентам» лучше сказать «Позвонить клиентам, которые не обращались за услугой два месяца, и напомнить им об акциях».
Measurable (измеримая). В задаче нужно указать количественный ориентир. Например, вместо «Увеличить выручку» написать «Увеличить выручку на 15%».
Achievable (достижимая). Стоит запланировать реальные сроки и не требовать от сотрудников невозможного. Например, вместо «Подготовить презентацию через час» сообщить «Подготовить презентацию 13 февраля к 12:00».
Relevant (значимая). Задача должна быть полезной и приносить результат. Например, вместо «Написать отчет на 20 страниц о выборе CRM» лучше сказать «Сравнить три CRM и выделить плюсы и минусы».
Time-bound (ограниченная по времени). У каждой задачи должен быть дедлайн. Например, вместо «Разработать контент-план» указать «Разработать контент-план к 30 мая».
Каждая компания может использовать разные методы постановки задач. Например, мы с командой выработали свой фреймворк. Он немного похож на SMART и тоже состоит из пяти пунктов.
- Формулировка задачи. Описываем ситуацию, в которой возникла проблема:
«Пользователи не видят кнопку в таких-то случаях».
- Что надлежит делать исполнителю. Описываем, что надо сделать исполнителю задачи по вашему мнению:
«Проверить условия появления/исчезновения кнопки и внести изменения для учета ситуации выше».
- Что нужно обязательно учесть при решении этой задачи. Описываем, что может не знать исполнитель, но важно учесть:
«На проекте не GIT-репозитория, все правки вручную. И нельзя выключать сервер, потому что слетит IP-адрес и придется перестраивать домен».
- Как будем проверять реализацию задачи. Описываем шаги, по которым пройдем для тестирования решения:
«Зайду на страницу, поищу кнопку, нажму».
- Критерий принятия работы. Описываем главный критерий по задаче, без которого она не может быть принята:
«Ожидаю увидеть это и это по нажатии. Не должно произойти это и это».
Как упростить управление: советы руководителю
Правильная постановка задач — это не только четкие формулировки, но и гибкий подход к руководству командой. Вот какими советами можно воспользоваться.
Подстраивайтесь под команду. У каждого сотрудника может быть свой рабочий ритм, к которому стоит прислушиваться. Например, молодая мама не может работать в первой половине дня, зато вечером она выполняет всю работу. Не стоит ставить ей дедлайн в 12:00, лучше выбрать вечернее время.
Найти общий язык и выстроить хорошие отношения с коллективом очень важно. Иначе можно растерять всю команду, а собрать новую будет проблематично.
Учитывайте цели сотрудников. Специалисты хотят развиваться и быть лучше в какой-то области. Стоит подмечать такие моменты, поощрять сотрудников и думать, чем их цели могут быть полезны компании.
Упростите процессы. Подумайте, какие из регулярных задач можно автоматизировать и не тратить на них время. Например, если вы часто просите выставить счета, подключите автоматику, которая будет их формировать и отправлять. Так вы освободите команду от рутины.
Тестируйте методы. Не навязывайте подходы команде, а предложите их попробовать. Например, одна часть коллектива тестирует одну гипотезу, вторая — другую. Затем можно собраться, всё обсудить и вместе принять решение.
Коротко о том, как ставить задачи, чтобы их выполняли
- Сотрудники не выполняют задачи по разным причинам — например, проблема может быть в постановке задачи. Руководители могут не описывать подробно задачу, не ставить четкие сроки, не фиксировать поручение и не учитывать нагрузку конкретного сотрудника.
- Перед тем как ставить задачи, их нужно запланировать, предварительно оценить и проработать. Такой подход называется долгосрочным планированием. Иногда план может корректироваться, например когда задачи идут потоком. В этом случае можно воспользоваться матрицей Эйзенхауэра, которая поможет расставить приоритеты и навести порядок в хаосе.
- Для постановки задач можно воспользоваться следующей инструкцией: сформулировать задачу → подробно описать задачу → установить дедлайны → передать задачу.
- Чтобы ставить задачи было проще, можно применять различные методы. Один из самых популярных — SMART. Он состоит из пяти пунктов — каждая буква обозначает критерий корректной задачи.
- Правильная постановка задач — это не только четкие формулировки, но и гибкий подход к управлению командой. Подстраивайтесь под сотрудников, учитывайте их цели, автоматизируйте рутину и тестируйте новые подходы к работе.
Поделитесь, как вы ставите задачи сотрудникам и контролируете их исполнение. Пользуетесь таск-трекерами или идете в личку к каждому? Пишите в комментарии.