Корпоративная карта для личных нужд — красный флажок для налоговой

Знакомьтесь, корпоративная карта:
· выдается юридическому лицу или ИП для оплаты расходов в рамках хозяйственной деятельности;
· денежные средства, находящиеся на карте принадлежат организации;
· может быть именной (выданной конкретному сотруднику или обезличенной.
Итак, корпоративной картой может пользоваться любой сотрудник организации, которому даны соответствующие полномочия. Корпоративная карта упрощает и ускоряет процесс оплаты расходов юридического лица/ИП.
Как только денежные средства списаны со счета (оплачены расходы по карте либо выданы наличные через банкомат), деньги считаются выданными под отчет.
Работник обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет по всем операциям, совершенным по карте, и приложить документы, подтверждающие расходование средств.
А что будет если деньги с карты ушли не по назначению?
Все чаще в своей практике сталкиваюсь с тем, что по корпоративным картам проходят траты, которые к хозяйственной деятельности отношения не имеют: как мелкие — оплата домашнего интернета, программного обеспечения, детских кружков, так и крупные, как, например, покупка автомобиля супруге, который впоследствии не появляется на балансе организации.
Самый сложный и опасный вариант — если организация или ИП использует ОСНО или УСН — 15% и личные расходы учитываются в расходах компании, что уменьшает налогооблагаемую базу.
В подобных случаях все расходы должны быть обоснованы деловой целью и вовремя подтверждены.
В противном случае, налоговая может учесть денежные средства, израсходованные на личные нужды, как доход физического лица (сотрудника), доначислить НДФЛ — 13% и страховые взносы — 30%, пени и штрафы.
А что если организация/ИП используют патент или УСН 6%?
В законе нет прямого запрета использования КК для личных нужд. Кроме того, интересы налогового органа не задеты – налоговая база не уменьшается и претензий со стороны регулятора быть не должно.
Однако, есть еще банковские риски, которые могут привести к блокировке счета: если организация/ИП производит платеж или снятие наличных денег на значительную сумму, банк может признать это действие подозрительным и заблокировать карту в соответствии с Законом 115-ФЗ
В вопросе использования корпоративных карт есть много деталей со стороны налоговой и банковской отчетности:
· кому и на что выдавать подотчетные средства;
· что важно учесть при формировании бухгалтерских отчетов;
· как «приструнить» работников, которые слишком часто используют подотчетные средства не по назначению;
· как «подстелить соломку» если траты уже произведены, а отчетных документов нет.
Принимайте превентивные меры, не ждите, пока налоговые/бухгалтерские/юридические вопросы станут проблемами!