Как мы внедрили новую ECM-систему в Самолете и сэкономили 700 млн рублей
Когда я пришла в Самолет Девелопмент, передо мной стояла серьезная задача — разработать единую платформу управления корпоративным контентом. В компании существовало несколько разрозненных систем, где хранились договоры, проектная документация, переписка с клиентами и регуляторами. Многообразие этих решений вызывало целый ряд проблем, которые влияли на эффективность работы компании.
На старте проекта мы провели аудит текущей инфраструктуры и выявили несколько болевых точек:
- Фрагментированность ИТ-ландшафта. У каждого подразделения были свои инструменты, свои стандарты работы с документами, из-за чего обмен информацией между отделами затягивался на дни, а иногда и недели. Часто сотрудники дублировали задачи друг друга или не могли быстро найти нужные данные.
- Отсутствие единого подхода к согласованию документов. Это приводило к длинным и неэффективным маршрутам согласования. Иногда простой договор или документ мог "застрять" в системе и потеряться среди множества версий.
- Низкий уровень автоматизации и высокая нагрузка на сотрудников. Сотрудники тратили массу времени на поиск документов, контроль статусов и выполнение рутинных операций вручную. Вместо того чтобы заниматься аналитикой и решением важных задач, значительная часть времени уходила на борьбу с системой.
Что мы сделали
Проект стартовал в декабре 2023 года, и мы начали с глубокого анализа требований пользователей и текущих бизнес-процессов. Вместе с командами бизнес-заказчиков мы провели серию кастдевов, где сотрудники разных подразделений рассказали нам о своих "болях", проблемах в работе и пожеланиях к будущей системе.
После сбора обратной связи и анализа рынка мы поняли, что стандартные решения не смогут закрыть все потребности бизнеса. Поэтому приняли решение адаптировать готовое ядро ECM-системы под нужды компании, дополнив его собственными разработками.
Мы сфокусировались на нескольких ключевых задачах:
- Создание единого пространства для всех документов и рабочих файлов. Теперь в новой системе хранится более 200 типов документов, включая строительную и финансовую документацию.
- Стандартизация и оптимизация маршрутов согласования. Были разработаны единые правила, что сократило время обработки документов более чем на 30%.
- Автоматизация рутинных операций. Система автоматически контролирует актуальность, версионность документов и управляет правами доступа. Кроме того, мы внедрили мощный полнотекстовый поиск и возможности фильтрации и сортировки документов.
- Интеграция с существующими системами. Мы подключили ECM-платформу к более чем 10 корпоративным системам, включая решения для управления строительным циклом. Для этого мы использовали универсальные топики Kafka и специально разработанные API.
Результаты внедрения
К первому кварталу 2024 года новая ECM-система была успешно запущена и показала результаты:
- Скорость работы сотрудников выросла, снизив операционные издержки.
- Уменьшилось количество ошибок, связанных с обработкой документов.
- Процессы стали прозрачными и контролируемыми.
В итоге мы достигли экономии около 700 млн рублей ежегодно, за счет оптимизации процессов и снижения нагрузки на сотрудников.
Индекс лояльности пользователей системы (NPS) составил 67%, что говорит о высоком уровне удовлетворенности сотрудников.
Для нас это был не просто проект автоматизации, а настоящая цифровая трансформация, которая повлияла на культуру работы всей компании.
Буду рада обсудить детали и поделиться опытом — велком в мой канал Слезы продакта.