Законодательство об архивном деле: штрафы, риски и правила хранения

Перевод бумажных материалов в цифровой формат — уже не просто тренд, а необходимость, продиктованная законодательными изменениями и стратегией цифрового развития. Государство последовательно усиливает требования к организации электронного делопроизводства.

Компаниям необходимо успевать адаптироваться, чтобы избежать рисков.

Одно из самых сложных звеньев этого процесса — архивное хранение. Бумажные документы продолжают занимать место, требуют затрат на обслуживание и становятся источником проблем при проверках или реорганизации бизнеса. Как правильно организовать электронный архив? Какие законодательные изменения уже вступили в силу, а какие на подходе? Как избежать штрафов и ускорить переход к цифровому хранению?

Эксперты Directum ответили на эти вопросы в парном интервью.

Иван Агапов: На рыночные показатели начинают влиять минимизирующие факторы, особенно для крупных заказчиков: спрос снижается из-за неопределенности и экономических рисков, из-за общего сокращения бюджетов.

Сложности перестройки экономики — это замедляющий фактор рынка, но есть и другие, работающие на ускорение цифровизации. Один из таких моментов — дефицит трудовых ресурсов. И если ИТ-решения показывают свою полезность, то бюджеты выделяются даже при дефиците.

Цифровизация становится альтернативой затрат на поиск новых трудовых ресурсов, например для обработки больших потоков информации или при оптимизации накладных расходов. По этой причине в последнее время начали использовать общие центры обслуживания (ОЦО) для экономии и снижения операционных затрат. Но без перевода процессов в цифру сложно добиться достаточного эффекта.

В 2025-м, скорее всего, расслоение ситуации по отраслям продолжится. Рынок услуг будет расти медленнее, компании будут стараться экономить и закрывать необходимые работы собственными силами, без обращения к новым сотрудникам или сторонним организациям.

Константин Лянгузов: Остаются законодательные барьеры и допуски, позволяющие местами продолжать работать в бумаге. Минцифры стремится их устранить, чтобы расширить электронное взаимодействие, но для этого необходима доработка нормативно-правовой базы.

Ведомство как регулятор находится в постоянном контакте с вендорами и бизнес-сообществом. Министерство работает над пересмотром регламентирующей документации и старается выявить места, где ограничивается применение документооборота и делопроизводства исключительно в электронном виде. К примеру, при работе с документами для служебного пользования.

Еще одна важная проблема — нет реальной возможности сдавать электронные документы в Госархив на постоянное хранение. Часто участники ЭДО после окончания работ с документами вынуждены все-таки печатать их, подписывать и сдавать в бумажном формате на постоянное хранение в Госархив, так как по-другому «он не принимает». Трудности возникают из-за отсутствия прописанных правил и процедур для электронного хранения документов в государственных хранилищах. Ряд изменений в закон об информации (149-ФЗ) в части хранения до сих пор только в планах на рассмотрение Государственной думой.

Для работы с электронными документами и их передачи в системы хранения электронных документов (СХЭД) требуется подготовка и обучение специалистов. Это касается как сотрудников организаций, так и работников государственных архивов. Все привыкли работать с бумагой.

Константин Лянгузов: Государство формирует целевую картину документооборота по модели «все пишут всем». Это значит, что госорганы и коммерческие организации смогут взаимодействовать в едином цифровом контуре Государственной информационной системы ГосЭДО. Он будет включать в себя в том числе внутри- и межведомственный документооборот (МЭДО), обмен юридически значимыми документами с коммерческими организациями через специальные сервисы.

Такая активность подсказывает вендорам направление развития, является драйвером отрасли и стимулирует подведомственные организации к расширению охвата пользователей цифровыми процессами.

Что касается ЦХЭД. В 2024 году часть федеральных органов исполнительной власти участвовала в пилотном проекте, но пока подробностей, как проходило тестирование системы, нет.

Мы держим руку на пульсе и постепенно готовим решения к обновлению. У нас хорошая экспертиза в плане подключения к государственным сервисам: например, с «Платформой обратной связи» (ПОС) Directum интегрировался через Систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ).

С архивами мы работаем по всем требованиям законодательства и готовы расширять возможности решения «Долговременный архив» — добавить интеграцию с ЦХЭД. Думаю, аналогично будут поступать и другие вендоры.

Иван Агапов: Законодательство по хранению электронных документов продолжает развиваться. В 2023 году вышел 77 приказ с новыми Правилами организации хранения. Очень важный документ, который заставил всех архивистов наконец серьезно посмотреть на тему цифровых хранилищ и не отмахиваться от нее. Снова заговорили о законопроекте об электронных дубликатах с заменой бумажных оригиналов.

В начале 2024 года Росархив выпустил руководство по проверке соблюдения требований законодательства об архивном деле. Документ делает акцент на перечне законодательных актов и на ответственности за их нарушение. Это поможет самим организациям разобраться в действующих нормах и даст возможность руководителям оценить значимость процессов хранения и серьезного отношения к информации.

Конечно, ИТ-отрасль ждет более активных движений от Росархива в плане цифровизации. Сложно сравнить это ведомство по инициативности с ФНС и Минцифрой. Эти регуляторы реально продвигают ЭДО и цифровую экономику.

Например, в 2023 году ФНС выдали рекомендации по форматам для обмена договорами, актами сверки, транспортными документами, документами по ДМС и т. д. Это расширяет охват бизнес-процессов.

Развивается трансграничный ЭДО между странами СНГ. В целом работа идет под девизом «максимум документов и процессов в цифру». И, конечно, темой 2024 года стала МЧД с доработкой форматов и другими изменениями.

Инициативы Минцифры в госсекторе двигаются не так быстро, где-то буксуют, как, например, ГосТех. Наиболее заметными событиями можно назвать создание ГосЭДО и масштабирование МЭДО на подведомственные организации.

Разработчики хотят видеть больше результатов, информации о пилотах и т. д. Это даст возможность вендорам планировать развитие своих продуктов, которые будут поддерживать начинания государства. Тогда ИТ-рынок может расти, превращать компетенции и знания в приложения и сервисы с понятной эффективностью и коммерческой отдачей.

Иван Агапов: Мы работаем с разными клиентами, в том числе с крупными, и из различных отраслей — нефтегаз, ритейл, государственные органы. У таких компаний множество документов: в ритейле большой документооборот, связанный с поставкой товаров, в промышленности много производственных документов, ОРД и ЛНА, проектных бумаг, в госсекторе — письма, обращения, служебные записки и т. д.

Информация накапливается, иногда речь идет о сотнях миллионов и даже миллиардах документов. Мы с такими объемами работаем уже сейчас. Поэтому периодически проводим нагрузочное тестирование нашей системы, чтобы соответствовать требованиям, которые есть у клиентов.

Электронные архивы Directum RX эффективно справляются с большими объемами данных, например, дают возможность провести скоростную загрузку двух миллионов файлов за два часа.

Нередко приходят компании, которые хотят оцифровать свои архивы за последние десять лет. Некоторые, конечно, надеются, что благодаря этому смогут уничтожить бумажные оригиналы. Но повторюсь, такое в соответствии с действующим законодательством недопустимо.

Вообще, в бизнесе уже появляется понимание, что электронные документы — это выгодно. Сокращаются стоимость передачи, хранения, время на поиск и работу с данными.

Константин Лянгузов: Действительно, сегодня организации могут получить выгоды от цифрового архива, к этому нет законодательных препятствий.

Все документы, которые имеют длительный и постоянный срок хранения, могут отправляться в локальный архив. При этом будут обеспечиваться юридическая значимость и нередактируемый формат с перештамповкой. В дальнейшем при доработке нормативной базы мы можем построить процессы так, чтобы эти электронные документы уходили напрямую в Госархив через интеграцию.

Коммерческие компании активно пользуются возможностью: уже внедряют архивы для документов длительного и постоянного сроков хранения. Среди бюджетных организаций отмечу ВУЗы, которые первыми начали осваивать такие системы: Новосибирский госуниверситет экономики и управления, Томский политех и другие. Среди наших заказчиков также есть региональные ведомства, которые реализуют подобные проекты. И мы готовы делиться опытом и экспертизой.

Иван Агапов: Электронный архив — это, по сути, big data, то есть массивы данных, которые можно оцифровать и потом потенциально переиспользовать. Здесь и у вендоров, и у бизнеса широкий простор для фантазии и проектов.

Допустим, вы оцифровали договоры. Эти накопленные данные можно «скормить» генеративной модели в корпоративной системе и научить ее на основании полученной информации создавать нужный вам договор. Или с помощью того же искусственного интеллекта извлекать реквизиты и вести, например, свой реестр контрагентов и статистику по поставкам. Или научить генерить письма, поручения и т. д.

Можно рассматривать и бизнес-процессы, ведь документы всегда связаны с задачами, для которых они нужны. Например, определить какие-то ключевые метрики и потом с ними взаимодействовать, отслеживать, как они меняются, где есть проблемы.

Очевидно, что для работы с архивными документами в долгосрочной перспективе нужна соответствующая инфраструктура, должны создаваться специальные решения для усовершенствования параметров хранения и управления процессами уничтожения. Есть необходимость предусмотреть технологии для подтверждения легитимности электронной подписи, которой заверены электронные документы.

К примеру, сейчас все активно ринулись переводить кадровые документы в цифру. На рынке существует множество систем для оцифровки данных и процессов, связанных с персоналом. Но далеко не все вендоры озаботились вопросами обеспечения долгосрочного хранения, не предусмотрели механизмы для работы с данными спустя пятьдесят и больше лет.

Мы в Directum предлагаем нашим клиентам комплексное решение для управления электронным архивом c гарантией юридической значимости документов — «Долговременный архив». В нем предусмотрена гарантия сохранения юридической значимости данных на протяжении всего срока хранения согласно требованиям законодательства. Документы архивируются, в течение нужного срока используются регулярные штампы времени и электронная подпись в формате CAdES-A.

Все наши решения разрабатываются на основе анализа потребностей клиентов и в соответствии с действующим законодательством. Это дает компаниям возможность не просто соответствовать юридическим нормам, а выстраивать надежную систему электронного хранения, которая защищает от рисков, оптимизирует процессы и избавляет от лишних затрат.