Электронный документооборот для самозанятых

Электронный документооборот (ЭДО) — мгновенная передача юридически значимых документов по защищённым каналам связи. Документы в электронной форме абсолютно равнозначны своим бумажным аналогам.

Однако не любая передача документов в электронном виде будет считаться цифровым защищённым документооборотом. Для передачи договоров, актов и другой значимой документации необходим соответствующий программный продукт, который гарантирует обеим сторонам передачу документов, исключая потери.

Кроме того, цифровой документооборот позволяет не просто совершать обмен документами, но и подписывать их при помощи электронной подписи, которая равноценна собственноручной.

Для подключения к ЭДО нужно выбрать программный продукт и оператора ЭДО. Для этого достаточно изучить предложения ведущих IT-компаний.

Компания «Такском» предлагает 4 решения для самозанятых по переходу на полноценный юридически значимый документооборот. Расскажем о них подробнее.

Данный формат позволяет работать на мобильных устройствах – смартфонах или планшетах. В услугу входит сервис «Такском-Файлер» с тарифом на 50 отправок, получение электронной подписи на физическое лицо, смарт-карта с технологией NFC для безопасного обмена документами. При необходимости можно приобрести считыватель для смарт-карты для работы на ПК. Пользователю доступно круглосуточное сопровождение по подключению и техническая поддержка.

Этот вариант услуги также предполагает работу с планшета или смартфона. Самозанятый получает сервис «Такском-Файлер» с тарифом на 50 отправок, электронную подпись на физическое лицо, Рутокен ЭЦП 3.0 NFC со встроенным средством криптозащиты информации (СКЗИ), техподдержку и сопровождение при подключении.

Решение позволяет плательщику НПД работать на ПК в веб-версии сервиса «Такском-Файлер». В пакет входит 50 отправок, электронная подпись на физлицо, Рутокен ЭЦП 3.0 со встроенным средством криптозащиты информации (СКЗИ), а также полное техническое сопровождение при подключении услуги и использовании сервиса.

Данный вариант услуги предлагает возможность использования бесплатной НЭП, а также подключить сертификат электронной подписи «Госключ». В пакете также доступны сервис «Такском-Файлер» на 50 отправок и тест-драйв на 3 бесплатные отправки.

После выбора подходящего предложения нужно заказать услугу и зарегистрироваться в сервисе ЭДО.

Преимущества электронного документооборота для самозанятого неоспоримы. Для плательщиков налога на профессиональный доход ЭДО может стать инструментом расширения своей клиентской базы. Бизнес, работающий с ЭДО, охотно идёт на сотрудничество с самозанятыми, для которых не нужно придумывать какую-то отдельную схему юридически значимого документооборота.

Использование ЭДО, например, сервиса «Такском-Файлер», гарантирует самозанятому сохранность всех рабочих документов в электронном виде. К тому же отсутствует необходимость искать место для хранения бумажного архива. При желании электронный документ можно скачать и распечатать.

Немалое значение играет и возможность работать в удалённом формате – находясь в любом месте, самозанятый может онлайн получать, подписывать и отправлять документы своему контрагенту.

При наличии ЭДО у самозанятого снижаются расходы на печать, хранение и отправку документов обычной почтой.

Нужно ли самозанятым при работе с клиентами выдавать чеки? Да. Согласно Федеральному закону «О проведении эксперимента по установлению специального налогового режима «Налог на профессиональный доход» от 27.11.2018 № 422-ФЗ (закон № 422-ФЗ) самозанятые обязаны это делать (пункт 1 статьи 14).

Чек формализован и содержит строго определённые данные, в частности:

· наименование документа;

· уникальный идентификационный номер – присваивается при формировании чека;

· дата (в восьмизначном формате) и время (включая секунды и часовой пояс);

· налоговый режим – НПД;

· ФИО продавца – самозанятого;

· наименование услуг (товаров) и сумму за единицу услуги (товара);

· итоговую сумму;

· ИНН продавца – самозанятого;

· ИНН клиента (заказчика);

· QR-код.

Дополнительно чек может содержать ИНН и наименование уполномоченного оператора электронной площадки или уполномоченной кредитной организации.

Как сформировать чек самозанятому? В приложении «Мой налог» сделать это достаточно просто. Интуитивно понятный интерфейс позволяет сформировать чек и тут же отправить его клиенту или заказчику. Возможности приложения позволяют отправить чек в любой мессенджер или на электронную почту, а также распечатать его или просто предоставить покупателю QR-код для считывания.

Важно! Если расчёт происходит в безналичной форме, то чек нужно сформировать и направить заказчику не позднее 9-го числа месяца, следующего за отчётным периодом. Например, если изготовление праздничного торта было 27 июля, самозанятый должен выставить и отправить чек своему клиенту до 9 августа.

Согласно закону № 422-ФЗ у самозанятого нет обязанности составлять акт, соответственно, этой опции нет и в приложении «Мой налог».

Самозанятый обязан выдать и направить своему покупателю или заказчику чек (статья 14 закона № 422-ФЗ). Иногда по просьбе заказчика – организации или ИП – исполнитель выставляет счёт. Формирование чека и счёта предусмотрены в мобильном приложении «Мой налог».

В соответствии с частью 1 статьи 9 Федерального закона «О бухгалтерском учёте» от 06.12.2011 № 402-ФЗ (закон № 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной деятельности юридического лица или ИП подлежит оформлению первичным учётным документом. Акт выполненных работ (оказанных услуг) – один из видов «первички», поэтому компании или предпринимателю в последующем он понадобится для отчётности, особенно при проведении налоговой проверки.

С точки зрения законодательства самозанятому не нужна первичная учётная документация. Плательщик НПД не ведёт никакой отчётности, у него нет обязанности сдавать бухгалтерский баланс, формировать и хранить первичные учётные документы, платить страховые взносы и т.п. Налог самозанятому начисляет ИФНС на основании выставленных им через приложение «Мой налог» чеков за отчётный период.

Однако для самозанятого подписанный акт выполненных работ или оказанных услуг является определённой гарантией сотрудничества – подтверждением выполнения им работ или оказания услуг в оговоренном объёме, с применением, например, определённых материалов или технологий. Если между заказчиком (юрлицо или ИП) и исполнителем (самозанятый) возникают спорные ситуации, то подписанный сторонами документ будет подтверждением выполнения обязательств исполнителем и согласия заказчика с этим фактом.

Для компании или предпринимателя акт выполненных работ (оказанных услуг), как первичный учётный документ, необходим для подтверждения обоснованности своих расходов. В частности для подтверждения легальности оплаты работ или услуг, которые самозанятый осуществил для заказчика (компании или ИП) в определённом объёме и за конкретную стоимость.

Оператор ЭДО должен соответствовать ряду требований законодательства. Компания, предоставляющая такие услуги, должна иметь соответствующую лицензию от ФСБ России, сертифицированное оборудование и ПО, числиться в реестре операторов ЭДО на сайте Федеральной налоговой службы.

Помимо этого, оператор ЭДО должен соответствовать требованиям, установленным приказом ФНС России от 08.06.2021 № ЕД-7-26/546@. В частности он должен являться юридическим лицом, зарегистрированным на территории России, иметь в собственности или на любом ином законном основании совокупность информационно-телекоммуникационных сетей и технических устройств, в том числе программно-аппаратных комплексов, предназначенных для обработки и хранения данных, и аппаратные средства электронной подписи, а также иметь право использования программных средств ЭП на законном основании и др.

Компания «Такском» как оператор ЭДО соответствует всем указанным критериям.

Далее самозанятому нужно оформить усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). На сайте Минцифры России опубликован перечень удостоверяющих центров, которые имеют право выдавать КЭП.

Электронный документооборот помогает защитить права исполнителей. Все документы в цифровом формате хранятся на серверах оператора ЭДО. Подписанный электронной подписью договор, акт или любой другой документ невозможно изменить. Его статус или историю можно отследить. При возникновении спорных ситуаций документация, составленная в цифровом формате, имеет юридическую силу, а УКЭП равнозначна собственноручной подписи.

Немаловажно и то, что электронный документ невозможно подделать, в нём нельзя подправить или затереть сумму, наименование или любые другие данные. Это обеспечивает прозрачность и надёжность такого формата обмена документами.

Кроме того, документы в рамках ЭДО передаются по защищённым каналам связи. А использование УКЭП защищено средствами криптозащиты информации (СКЗИ).

Посредством ЭДО можно передавать любые типы документов. Это фотографии, презентации, таблицы, текстовые файлы, даже архивы данных. Перечень форматов достаточно разнообразен. Вся документация в электронном виде делится на неформализованную и формализованную.

К неформализованным относятся документы, созданные в произвольной форме, в соответствии с внутренним регламентом компании (например, в форматах txt, doc, docx, xls, xlsx, csv, xml, pdf, rtf, htm, html, jpg, jpeg, tif, tiff, png):

· кадровые документы;

· письма, договоры, заявки, коммерческие предложения, техническая документация и т. д.

Формализованные документы отличаются тем, что их вид, содержание и порядок заполнения установлены государственными органами. Форматы большинства (xml) утверждены ФНС России:

· универсальный передаточный документ (УПД);

· универсальный корректировочный документ (УКД);

· счёт-фактура;

· товарная накладная;

· электронная транспортная накладная (ЭТрН);

· электронный путевой лист (ЭПЛ);

· сопроводительная ведомость;

· заказ-наряд, заказ и заявка;

· договор фрахтования;

· акт приёма-передачи выполненных услуг.

В настоящее время формализованные документы далеко не всегда используются самозанятыми, но возможность их использования есть уже сейчас в сервисах ЭДО, которые представляют все ведущие операторы электронного документооборота, включая «Такском».

ЭДО обеспечивает удобство и высокую скорость взаимодействия между самозанятым и его заказчиками. Это гарантирует бизнесу своевременность получения от исполнителя закрывающих документов, а плательщику НПД позволяет взаимодействовать с компаниями, которые в своей работе полностью перешли на ЭДО.

Постепенный переход на электронный документооборот решает сразу несколько задач для самозанятых. В частности:

· Прозрачность деятельности. Быстрое и своевременное получение всех необходимых электронных документов от самозанятых гарантирует бизнесу уменьшение внимания со стороны налоговых органов. По требованию контролирующего органа любой систематизированный электронный документ можно без труда найти и направить в ИФНС или другой госорган. Как следствие, снижаются риски камеральных и выездных налоговых проверок, а также иных контрольно-надзорных мероприятий.

· Экономия средств. Установленная один раз система электронного документооборота способна существенно снизить хозяйственные затраты компании, ИП и самого самозанятого. ЭДО избавит от необходимости постоянно покупать расходники для оргтехники и канцелярские принадлежности.

· Надёжное хранение. Отсутствие необходимости искать место для хранения бумажных документов. Даже если с помещением что-то произойдёт, документация в электронной форме, в отличие от бумажного архива, сохранится. Кроме того, электронный документ невозможно потерять. Его всегда можно найти и предъявить контрагенту или госоргану.

· Работа с простыми и понятными программными продуктами. Для использования ЭДО не нужно специальное оборудование или айти-специалисты. Настроить обмен может каждый благодаря простоте и интуитивно понятному интерфейсу сервисов ЭДО, как, например, у «Такском-Файлера».

Сегодня обязанности полного перехода на электронный документооборот для самозанятых нет. Однако использование ЭДО можно рассматривать как расширение клиентской базы за счёт возможности работать с заказчиками, которые в своей деятельности используют исключительно документооборот в цифре. Кроме того, самозанятый, использующий ЭДО, вызывает доверие у субъектов бизнеса.

Росстат расширил круг респондентов, которые обязаны сдавать статотчётность. Теперь эта обязанность касается и самозанятых. Форма федерального статистического наблюдения в отношении самозанятых, порядок её заполнения и сроки сдачи дорабатывается Росстатом. После её утверждения самозанятые должны будут направлять статотчётность через операторов ЭДО.

Для сдачи статистической отчётности самозанятому потребуется усиленная квалифицированная подпись (УКЭП) и средство криптографической защиты информации (КриптоПро). Компания «Такском» обеспечит самозанятым возможность сдачи отчётности — эта функция будет доступна в сервисе «Такском-Файлер», а также поможет оформить УКЭП и приобрести лицензию КриптоПро.