Как автоматизировать расчет зарплаты с учетом новых требований законодательства

С начала 2025 года в России вступили в силу новые изменения в трудовом законодательстве, которые требуют от бизнеса учета множества дополнительных факторов при расчете заработной платы. Учитывая эти изменения, компании сталкиваются с необходимостью точного расчета налогов, отчислений и выплат, что значительно усложняет работу бухгалтеров. В условиях таких изменений автоматизация расчета зарплаты становится не просто удобной, но и необходимой. В этой статье от команды проекта 42Clouds мы подробно разберем, как современные автоматизированные системы могут помочь бизнесу адаптироваться к новым требованиям и избежать штрафов и ошибок при расчетах.

До недавнего времени расчет зарплаты в большинстве компаний осуществлялся вручную. Это включало работу с бумажными документами, расчетами в Excel, а также работу с различными локальными актами, что нередко приводило к ошибкам и проблемам с налоговыми органами. Изменения в законодательстве, особенно в 2025 году, привели к необходимости более точного и своевременного учета множества новых факторов.

Использование специализированных программных продуктов, таких как 1С или других аналогичных систем, позволяет ускорить процесс расчета, минимизировать количество ошибок и обеспечить строгую соответствие действующему законодательству.

С 1 января 2025 года минимальный размер оплаты труда (МРОТ) был увеличен до 22 440 рублей (в соответствии с Федеральным законом № 548-ФЗ). Это обязательное требование влияет на расчет зарплат и требует от работодателей пересмотра выплат, если они ранее не соответствовали минимальной планке. Важно, что МРОТ не только влияет на расчет основной зарплаты, но и на другие выплаты, такие как больничные и отпускные.

Кроме того, в некоторых регионах России МРОТ может быть выше федерального уровня. Местные власти вправе устанавливать собственные значения, которые должны учитывать работодатели.

Пример из практики: если заработная плата сотрудника ниже установленного МРОТ, это будет означать необходимость пересчета его оклада, а также других выплат, таких как больничные и отпускные, которые зависят от МРОТ.

С увеличением МРОТ произошли изменения и в расчетах пособий по временной нетрудоспособности. Теперь, в 2025 году, максимальный размер больничного дня составит 5673,97 рублей. Однако точная сумма зависит от нескольких факторов, таких как стаж и средний доход сотрудника.

Если же средний доход сотрудника ниже МРОТ или стаж составляет менее шести месяцев, пособие рассчитывается исходя из минимального размера оплаты труда.

Дополнительно стоит отметить, что работодатель обязан оплатить первые три дня болезни сотрудника, а после — компенсацию предоставляет Социальный фонд России.

С 2025 года также вводится обязательство работодателя выплатить компенсацию за накопленные отгулы при увольнении сотрудников, что ранее не было урегулировано так четко на уровне законодательства.

Новые правила также касаются наставничества. С 2025 года наставничество возможно только с письменного согласия сотрудника. Кроме того, за выполнение наставнических функций предусмотрена дополнительная оплата труда. Эти изменения помогают более точно учитывать обязанности работников и вознаграждать их за дополнительные усилия.

Прогрессивная шкала налога на доходы физических лиц (НДФЛ) вступила в силу в 2025 году. Теперь ставки налога на доходы физических лиц будут зависеть от размера годового дохода:

Для работников Крайнего Севера и приравненных территорий остаются ставки 13% и 15% на районные коэффициенты и надбавки.

Эти изменения приведут к тому, что для большинства граждан налог на доходы физических лиц останется на уровне 13%. Однако для высокодоходных граждан, таких как предприниматели, топ-менеджеры и специалисты IT-сектора, изменения будут значительными, так как ставки могут вырасти до 22%.

С введением новых норм бухгалтеры и финансовые службы сталкиваются с необходимостью пересмотра существующих методов расчета. До этого компаниям разрешалось устанавливать свои собственные алгоритмы расчета бонусов, доплат и сверхурочных. Такая гибкость имела как плюсы, так и минусы. С одной стороны, можно было адаптировать систему под особенности бизнеса, с другой — возникали риски ошибок.

С 2025 года расчет зарплаты должен базироваться на строго определенных принципах, что позволяет снизить риски ошибок. Все составляющие заработной платы, включая основные оклады, бонусы и премии, теперь должны рассчитываться по единой системе.

Важно отметить, что при расчете сверхурочных не учитывается только основной оклад, как это было раньше. Теперь в расчет идет вся заработная плата, включая дополнительные выплаты и премии, что помогает избежать несправедливости и неясностей при оплате труда.

Кроме того, законодательство теперь требует обязательного учета всех выплат при составлении налоговых отчетов. Ранее бухгалтеры могли упрощать этот процесс, но теперь каждая выплата должна быть учтена в полном объеме.

С 2025 года также введены изменения в правила электронного документооборота. Например, отменена обязанность отправлять квитанцию о принятии документов в ответ на требования или уведомления от налоговых органов. Это упрощает работу с налоговыми инспекциями и ускоряет процесс получения и обработки документов.

Также изменился порядок получения документов от ФНС для ИП и компаний. Теперь документ считается полученным через шесть дней после отправки, указанной в подтверждении от налоговой службы. Это дает больше времени для обработки документов и исключает необходимость вручную отслеживать их получение.

Автоматизация расчета заработной платы и налогов в 2025 году стала жизненно важной для любого бизнеса. Ошибки при расчете заработной платы могут привести к штрафам, перерасчетам и недовольству сотрудников, что негативно сказывается на репутации компании. Чтобы избежать этих проблем, многие организации уже переходят на автоматизированные системы.

Преимущества автоматизации:

Системы для автоматизации расчетов могут работать в режиме реального времени, обновляясь в соответствии с последними изменениями законодательства.

Чтобы автоматизация расчета зарплаты была эффективной, важно выбрать программу, которая соответствует следующим требованиям:

На рынке существует множество решений, которые позволяют автоматизировать расчет зарплаты, такие как 1С. Эти программы регулярно обновляются и могут интегрироваться в уже существующую инфраструктуру компании.

Ошибки в расчете зарплаты — это не только финансовые потери, но и возможные штрафы и недовольство сотрудников. Современные автоматизированные системы позволяют минимизировать такие риски, быстро адаптироваться к изменениям в законодательстве и улучшить процессы учета и расчета в компании.

Автоматизируйте расчет зарплаты, чтобы не ошибиться в новых законодательных требованиях! В статье расскажем, как 1С и другие программы помогут сэкономить время, избежать штрафов и упростить бухгалтерию.