Что убивает ваш бизнес? 5 примеров и 5 правил в общепите, как делать не нужно

Как понять, что в заведении происходит «разброс и шатание»? Нужно заглянуть в управленческий учёт. Будет много терминов, но, надеюсь вы со всем разберётесь или спросите меня в комментариях.

На практике я поняла, что если этот пункт отсутствует, то и владелец, скорее всего, не понимает свою прибыль и рентабельность. Ребята, если вы думаете о развитии или у вас закралась мысль об открытии второго заведения, а может, франшизы — задумайтесь, пока не поздно. И задайте себе вопросы: как можно масштабироваться, не зная, сколько я трачу, на что трачу и зачем? Владелец ресторана, не знающий фудкоста — страшное дело. И я расскажу, почему на примере своего кейса.

Я прихожу в заведение N, которое работает более полугода, где вообще нет никакого учёта: ни складского, ни финансового.

А тем временем, складской учёт показывает, сколько продуктов осталось на разных стадиях производственного процесса. Например, при инвентаризации нужно пересчитать свежее мясо, изготовленный из него фарш, пельмени из мяса и котлеты. Нет складского учёта — нет понимания того, какой продукт кончается. Что в свою очередь приводит к недовольству среди гостей. Финансовый учёт в общепите включает стоимость готовых блюд, выручка от продаж, все расходы.

Как правило, в ресторане N работают бухгалтеры, которые должны учитывать все расходы в программе 1C. Прошу: «А дайте доступ в 1C, всё посмотрю сама». Захожу и что я вижу? Нет учёта, кроме налогов. И тут начинается известное каждому аудиту: «Это всё дилеры виноваты», «Нас не научили». Выходит так, что бухгалтер владельцу говорит, как всё здорово, а на деле — полная неизвестность. При этом сотрудник наслаждается зарплатой, жизнью и у него всё хорошо. А предприниматель такой: «Ох, сейчас бы из бизнеса денег вытащить и жить смогу».

Правило 1. Отсутствие отчётности убивает ваш бизнес! Не позволяйте сотрудникам перекладывать ответственность.

Многие думают, раз они взяли опытного шеф-повара со своими технологическими картами, то сразу всё пойдёт по накатанной. Но не задумываются, откуда пришли эти технологические карты, как этот документ был составлен.

Во-первых, они могут быть украдены (давайте быть честными) . Во-вторых, прорабатывались на других продуктах и с текущей реальностью заведения они могут не совпадать. А если ваш шеф не технолог, то что он может понимать в правильной технологии приготовления?

Правило 2. Каждому сотруднику — своя зона ответственности.

Вижу, что система автоматизации iikо или keeper одинаково используются как касса. Только обычную кассу можно купить за 10 000 рублей, а тратят на всё про всё 200 000 рублей, а то и больше. При этом не заносят приход, складской учёт не ведут, а слово «инвентаризация» наводит тихий ужас.

Правило 2. Проводите складской учёт: так вы будете знать, приносит ли бизнес хоть какую-то маржу, какую-то производственную прибыль. Именно на этом месте многие владельцы даже не задумываются, как сквозь пальцы утекают их же деньги.

После того как в ресторане N не находится отчётности, даже в 1С, я запрашиваю оборотную ведомость или бухгалтерские документы учёта, где отражаются остатки и обороты по всем счетам. Хоть какую-то табличку, чтобы понимать, сколько денег уходит на закупочную деятельность. И тут начинает происходить магия. А по-нашему — воровство.

Если вы вдруг подумали, что воруют у владельца только деньги, то поверну вашу мысль в другую сторону: всё начинается с продуктов. Кусочек помидорки здесь, кусочек колбаски там, и глядишь, уже снова нужно закупаться. Поэтому, приходя на аудит, видя всю сложившуюся обстановку, снимаю инвентаризацию полностью. Всё это мы заносим в бланк.

Правило 4. «Считай всё, что видишь». А если наоборот, тогда готовьтесь к недостаче и воровству в продуктах. Как итог: бизнес в убыток, да ещё и недовольные гости. Потому что остаться в стороне, когда не доложили салями, просто невозможно: )

После инвентаризации мы переходим к кассовой дисциплине.

Обычно такая статистика: 20% управленческого учёта ведёт линейный персонал (кассиры, бармены, официанты и так далее) . Иногда можно освободить от обязанностей целого бухгалтера! Почему так? Потому что в системе автоматизации всё продумано настолько, что справится обычный сотрудник, с прописанным должностными инструкциями, разумеется.

Правило 5. Обязательно вносите все расходы, чтобы получить хотя бы примерный отчёт об убытках и прибылях. Смотря на которые уже можно ставить планы и контролировать.

На сбор этих данных уходит месяц. Иногда больше, в зависимости от сложности операций и проекта. Во второй месяц налаживаем процессы, пишем должностные инструкции, то есть делаю так, чтобы это всё работало дальше без моего участия.

После оцифровки данных в первый месяц мы понимаем, в какой точке А находится заведение. Как доктор, ставлю диагноз и намечаем путь, по которому пойдём вместе с владельцем. Путь, где уже больше не будет места потерянным деньгам.

Чтобы узнать больше о ресторанном консалтинге, переходите в мой телеграм-канал: https://t. me/gulnaz_resto_channel Там про обучение, лайфаки для рестораторов и много других полезных плюшек!