Церковно-общественный форум в диджитал-формате. Кейс организации гибридного ивента

Как мы впервые диджитализировали духовно-нравственное мероприятие.

Форум общенационального покаяния и возрождения «Имеющие надежду» прошел 17-23 августа 2020 впервые в онлайн-формате.

Event-агентство WebFacultet стало подрядчиком и взяло на себя весь пул задач по организации онлайн-трансляции.

Цель Форума — “дать возможность всем людям свободного действия и живой совести объединить свои усилия для возрождения человека, народа, общества и церкви в России сегодня”.

Задача для нас нестандартная, но интересная. Состав спикеров был непривычным для классического онлайн-ивента, к тому же они подключались из разных уголков мира.

В числе спикеров были:

За 7 дней форума прошло более 20 онлайн-встреч: лекции экспертов, дискуссии и театральные проекты. На 21 площадке выступало от 4 до 10 спикеров (всего более 200), в том числе, иностранных с синхронным переводом.

Трансляции были бесплатные в свободном доступе.

Закрытие форума прошло в гибридном формате (офлайн и онлайн): выступления лидеров Форума, круглые столы, церемония награждения, юбилейная часть.

Организаторы обратились к нам с запросом на перенос в онлайн-формат мероприятия, которое с 2015 года проводится в Сокольниках.

В результате переговоров мы получили функционал генерального подрядчика с ответственностью за поиск всех подрядчиков по мероприятию под потребности организаторов.

Мы курировали:

На подготовительном этапе мы определили схему проведения мероприятия с учетом основных параметров:

Для сбора спикеров использовалась площадка Zoom в качестве виртуальной студии. Оттуда берется картинка и звук, настраивается графика — и далее все это транслируется на Youtube и Facebook.

Всего была 21 площадка, каждую организовывала отдельная команда. За общую координацию площадок и коммуникацию с нами отвечал организационный директор со стороны клиента.

На начальном этапе мы провели общую встречу-знакомство для 60 человек:

От координатора каждой площадки мы просили технический сценарий.

В сценарии важно было отразить:

Мы составили график тестирования каждой площадки. Почти все блоки программы были в формате дискуссий и круглых столов, поэтому на тестировании мы собрали всех участников вместе и продемонстрировали всем формат работы на мероприятии.

Стандартно на тестах мы проверяли качество картинки и звука, стабильность интернет-соединения, рассказывали, как выставить план таким образом, чтобы картинка была смотрибельной (камера на уровне глаз, хорошее освещение, однотонный фон и т.д.)

Предполагалось несколько площадок с иностранными спикерами и синхронным перевод, поэтому тестировали и этот функционал. Синхронный перевод также настраивали через Zoom.

В один из дней был запланирован онлайн-театральный проект и в рамках тестирования мы провели его генеральный прогон.

Провели отдельную встречу по интерактиву с инструктажем: как работать с сервисом, как запускать, кто будет делать это на мероприятии.

Для технической команды была подготовлена сетка со всеми сценариями по дням и времени и активными ссылками на тех.сценарии.

Заранее были созданы все трансляции на Youtube и Facebook с заглушками, ссылки внесены в таблицу для тех.команды и менеджера для рассылок зрителям.

Трансляция была бесплатной, со свободным доступом. Велась в аккаунтах Youtube и Facebook организации.

Вопросы спикерам задавали в чатах к трансляциям на обеих площадках. За мониторинг и передачу вопросов ведущим и спикерам отвечал отдельный участник команды.

Дополнительно был интерактив на платформе ahaslides.com для вовлечения зрителей.

С помощью сервиса в презентацию можно встроить различные голосования и опросы. Зритель сканирует QR-код или переходит по ссылке — и видит вопрос и варианты ответа. Итоги отображаются на экране того, кто запускает интерактив в режиме реального времени в виде столбцов, круговых диаграмм, облаков слов и т.д.

Координаторы запускали интерактив через демонстрацию экрана в зуме.

В основном трансляции выходили в эфир друг за другом без перерывов. Поэтому мы привлекали до 3-х инженеров на каждый день.

Расписание недели онлайна:

Каждая площадка подключалась по своей ссылке за 30 минут до выхода в эфир. За это время режиссер вместе с нашим представителем финально проверяли картинку/звук/интернет/общий вид у выступающих. Режиссер готовил все планы для вывода в эфир, ведущие проходились по сценарию и обговаривали финальные моменты со спикерами.

Максимальное отклонение от запланированного тайминга было всего в несколько минут, благодаря слаженной работе координаторов площадок и режиссера.

Аудитория оказалась очень активной и доброжелательной. Было много комментариев в чатах трансляции без какого-либо негатива.

Каждую площадку смотрели единовременно 500-900 человек на Youtube.

В завершающий день форума в Москве состоялась офлайн-встреча, основная аудитория смотрела мероприятие онлайн.

Программа была поделена на два блока:

Нашей задачей было перебросить мост между офлайн и онлайн аудиторией.

Все транслировалось на Youtube и Facebook, как и предыдущие дни. Также был интерактив.

В каждой части мы подключали от одного до нескольких удаленных спикеров.Изображение выводили на большой экран.

Часть спикеров подключались удаленно через Zoom, другая часть выступающих и модераторы находились на площадке.

Чтобы спикеры слышали и видели модератора, в зуме было отдельное окно видеотрансляции с площадки. Таким образом дискуссия получилась полноценной, все смогли активно общаться, слышать и видеть друг друга.

Состав команды на площадке — 15 человек:

Техника и оборудование:

Перенос мероприятия в онлайн позволил увеличить аудиторию форума в 20 раз! В прошлые годы в Конгрессно-выставочном центре на общих встречах участвовало от 3-4 тыс. человек.

Цифры по онлайн-формату 2020:

Предварительных регистраций на форум — 3705

Всего просмотров на Youtube и Facebook — 80 000

Время на подготовку — 1 месяц (работу начали 15 июля, мероприятие состоялось 17 августа)

“Экстренная смена формата, работа в новой сферы онлайна, необходимость перестройки программы, в которой задействовано более 200 человек участников, спикеров, организаторов началось как стресс и могло стать длящимся мучительным процессом. Но благодаря команде Веб Факультета стало временем обретения нового опыта, строго выстраивания логистики, доброжелательного и заинтересованного общения.

Команда Веб Факультета максимально учла финансовые возможности Фонда как некоммерческой организации, открыто разъясняя основные и факультативные параметры сметы, при этом сохраняя высокое качество своих услуг. Оперативная реакция на изменения в проекте позволили наилучшим образом выстроить комфортные условия реализации марафона трансляций.

Внимательное, заинтересованное, доброжелательное, вдумчивое отношение не только к технической организации, но и к ценностям проекта — позволило нам стать единой командой, реализующей Форум «Имеющие надежду»”

Полный текст отзыва здесь.