Роботизация агрохолдинга с помощью ELMA RPA

Как роботы сократили временные издержки типовых процессов с 10 часов до 15 минут

ELMA — российская ИТ-компания, разработчик Low-code платформ для автоматизации и роботизации бизнес-процессов с использованием искусственного интеллекта, чат-ботов и компьютерного зрения. С 2008 года более 2000 компаний в России и СНГ внедрили и успешно используют наши программные продукты.

Группа Компаний «Русагро» – крупнейший вертикальный агрохолдинг России, занимает лидирующие позиции в производстве сахара, свиноводстве, растениеводстве и масложировом бизнесе. Земельный банк Группы – 637 тыс. га.

В настоящее время «Русагро» реализует продукцию более чем в 80 регионах России и более чем в 60 странах мира.

Бизнес-запрос

Деятельность компании предполагает работу с огромным массивом данных и непрерывное обновление информации на инфоресурсах.

Этот достаточно трудоемкий процесс, который выполнялся вручную и требовал значительных вложений в виде дополнительных временных и человеческих ресурсов.

Внесение информации на сайт происходило через браузер из-за отсутствия программного интерфейса. Кроме того, сайт не позволяет вносить информацию единым массивом и предполагает ручное заполнение формы. Каждый день менеджер выгружал документ из 1С, открывал его и заносил каждую строку на сайт биржи. В этом случае на каждую запись тратилось в среднем 10 минут, таких строк могло быть от 200 до 500. Необходимо было выполнять от 6 до 15 тысяч операций по переносу значения из Excel-файла в форму сайта!

Весь процесс занимал около 10 рабочих часов сотрудников ежедневно.

Очевидно, что было принято решение автоматизировать этот процесс в пользу эффективности и технологичности работы. В качестве внедряемого ПО Русагро выбрали ELMA RPA, в основе которого лежит технология автоматизации на основе программных роботов.

“Мы рассматривали несколько поставщиков ПО, но остановились на ELMA. Привлекли очень гибкие условия стоимости разработки и короткий срок окупаемости ПО, в нашем случае – 4 месяца”. – Левков Александр, руководитель службы информационных технологий Сахарного бизнес направления ГК Русагро

Ключевые цели внедрения:

- сокращение рутины в процессах отдела по работе с клиентами

- оптимизация процесса внесения данных на сайт регулятора

- сокращение временных издержек и ошибок человеческого фактора

- переход на гибкое, технологичное ПО для решения бизнес-задач

Этапы реализации

Проектная команда состояла из проектного менеджера и разработчика со стороны ELMA; сотрудников отдела по работе с клиентами и ит-служб – со стороны заказчика. Система внедрялась в течение 2 недель, статус проекта фиксировался каждые 2-3 дня.

В первую очередь была проведена оценка проекта.

Коллеги из Русагро прислали видео, в котором человек заполняет данные из эксель на сайт. Видео наглядно показало, как происходит процесс внесения массива данных вручную, насколько он энергозатратный и многоступенчатый.

Оценка была достаточно быстро согласована. После этого мы с командой проекта наметили план действий и обсудили дальнейшие шаги.

Разработка

Коллеги развернули на своей стороне виртуальную машину для работы и выдали данные для подключения.

В течение всего времени разработки, каждые 2-3 дня, мы показывали, на каком этапе находится процесс.

После окончания разработки была написана документация, которая подробно описывала как работает робот и как его настраивать. Это было необходимо для того, чтобы коллеги из Русагро могли самостоятельно работать с процессом в дальнейшем.

Тестирование

После разработки робота отдали на тестирование. Во время тестирования вносились корректировки и дополнения к процессу. Когда результат был достигнут, проект закрыли.

Трудности

Процесс подразумевал работу с сайтом биржи, поэтому работы проводились без создания среды разработки и тестирования. Процесс создавался сразу боевой и на рабочем сайте. Нам сразу нужно было предусмотреть, чтобы робот не испортил существующие данные и не заносил их тестовые варианты на сайт.

Кроме того, в первых версиях робот не регистрировал документ (кнопка “Зарегистрировать” не работала), а только заносил данные по нему, чтобы пользователь мог их проверить. Этот момент был доработан в последующих версиях робота.

Все данные для внесения на сайт хранились в Excel-файле, который использовался в процессе.

Помимо прочего, необходимо было организовать данные таким образом, чтобы они изначально фильтровались по столбцу "Организация". Поскольку в файле находились данные разных организаций, то на сайте необходимо было предусмотреть работу по переключению организаций. На это ушло дополнительное время.

Какие проблемы удалось решить

Внесение информации на сайт регулятора вручную происходило через браузер из-за отсутствия программного интерфейса. Каждый день необходимо было выполнять от 6 до 15 тысяч операций по переносу значения из Excel-файла в форму сайта. Весь процесс занимал около 10 рабочих часов сотрудников ежедневно.

С помощью ELMA RPA удалось отладить процесс проверки и внесения большого объема данных на сайт. Процесс был существенно оптимизирован, ежедневные затраты времени сократились с 10 часов до 15 минут.

Для своевременной актуализации данных на сайте сотрудникам приходилось проводить много рутинных операций, что негативно отражалось на их продуктивности и удовлетворенности. Кроме того, ручная проверка и внесение большого объема данных на сайт приводили к риску допущения ошибок.

Интеграция с программными роботами позволила повысить эффективность исполнения процесса без увеличения штата и сократить вероятность ошибок внесения информации. Удалось повысить удовлетворенность сотрудников.

Роботизация позволила укомплектовать бизнес-процесс в понятную и лаконичную последовательность шагов. После автоматизации процесс стал выглядеть следующим образом:

Очевидно, что роботизация экономит на организационных издержках, исключает ошибки человеческого фактора и разгружает офисных сотрудников. Конечно роботы не могут полноценно автоматизировать весь процесс, но минимизируют ручные операции и автоматизируют повторяющиеся цепочки задач. Сотрудники счастливы и освобождены от рутинных ежедневных операций.

Тем не менее, полноценная автоматизация с помощью RPA возможна в сочетании с инструментами для организации процессов, например, такими как BPMS или СЭД. Симбиоз инструментов автоматизации выводит управление процессами на качественно новый уровень.

Платформа ELMA365 сочетает в себе как инструменты автоматизации бизнес-процессов, так и технологии программных роботов, что дает возможность значительно влиять на управление в целом.