Приоритизация и управление временем

Меня зовут Юлия Корес, я автор Telegram-канала Life as a project, сегодня я описываю популярные методы тайм-менеджмента и делюсь подборкой книг по теме.

Лишь единицы из моего окружения занимаются планированием и целеполаганием. Хотя мы все выходим в жизнь с приблизительно одинаковыми способностями, материальным состоянием и происхождением (привет, пост-советское воспитание!), через какое-то время становится заметна разница между уровнем жизни бывших одноклассников, однокурсников и коллег.

В этой статье, я обещала рассказать про способ приоритизация задач по матрице Эйкзенхауэра, но решила заодно описать и другие основные методики управления временем.

Приоритизация и управление временем

Многие люди откладывают реализацию своих желаний на будущее, ссылаясь на постоянную занятость работой или учебой. С каждым годом, жизнь становится все быстрее, и в этом стремительном темпе очень легко потеряться, лишиться желания принимать какие-то решения вообще. Именно умения мечтать, ставить цели и приоритеты, а затем планировать свою жизнь отличает успешных людей от остальных - потерянных во времени и жизни.

Лишь единицы из моего окружения (и вашего тоже) занимаются планированием и целеполаганием. Хотя мы все выходим в жизнь с приблизительно одинаковыми способностями, материальным состоянием и происхождением (привет, пост-советское воспитание!), через какое-то время становится заметна разница между уровнем жизни бывших одноклассников, однокурсников и коллег.

Как приблизиться к тем, кто достиг больше? Научиться управлению временем. Внедрив планирование в свою жизнь, вы сразу почувствуете в себе способность смотреть наперед, хотеть большего и добиваться ощутимых результатов.

Планирование в равной степени необходимо всем - и бизнесменам, и творческим личностям, и офисным сотрудникам. Ответственный подход и уважение к каждому часу вашей жизни позволит высвободить колоссальные временные ресурсы для создания той жизни, которую хотите вы. Тайм-менеджмент – лучший способ сократить путь от момента появления идеи до ее реализации.

Что такое тайм-менеджмент

Time-management или управление временем – это комплекс методик, направленных на выработку навыков по эффективной организации личного времени. Техники управления временем помогают справляться со множеством дел в короткие сроки, соблюдать баланс между работой и личной жизнью, избавиться от хронической усталости и быстрее достигать целей.

Про управление временем создано множество книг и курсов. Я прочитала многие книги и прослушала несколько лекций, а также больше года внедряла описанные в них методы в свою жизнь. Могу порекомендовать эти книги:

1. Дэвид Аллен «Getting Things Done»

2. Алан Лакейн «Искусство успевать»

3. Глеб Архангельский «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать»

4. Марк Фостер «Do It Tomorrow и другие секреты управления временем».

Но в целом, суть time-management везде одинакова, разница лишь в подаче информации. В этой статье я расскажу основные методы управления временем, которые повторяются в каждом издании по этой тематике.

Основные принципы управления временем

Наука управления временем состоит из системы принципов. Данные принципы служат фундаментом любой методологией управления временем:

  • Постановка конкретных целей. Это пожалуй самое важное в управлении временем и жизнью. Нужно постоянно понимать для чего вы вообще живете и совершаете какие-либо действия. Цель управления временем - добиться того, чтобы вся ваша деятельность наиболее эффективным путем вела вас к выполнению определенных целей - краткосрочных или долгосрочных. Даже время с близкими или просмотр фильма несут за собой цель - сделать вас счастливыми и отдохнувшими, чтобы в рабочее время вы могли продуктивно выполнять другие цели.
  • Планирование действий. Исходя из ваших целей вы должны составить список дел, разбивая объемные дела на мелкие подзадачи. Благодаря планированию, у вас будет четкий план достижения любых целей. Конечно его придется иногда корректировать и перенаправлять, так как в жизни ничего не идет на 100% по плану, но план все равно в итоге приведет вас к цели. Планы на день, на неделю и на месяц, также, будут исходить из глобальных целей, и таким образом, каждый день вы будете делать шаги к тому, чего хотите добиться, и не будете терять время зря.
  • Расстановка приоритетов. Рассортируйте дела по степени важности проекта и срочности дела. Выполняя действия последовательно: от срочных к второстепенным, вы всегда будете успевать закончить в срок. Самые важные и срочные дела нужно планировать на пики своей продуктивности.
  • Фокусирование на главном. Ежедневно совершая маленькие задачи, помните о глобальных целях. Главный практический навык тайм-менеджмента – не отвлекаться на постороннее. Научитесь говорить «нет» всему, что не ведет вас к целям или не дарит позитивных эмоций. А во время работы старайтесь не отвлекаться на соц.сети или общение, избегая незапланированных перерывов.
  • Анализ опыта. Генерируйте осознанность, следите за результатами в вашей жизни от внедрения изменений. Очень важно анализировать свои ошибки и негативно повлиявшие на вас ситуации, чтобы в будущем предотвратить все, что отнимает ваши личные ресурсы. Подстраивайте все подходы к управлению временем под себя, создавая свой индивидуальный свод правил под разные деятельности.
  • Планирование отдыха. Качественно отдохнувший человек способен на большее. Полноценный отдых – один из элементов эффективного управления временем. Всем хочется побыстрее приблизиться к целям, но не стоит экономить на общении с близкими, сне или вашем хобби. Регулярно занимайтесь тем, что дарит вам чувство счастья, дает энергию на дальнейшую работу и помогает не выгорать.

Эффективные методы планирования

На основе теоретических принципов было создано множество методов и инструментов по управлению временем. Перечисляю самые эффективные из них.

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра – известная концепция выделения приоритетов, рекомендованная президентом США Д.Эйзенхауэром. Этот подход помогает не запутаться в большом списке дел, с помощью сортировки задач по важности и срочности. Важность дела определяется его влиянием на достижение цели, а срочность – привязанностью к конкретному времени или дате.

Каждое дело необходимо распределить по 4 приоритетам:

  • Важное, срочное. Неотложные дела с «горящими» сроками, требующие немедленной реализации сегодня – разрешить кризисные ситуации, сделать задачи по главным проектам, и т.д.
  • Важное, не срочное. Задачи, ориентированные на будущее – планировать новые цели, общаться с партнерами, разрабатывать новые проекты, и т.д.
  • Не важное, срочное. Ежедневная рутинная работа – рассылка писем, совершение звонков, и т.д. Нужно быть осторожным с задачами из этого списка, ведь они занимают у вас время здесь и сейчас, при этом не являются важными для вас и ваших целей. За ними нужно постоянно следить, делегировать или убирать вообще.
  • Не важное, не срочное. Такие задачи лучше вообще вычеркнуть из повседневного списка.

Прежде всего следует выполнять дела первого приоритета, затем – второго. Задачам третьего приоритета можно посвятить остаток дня или делегировать их другим. Этот метод можно использовать с помощью выделения задач по цветам, как в приоритетах планировщика ToDoist, о котором я рассказывала тут.

Матрица Эйзенхауэра
Матрица Эйзенхауэра

ABCDE

Этот метод также предполагает приоритизацию дел. После тщательного анализа списка задач, необходимо их расставить по приоритетам от «A» до «E»:

  • «A». Самые важные дела, которые не терпят отлагательств и имеют серьезные последствия для целей.
  • «B». Важные дела, не предусматривающие столь серьезных последствий.
  • «C». Желательные задачи без неприятных последствий в случае невыполнения.
  • «D». Рутинные задачи, которые можно делегировать коллегам, подчиненным.
  • «E». Задачи, от которых стоит отказаться.

Метод работает только если приступать к задачам из каждого последующего уровня строго после завершения предыдущих.

Принцип Парето

Принцип известного итальянского экономиста В.Парето гласит: «Примерно 80% результатов приносят 20% усилий». Это значит, что меньшая часть прилагаемых усилий приносит большую долю результата. А практически 4/5 потраченных сил не оказывает влияния на выполнение целей и проектов.

Соответственно, метод Парето заключается в том, чтобы найти те самые 20% эффективных действий нужно найти 20% эффективных действий и сосредоточиться на них, отсеяв ненужное. Минимум ключевых шагов позволяет не растрачивать лишнюю энергию и время, быстрее достигать запланированных целей.

Метод «Помидор»

Еще один итальянский метод, названный в честь кухонного таймера. Метод помогает добиться максимальной концентрации внимания, которая необходима для выполнения работы в сжатые сроки.

Техника Помидор заключается в том, чтобы поставить таймер и делать задачу в течении 25 минут, затем отдохнуть 5 минут и приступить к следующему раунду. После каждого 4-го этапа нужно отдыхать 15-20 минут.

Метод Помидора
Метод Помидора

P.S. Мне не подошел этот метод, хотя я слышала много позитивных отзывов насчет него. Но я поняла, что мне нужно минут 15 для полного погружения в задачу, затем у меня начинается поток вдохновения, который лучше не прерывать, пока я не закончу задачу полностью. Я знаю, что это не очень правильно с точки зрения отдыха, но это пока самый эффективный способ работы, который я для себя нашла.

Пирамида Франклина

Согласно пирамиде, разработанной Бенджамином Франклином, цели нужно распределить по пунктам степени важности:

  • Фундамент пирамиды – главная миссия жизни, основные жизненные ценности, вектор направления движения.
  • Глобальная цель.
  • Генеральный план реализации идеи, промежуточные задачи.
  • Долгосрочный план на 1-5 лет с точными сроками исполнения.
  • Краткосрочный план на неделю/месяц.
  • Ежедневный план.

Четкое планирование каждого дня должно базироваться на целях ниже. Залогом эффективной работы служат следование плану, постоянный анализ успехов и необходимые корректировки.

Пирамида Франклина
Пирамида Франклина

Отвлечение

Не менее необходимый навык для эффективного управления временем - это сфокусированность и концентрация на задаче. В наше время частым отвлечением от работы и прокрастинацией страдают почти все из-за обилия информационного шума вокруг нас. Есть люди и с особыми заболеваниями, типа синдрома дефицита внимания и гиперактивности, но чаще всего плохую концентрацию имеют люди, неумеющие фокусироваться на важном.

Чтобы эффективно работать, не теряя внимания, нее позволяйте ничему выбивать вас из состояния потока. Я минимизирую отвлекающие факторы, чтобы добиться более высокой производительности:

  • У меня включен тихий режим во всех чатах в мессенджерах, кроме личных сообщений.
  • У меня отключены уведомления везде, кроме emergency каналов связи.
  • Я разбираю почту и личные сообщения не тогда, когда они приходят, а между выполнением задач, в перерыв.
  • Я выделяю отдельное время для проверки соц.сетей. Например, когда еду в транспорте, жду в очереди или устраиваю перерыв. Также, у меня стоит ограничение по времени для каждой соц.сети, чтобы случайно не провести там все свободное время.

Выводы

Фраза «У меня нет времени» - это бред. Я относительно недавно пришла к этому инсайту. Я не делаю каких-то вещей не потому что не успеваю, а потому что не ищу возможность сделать их. Соответсвенно они для меня неприоритетны. Приоритеты складываются из желаний и целей. Если есть желание, то при любой загруженности найдется время для него, ведь это станет самым важным.

В целом, не стоит начинать применять методики планирования временем, если у вас нет целей на разные жизненные этапы. Как найти свою миссию и поставить цели, исходя из которых и будут складываться ваши дела, я напишу отдельно.

Временной ресурс – самый важный ресурс для человека. Каждый новый день - это возможность получить то, что хочется. Благодаря управлению временем осуществление мечт переходит из разряда волшебства к работе по простому алгоритму. Умение управлять временем не ограничивает свободу, а создает ее.

6
7 комментариев