Как управлять расходами на командировки?

Деловые поездки, как показывает наша статистика, занимают второе место в компаниях по расходам после заработной платы. Но это не просто статья в бюджете организации, это большой массив работы и контроля: финансовые потоки, документооборот, нагрузка на сотрудников и т.д.

Впрочем, когда бизнес автоматизирует и интегрирует управление расходами, в том числе и на бизнес-тревел, компания может решать сразу несколько задач и оптимизировать их. Подробнее об этом расскажут сегодня эксперты компании Ракета, цифровой платформы по организации командировок и управлению расходами.

Сейчас программное обеспечение позволяет интегрировать и объединять данные о расходах, поездках, счетах-фактурах в соответствии с системами ERP, CRM, бухгалтерского учета и управления персоналом, которые используются в конкретной компании. Такая автоматизация помогает не только сократить «ручное вмешательство» сотрудников в работу с документами и возможные махинации, но и улучшить другие бизнес-процессы.

1. Экономия финансов

Помимо возможных потерь из-за «не совсем чистых» документов, компании немало тратят и на саму обработку отчетов о расходах. Согласно данным международной исследовательской компании PayStream Advisors, в США организации платят примерно $27 за обработку авансового отчета вручную. При частичной автоматизации процесса – $17, при полной цифровизации – всего около $7.

По нашим расчетам, это цифры вполне сопоставимы с российскими.

2. Минимум ошибок

Digital expense management автоматизирует процессы и позволяет управлять расходами практически без вмешательства человека. Это дает возможность избежать ошибок при вводе данных либо при их проверке, что встречается каждом пятом случае.

Как показывает наша практика, с использованием ПО для цифрового управления расходами можно избежать до 99% ошибок. Кроме того, диджитал-решение автоматически может находить «дубли» в документах – вы не будете платить дважды по одной статье расходов. Все это в сумме позволяет повысить уровень соблюдения финансовой политики и прозрачности.

3. Ускорение процессов

Многие, думаю, помнят времена, когда авансовые отчеты для командировок нужно было заполнять вручную на отпечатанных бланках. Для многих это был целый квест, требующий времени.

Ручная проверка заявленных расходов бухгалтерами, сравнение и проверка требований о затратах, а также различные случаи, когда есть нарушения политики компании, - это лишь некоторые ситуации, с которыми финансисты имеют дело на регулярной основе. Они вынуждены тратить огромное количество рабочих часов, чтобы решить эти вопросы. Наши аналитики посчитали: в среднем, только на корректировку авансового отчета вручную уходит 18 минут.

С современными технологическими решениями то, что раньше требовало бы нескольких часов, теперь можно решить за несколько кликов.