Онлайн-хакатон vs офлайн: выбираем формат под ваши задачи
Время прочтения: 5 минут
Вы решили провести хакатон, сформулировали задачу для кейса, четко знаете с какими ИТ-специалистами хотите познакомиться. Остаётся закрыть следующий вопрос — в каком формате организовать ивент, чтобы получить максимальный выхлоп при минимуме ресурсов?
Выбор формата проведения хакатона не так очевиден: с одной стороны, большинство ценит живое общение, с другой, ИТ-аудитория любит работать удалённо.
Разберем плюсы и минусы онлайн и офлайн форматов на основе опыта проведения 42 хакатонов для 49 компаний.
Больше про форматы и процесс организации хакатона читайте в нашей статье.
Сравним форматы по пяти парамерам
При выборе параметров мы исходили из распространённых на нашей практике целей проведения хакатонов:
- расширить воронку кандидатов для найма
- улучшить или изменить восприятие бренда среди IT-аудитории
- сгенерировать идеи, продвинуть IT-продукт
Им соответствуют параметры:
- география аудитории: локальная, межрегиональная
- вовлеченность участников
- профессионализм участников
Дополнительно учтём объём внутренних ресурсов на организацию и стоимость ивентов.
Ниже подробно рассмотрим каждый параметр.
География
География — определяющий фактор при выборе типа хакатона. Проиллюстрируем разницу между форматами на двух примерах.
Пример 1. Вы нанимаете удалённо и не ограничены географией.
Вам больше подходит онлайн. Главное преимущество онлайна — отсутствие ограничения физической локацией. В отличие от офлайна в этом случае нет необходимости собирать участников на одной площадке, тратить время и силы на логистику. К тому же сможете на деле оценить продуктивность будущих сотрудников на удалёнке.
Переход в онлайн в 2020 году позволил нам провести один из крупнейших в мире Data Science хакатонов для девушек — NGWL.Hack. Мы собрали 700 заявок из 23 стран. Объединить подобное количество участников из разных уголков мира в такие сроки в офлайне было нереально, а онлайн позволил решить эту задачу.
Пример 2. Вы не нанимаете удалённо или целитесь на узкую локализованную аудиторию.
В таком случае преимущество у офлайна. Вы можете провести хакатон в целевом вузе или у себя в офисе. Использование своей площадки позволит участникам лучше узнать об условиях работы в вашей компании, а вам избавиться от расходов на аренду.
Вовлеченность
На первый взгляд, офлайн формат выигрывает у онлайна по вовлеченности, ведь живое общение не заменить. Но давайте сперва посмотрим на цифры ниже. Вовлеченность участников оцениваем по доле приглашённых участников, загрузивших свои решения в конце хакатона.
Из таблицы видно, что в онлайн формате до конца доходит бОльшая доля участников — это результат особого онлайн-формата, который мы обкатали на первом онлайн-хакатоне в условиях карантина.
Раскрываем секреты нашего онлайн-формата:
- Интенсивность. Интенсивные 2-3 дневные форматы заходят аудитории гораздо больше: не нужно выделять недели на участие, присутствует приятный кураж соревнования и опыт получается в сжатые сроки.
- Интерактив. На протяжении хакатона каждая команда два-три раза общается с экспертами в отдельной комнате, как это обычно происходит в офлайне. Такие сеансы называют чекпоинтами. Так участники получают необходимое внимание и обратную связь, а эксперты оценивают их компетенции.
- Мини-конкурсы с призами. По ходу хакатона добавляем возможность выиграть приз за креатив, например, за создание мемов о хакатоне. Призы вручаются в конце хакатона.
- Работа модераторов и менторов. За каждой командой закрепляем куратора. Куратор помогает команде решать организационные вопросы и подбадривает участников — это трудоемкий процесс, но так удается создать тёплую атмосферу и поднять имидж спонсоров и организаторов.
Построить формат нам помогло исследование среди участников, к которым наша команда обратилась первым делом в начале массового перехода в онлайн.
Профессионализм участников
В онлайне можно собрать более зрелую аудиторию. Меньшее количество барьеров к участию в онлайне позволяет получить больше заявок и повысить требования к отбору.
Особенно важно, что те профессионалы, кто не может участвовать в офлайн хакатонах из-за ограничений по локации, получают такую возможность.
В качестве иллюстрации приводим данные из нашей практики.
Внутренние ресурсы
Для подготовки онлайн-хакатона в среднем требуется в 1,5 раза меньше трудовых ресурсов, а само мероприятие безопаснее: вы не должны контролировать ситуацию на площадке 24 часа в сутки и следить за пожарной безопасностью в зале с сотнями компов, пашущих на полную мощь.
В то же время, команда онлайна должна обладать более высокими компетенциями по организации трансляций и конференций, быть готовой оперативно поменять платформу для связи с участниками в случае форс-мажора.
Проиллюстрируем сказанное на цифрах. Для этого оценим трудозатраты на организацию в обоих случаях в человеко-часах.
Состав команды организации 48 часового онлайн-хакатона на 200 человек и примерная нагрузка каждого в часах:
- главный организатор (160 часов)
- заместитель главного организатора (40 часов)
- ответственный рекрутер (60 часов)
- ответственный за привлечение участников (40 часов)
- дизайнер (40 часов)
- 4 модератора (120 часов)
- 6 технических экспертов (140 часов)
Итого человеко-часов офлайн ≈ 600
Состав команды организации 48 часового офлайн-хакатона на 200 человек:
- состав для онлайн формата (600 часов)
- 4 волонтёра для помощи командам на площадке (180 часов)
- 2 дежурных по безопасности на площадке (50 часов)
- ответственный за подготовку и сдачу площадки (10 часов)
+ учтём время на дорогу всех членов команды (60 часов)
Итого человеко-часов оффлайн ≈ 900
Стоимость
Стоимость организации онлайн-хакатона в среднем меньше, но разница невелика. Разберем различающиеся статьи расходов.
В отличие от онлайна в список расходов в офлайне входят:
- аренда площадки
- дополнительные трудовые ресурсы
В онлайне таких расходов нет, но есть другие:
- доставка питания и мерча
- организация трансляции
- более продвинутые платформы регистрации участников
Вы можете оценить стоимость хакатона с помощью калькулятора на нашем сайте.