Кейс логистической компании: как автоматизировали сбор данных и подготовили консолидированную отчетность

а также объединили все данные и унифицировали их в одной системе ФинГрад.

Российский логистический сервис, занимающийся перевозками по России для частных и юридических лиц. Компания представлена на рынке транспортной логистики более 10 лет. С каждым годом увеличивается количество клиентов, пополняется линейка услуг, расширяется география перевозок и растут финансовые показатели. Более 20000 проводок в месяц.

Подготовили шаблон импорта банковской выписки, используя автоматические и ручные инструменты. После обогатили данные необходимыми аналитиками: контрагент из унифицированного справочника; корректная статья ДДС, определяемая интеллектуальными механизмами ФинГрада. Раньше в 1С проставление статей велось укрупненно и не всегда корректно.

Большим преимуществом по сравнению с excel является то, что всегда можно отследить историю изменения проводки. Были операции, у которых не совпадали периоды начисления и реального движения денежных средств. Для них начисления автоматизировали путем проставления в проводке даты оплаты периода, к которому относится платеж. Пример реализации: Расход в 450.000р относится к периоду n, но деньги выплачиваются в периоде p. Исходная проводка содержит данные об обоих периодах, в ДДС отражается фактическое движение, расход автоматически начисляется периодом, к которому относится.

Всего было 3 источника (1С:УНФ, 1С:Бухгалтерия, 1С:ЗУП), в которых данные были заполнены по-разному. В ФинГрад создали мастер-справочники, в которых унифицировали все данные (например, по статьям, контрагентам, сотрудникам). При этом сделали проверочный отчет, в котором руководитель проекта вручную сортирует не попавшие ни под одно соответствие операции.

Теперь когда данные унифицированы, строим отчет о движении денежных средств!

Некоторые операции в компании имеют долгосрочный характер, но в бухгалтерском учете начисляются единой датой. К типам таких операций относятся: валидация, пропуска, тендерные площадки и др. При таком подходе получается искаженная отчетность в разрезе месяцев. Раньше клиент вел отдельные файлы в Excel, просчитывая разбивку по периодам, но найти нужную информацию в разрозненных Excel файлах было трудно, а обращаться к ним нужно было ежемесячно. Решение — создали специальный инструмент, в котором расходы будущих периодов разбиваются по месяцам и попадают сразу в отчетность.

Все операции, связанные с основными средствами, теперь учитываются напрямую в ФинГраде, тут же происходит автоматический расчет и начисление амортизации.

После вышеописанных настроек Баланс и отчет о финансовых результатах сформировались автоматически. Теперь они доступны в онлайн-режиме, информация обновляется два раза в день, что позволяет видеть актуальную отчетность. ОПУ помогает анализировать, как выгоднее осуществлять перевозки: использовать свои ресурсы или обращаться к аутсорсинговым услугам.

Сократилось время формирование управленческой отчетности. У предприятия есть корректная консолидированная отчетность в режиме онлайн, автоматизирован сбор данных, настроены механизмы автоматического определения статей затрат и расчета амортизации.

Это дает владельцам и топ-менеджерам полную картину эффективности компании, позволяет оперативно анализировать отчетность, выявлять зоны роста, прогнозировать будущее и увеличивать прибыль.