Уход Microsoft Dynamics CRM из РФ. Организовали работу сотрудников “в полях” для производственной компании в Битрикс24.
До ухода Microsoft Dynamics CRM в 2022 году представительство клиента было интегрировано в группу компаний, где была общая CRM-система. Когда CRM от Microsoft ушла из РФ клиента отключили от доступа к общей базе и нужно было резко что-то предпринять, найти аналог, где вести свою деятельность и отчётность. Рассказываем, какие решения принял клиент и что из этого вышло.
Привет! Это интегратор цифровых инструментов для бизнеса CRM Academy. Уже 8 лет мы помогаем компаниям автоматизировать и оцифровать процессы отдела продажи и компании в целом. О своем опыте мы рассказываем здесь в блоге и в своем телеграм-канале. Среди наших клиентов много производственных компаний. Сегодня рассказываем, какие инструменты Битрикс24 использовались в проекте для производственной и строительной компании «Fastcon».
О компании
Fastcon — это производственная компания с богатым опытом в сфере строительства, основанная в 1965 году в Финляндии. 17 лет назад Fastcon открыла представительство в России. Сейчас это российская компания, представляющая финские строительные технологии на территории России и стран СНГ с заводом в Санкт-Петербурге.
До 2022 года практически 70% продукции компания экспортировала в Страны Скандинавии и Европы. В апреле, когда весь экспорт закрылся, нужно было экстренно сменить фокус на местный рынок. Локализация производства в Санкт-Петербурге и те станки, которые были в распоряжении на заводе, позволили быстро перестроиться. А репутация, которую заработала компания за 17 лет работы в России, и то, что Fastcon одна из немногих европейских компаний, которая приняла решение не уходить с российского рынка, позволила за 2023 год сосредоточить внимание только на рынке СНГ.
Кроме переориентации на внутренний рынок пришли перемены и в организации работы с клиентами.
До обращения к нам сотрудники Fastcon работали в Microsoft Dynamics CRM, она использовалась только для хранения данных по клиентам и встречам. Когда сроки лицензии подходили к концу, первоочередной горящей задачей стало сохранить информацию, которая была накоплена за последние 8-9 лет.
В Битрикс24 мы пришли быстрым и холодным душем. В конце 2022 нас отключили от доступа к общей базе и нужно было резко что-то предпринять, найти аналог, где будем вести свою деятельность, отчёты. Наш взгляд упал на Битрикс24, так как это современная система с очень большим функционалом. Мы посмотрели промо-ролики, поговорили с коллегами из смежных областей и в итоге решили, что остановимся на ней.
Особенность этого проекта в том, что Битрикс24 должен использоваться не как типичная CRM-система.
Цель была скорее получить удобное рабочее пространство для контроля и организация работы сотрудников "в полях".
Для этого был разработан такой план работ:
База клиентов. Настройка карточек контактов и компаний в Битрикс24.
Организация проектной работы. Сотрудники компании Fastcon – работники "в полях", которые выезжают на встречи с клиентами. Чтобы организовать проектную работу и контроль, нужен был инструмент, который будет отслеживать ответственных, организаторов встречи, фиксировать встречи в реестр.
Аналитика. Руководство компании также интересовала возможность аналитики по количеству проводимых встреч, участникам, чтобы все встречи фиксировались в связке с календарем.
Самое главное в нашей работе в CRM – это отчётность, непосредственно база клиентов, контактные данные, отчёты по встречам по проектам, постановка задач, календарь. У нас два офиса, часть сотрудников находится в Санкт-Петербурге, часть в Москве. Зона покрытия и наши клиенты расположены по всей нашей необъятной Родине от Калининграда до Владивостока, из-за чего много ездим по всей стране. Поэтому работа с календарем и отчётность по встречам – приоритетные задачи для всех сотрудников, кто работает в Битрикс24
Удобное рабочее пространство для контроля. Организация проектной работы и система бронирования встреч
Проектную работу компании реализовали на базе смарт-процессов. В CRM Битрикс24 есть разные сущности: от лидов до контактов и сделок. Когда речь идет о базовых процессах компании, таких сущностей достаточно, но когда у нас появляются нетипичные сценарии, функционала начинает не хватать. Тогда в дело вступают смарт-процессы — это конструктор, который можно использовать для разного типа задач. Система бронирования встреч, которая требовалась для организации работы Фасткон в Битрикс24 – задача нетипичная.
Таким образом в Битрикс24 появился раздел "Работа над проектами". Он выстроен так, чтобы сотрудники компании могли вести проект от установления контакта и до его завершения. На стадиях этой проектной воронки настроены задачи по контролю, формированию коммерческих предложений, расчетам и сбору информации.
При работе с карточкой проекта автоматизирована постановка задач.
Решение работает в связке с календарем, так как сотрудники компании активно работают с ним и ведут планировщик.
Также клиента интересовала аналитика по количеству осуществляемых встреч. Так как CRM в компании не используется для продаж, вместо нее была выстроена воронка для работы с календарем.
Такая настройка позволила отслеживать ответственных – организаторов встречи, и фиксировать события в своего рода реестр. Преимущество решения в том, что за счет связи CRM с встроенным функционалом аналитики, стало возможным получать развернутую информацию по количеству встреч и участников не только с помощью воронки и конструктора отчетов, но и в предоставленном штатном разделе «Аналитика». Этот раздел может показывать загруженность сотрудника по встречам.
Результаты внедрения системы
Директор по продажам ООО "ФАСТКОН" отмечает:
Первое, что стало лучше после внедрения это контроль контроль сотрудников, я могу открыть календарь в Битрикс24 и посмотреть чем занят каждый мой сотрудник. Во-вторых, очень удобная система отчетности: я могу выгрузить по каждому сотруднику отчет, посмотреть их активность. Третий момент – удобное ведение базы данных наших клиентов, контактных лиц. У нас очень много региональных клиентов, с помощью удобных фильтров я могу по региону или другим классификациям их отфильтровать. Также теперь мне и моим сотрудникам удобно планировать командировки и встречи
Про освоение Битрикс24 в компании:
Считаю, что первый, кто должен изучить систему – это руководитель, чтобы правильно ставить задачи. Я начал погружаться в изучение Битрикс24, потому что система была для нас новая. Я счастливый сотрудник и счастливый руководитель: во-первых, у меня прекрасный директор, который с пониманием относится ко всем бизнес-процессам, во-вторых, он прекрасный руководитель подбора персонала. У нас отличная команда, ребята погружаются, высказывают свои пожелания к системе. Мы в постоянном процессе разговоров и коммуникаций, у нас нет директивного «вы должны сделать это во чтобы то не стало. Мы прислушиваемся к нашим сотрудникам, получаем их обратную связь и внедряем в системе.
Про негативный опыт работы с подрядчиком:
Необходимость в интеграции появилась в очень короткие, сжатые сроки. Прежде всего мы с горем пополам перегрузили всю базу данных из прошлой CRM в Битрикс24. Что-то было потеряно, что-то нам пришлось восстанавливать. Та компания, которая переносила данные и организовывала нашу работу, не устроила нас, ими была подготовлена очень сырая база, и работать в ней было тяжело, многие инструменты были не настроены.
Отзыв о работе с CRM Academy
Когда мы начали погружаться плотнее в процесс работы с CRM-системой, были выбраны вы и большое вам спасибо, что вы помогли нам разобраться в CRM, настроить бизнес-процессы, внедрить те инструменты, которые нужны именно для нашей конкретной работы, под наши конкретные задачи.
Благодаря вашей компании, было плавное внедрение и погружение в CRM-систему. Вы очень внимательно слушали наши пожелания и 10 из 10 наших пожеланий в ТЗ, было реализовано. Интеграция проходила быстро.
У нас первый опыт внедрения с другим интегратором был, к сожалению, не очень хороший, поэтому настройка Битрикс24 с самого начала шла с небольшими кочками. Первый интегратор предоставил нам довольно сырую базу, в которой было не очень удобно работать, плюс система для нас была новая и нужно было помимо того, что изучать её, еще и в срочном порядке переносить, добавлять клиентов, исправлять неточности в данных.
С вашей стороны было максимальное тепло и забота о нас. В процессе нашей совместной работы специалисты менялись и, что меня поразило, каждый человек, который приходил на место выбывшего в отпуск сотрудника, был с той же страстью к работе, с тем же желанием помочь нам, абсолютно погружён в процесс.
Обычно люди, которые замещают коллег стараются этот небольшой период времени переждать, когда человек вернётся, и доведёт дело. С вашей стороны такого не было: был организован чат, мы практически 24 на 7 были на связи с группой поддержки с вашей стороны, нам оперативно отвечали на запросы и пожелания. Все ребята были максимально вовлечены, с искренним желанием помочь. Это безумно приятно, потому что такого уровня сервиса ты и ждёшь от компании, которая у тебя первая по внедрению таких масштабных систем.
Совет топ-менеджерам и владельцам бизнеса, которые только подходят к автоматизации и оцифровке:
Могу сказать как мы выбирали. Первое, что мы сделали – начали изучать рынок, компании, которые занимаются внедрением, настройкой CRM-системы. Мне понравилось что у вас очень много контента: в Telegram-канале, в YouTube-канале. Первая наша встреча проходила онлайн и когда я увидел улыбку Тараса, понял что это химия, у нас всё сложится.
За моими плечами, более 15 лет работы в различных CRM-системах и продажах, я могу сказать, что для продаж CRM-система – Must Have. Компании, которые еще работают в Excel-таблицах или вообще без ведения учета – это, конечно, мамонт. Я не хочу никого осуждать, каждый работает, как он хочет, но для полноценного фокуса в продажах это просто необходимая вещь. Не только в продажах, но для всей компании, которая стремится к росту и развитию, CRM-система необходима, как кулер в офисе».
Про планы на будущее:
Считается, что ремонт квартиры – это процесс бесконечный, также мне кажется и настройка Битрикс24. По мере погружения и работы в Битрикс24 конечно мы замечаем вещи, которые нам хотелось бы исправить, улучшить, добавить.Думаю что мы в ближайшем будущем обратимся к вам, чтобы вы помогли наши хотелки реализовать. Это будет прямой функционал непосредственно связанный с продажами и с нашей деятельностью по коммуникации с клиентами.