Как выстроить удобную и функциональную систему учета для компаний из сферы услуг?

Сфера услуг — один из самых популярных сегментов бизнеса, особенно когда речь идет о малых и средних предприятиях. Сфера услуг — это очень широкая классификация. Под нее подпадают и салоны красоты, и отели и фитнес-залы и кадровые агентства. Все компании, которые оказывают клиентам те или иные услуги относятся к этой категории. Это разные предприятия с разными моделями ведения бизнеса. Естественно, невозможно придумать одну универсальную конфигурацию, которая одинаково хорошо подходила бы под все эти виды компаний.

Поэтому у предприятий из сферы услуг есть 2 пути для автоматизации учетной системы: это адаптация нишевых решений или создание индивидуальной конфигурации учетной системы.

Именно под сферу услуг у компании есть сразу достаточно много нишевых конфигураций. Например, доступны версии 1С для: Турагентств, Салонов красоты, Сервисов ремонта и обслуживания, Фитнес-клубов, SPA-салонов, Кадровых агентств, Автосервисов, Ритуальных услуг и многих других бизнес-моделей из широкой сферы услуг. Нишевые решения, конечно, ориентированы под конкретный формат бизнеса, имеют профильные модули и функции для отрасли, но они все равно стандартные.

А компании, даже внутри одной узкой ниши сильно отличаются. По модели оплаты, по возможности продаж в долг, по калькуляции себестоимости, перечню услуг и десяткам других факторов. Поэтому нельзя сказать, что конфигурация 1С для СПА-салонов идеально подойдет всем компаниям в этой нише. Скорее, наоборот.

Нишевые конфигурации хорошо подходят для новых и небольших компаний, которые только организуют учет в бизнесе и могут подстроиться под ту структуру, которая предусмотрена в стандартной конфигурации.

Для крупных и уже давно работающих компаний внедрение стандартной конфигурации может даже навредить. Операторам учетной системы нужно будет подстраиваться под новые правила и алгоритмы учета. А это время на внедрение, ошибки и замедление работы на этапе перехода на учетную систему. Такая автоматизация едва ли имеет смысл. Но повторимся, что типовые решения 1С неплохо подходят для новых и небольших компаний. Индивидуальная разработка не всегда экономически эффективна для малого бизнеса, просто потому что стоит дороже, чем готовое решение.

От первого варианта она будет отличаться примерно также, как сшитый на заказ костюм отличается от того, который сшит по стандартным размерам. В целом, конечно, можно выбрать второй вариант, потом сходить к швее и подравнять. Но это все равно будет не то же самое, что изначально сшитый по индивидуальным меркам костюм, из выбранной вами ткани, нужной фактуры и цвета.

При индивидуальной разработке специалист 1С буквально изнутри изучает работу компании и особенности учета на предприятии. Специалист работает напрямую с операторами 1С, напрямую с начальниками на местах, четко описывая бизнес-процессы, как они работают на самом деле, а не как они должны работать по мнению директора (это очень часто разные вещи). В некоторых вопросах специалист со стороны IT-компании может даже посоветовать варианты оптимизации учета.

Только после того как особенности учета в компании детально изучены и описаны, эту проектную документацию реализуют программисты.

Следующим шагом проводится тестирование индивидуальной конфигурации учетной системы, ее внедрение в работу компании и обучение операторов. Но в отличие от типовых конфигураций, операторам 1С не нужно подстраиваться под реализованную концепцию учета. Они продолжат делать привычные и рутинные для себя действия только в оболочке программного обеспечения. Которое буквально было «списано» с их реальной работы.

Теперь поговорим о заявленной в заголовке теме. Как именно организовать эффективную систему учета в компании из сферы услуг и какие у таких систем есть особенности.

Именно в сфере услуг гораздо сильнее распространен горизонтальный учет доходов и расходов. Компания ведет учет отдельно по каждому клиенту. Особенно если у предприятия большой выбор услуг или оплата совершается сдельно по объему выполненной работы.

В этом основное отличие от классических учетных систем, где учет ведется по этапам производства.

Например, нет или почти нет складского учета, поставок, товарных запасов, отношений с поставщиками и т.д. Особенно когда речь идет о компаниях, работающих в формате агентств. В таком случае продается экспертность штатных или внештатных специалистов. Здесь нет и не может речь идти о складских запасах, инвентаризации, начислении амортизации и т.д. В оптимизированных под сферу услуг конфигурациях просто убраны некоторые модули, которые характерны для других категорий бизнеса.

Уже упомянутый горизонтальный учет — удобная форма для внедрения инструментов индивидуального ценообразования для клиентов:

И многих других инструментов маркетинга, которые могут быть привязаны к конкретному контрагенту (или группы контрагентов), или даже по отдельному проекту. Такие функции позволяют повышать уровень лояльности клиентов и привлекать их к последующим покупкам. Клиенту выгодней вернуться и сделать повторную покупку у вас, чем уйти к конкуренту. Если в учетной системе предусмотрены такие модули, скидка будет автоматически считаться хоть отдельно по каждому клиенту. Дополнительной нагрузки на бухгалтерию и операторов 1с это не создаст.

Еще одна особенность сектора услуг в том, что основным ресурсом компании часто является время сотрудников, в которое они могут оказывать услуги клиентам. Поэтому важно этим временем распоряжаться осторожно, стараясь максимально точно спланировать время сотрудников.

Для этого в 1С можно реализовать функцию «календарь планирования». В него могут автоматически вноситься предварительные записи клиентов. Сделать это можно в том числе и через формы онлайн-записи клиентам в приложениях и на сайте компании. Пользователь может ввести свои данные и выбрать удобное «окошко» у нужного специалиста через сайт. Актуальная информация будет и в учетной системе и на сайте, благодаря взаимному обмену данными.

Видя предварительные записи, сотрудник может планировать свой день. Также, предыдущие записи могут быть учтены при калькуляции заработной платы сотрудника. Она может автоматически рассчитываться по данным о фактически отработанным счетам.

Конечно, все особенности и потенциальные возможности сложно описать в одной статье. Особенно когда речь идет о таком широком сегменте бизнеса как сфера услуг. Каждое предприятий и даже каждая ниша в широком сегменте очень индивидуальны. Давать конкретные рекомендации и перечислять конкретные возможности можно только в разрезе по компании. Если вы работаете в сфере услуг, и планируете автоматизировать учет, вы можете получить бесплатную консультацию наших специалистов о том, как это сделать лучше. Для получения бесплатной консультации достаточно оставить заявку на нашем сайте.