Вам всё ясно?

Эффективное управление проектами начинается с умения чётко и понятно общаться с клиентом, командой или самим собой, и правильно подобранные слова могут значительно упростить процесс. В этой статье поделюсь, как с помощью простых, но мощных слов — «ясно», «выяснить», «объяснить», «разъяснить» и «пояснить» — можно успешно реализовать практически любой проект.

Все мы знаем, что любая задача начинается с чётко сформулированной идеи или цели. Чтобы эта идея воплотилась в жизнь, необходимо техническое задание (ТЗ), которое станет основой для определения образа результата, этапности реализации и бюджета проекта. На практике часто сталкиваешься с ситуацией, когда ТЗ выглядит крайне лаконично, например: «Привет! Нам нужен рекламный макет для социальных сетей.». Вот тут-то мы, менеджеры, и достаём своё мощнейшее оружие — слово.

Начинаем с вопроса к самому себе: «Мне ясно, что будет в самом конце проекта, когда я буду сдавать клиенту финальный результат?». Ну ясно же, что пока ничего не ясно. Отлично, переходим ко второму слову.

На данном этапе важно не торопиться стартовать работы, а сперва выяснить, какие предъявляет требования к макету клиент, и какие есть вопросы со стороны команды. Составляя запрос, обязательно используйте нумерованные списки, а ещё сгруппируйте пункты запроса по категориям.

К нашей тренировочной задаче с баннером выяснение подробностей может быть таким:

Содержимое баннера
1. Какую бизнес-задачу должен решить запрошенный баннер? Для какой аудитории он предназначен?
2. Есть ли предпочтения по графическому стилю и подаче информации?
3. Будет ли предоставлен копирайт для баннера, или можем предложить собственные варианты рекламного сообщения?
4. Можем ли получить от вас логотип или гайдлайны, а также необходимые графические материалы?
Технические требования
5. Для каких именно социальных сетей необходимо подготовить макет?
6. Каковы точные размеры баннера, и где можем ознакомиться с актуальными техническими требованиями к этому формату?
7. Нужны ли в макете возрастная метка, дисклеймер, маркер «реклама»?
8. Если для баннера необходимы ресайзы, можем ли ознакомиться с полным перечнем форматов из медиаплана, чтобы понять общий объём работ?
Сроки реализации
9. К какому сроку необходимо предоставить мастер-макет для согласования?
10. К какому сроку необходимо выгрузить финальные макеты по техтребованиям?

Согласовав сроки и бюджет, необходимо корректно поставить задачу и объяснить команде, какой именно результат от них ожидается в самом финале. Да, да, вот прямо по пунктам: сколько макетов, в каких форматах, с какими ограничениями по весу и так далее — важно не упустить ни одну мелочь. Помимо этого, нужно доступно объяснить команде задачу, которую мы вместе с клиентом решаем, чтобы синхронизировать видение и подход, иначе в конце цикла их работы вы рискуете увидеть на экране совсем не то, что планировали там увидеть.

Как бы точно вы ни поставили задачу, у команды обязательно найдутся вопросы. Разъяснение зачастую требует эмпатичного отношения к коллегам: не стоит злиться и переживать, если команда не сразу вас поняла. Есть такое выражение: «проблема непонимания — это проблема объясняющего». Не ленитесь отвечать на вопросы коллег, разъяснять неочевидные для них нюансы задачи, и стремитесь плотнее участвовать в процессе реализации проекта — в таком случае существенно повышается вероятность более быстрого и точного достижения запланированного результата.

С этим пунктом всё предельно просто: всегда поясняйте все свои действия для тех, кто не находится также глубоко в контексте вопроса. Например, отдавая драфтовые или финальные результаты клиенту, обязательно сопровождайте их пояснительным текстом о том, что именно и в какой степени готовности вы сейчас передаёте.

Содержание текста может быть разным, но оно просто обязано быть структурным, иметь абзацы, нумерацию (если требуется) и точные указания на элементы задачи, чтобы исключить любые разночтения. Если вы напишете: «Коллеги, на первом макете…», а первый макет в списке вложений случайно станет вторым — дискоммуникация просто обеспечена.

Надеюсь, мне удалось объяснить вам силу слова «ясно» и его роли в менеджменте проектов. Благодарю за внимание, и да пребудет с вами сила и здравый смысл.