Чеки в ресторанах и кафе с 1 марта 2025: как работать по-новому

С 1 марта 2025 года рестораны должны выдавать гостям кассовые чеки до оплаты, а не после. Разбираем новые правила для общепита в связке с популярными сценариями обслуживания. Рассказываем, что делать в любой непонятной ситуации.

☝ С 1 марта 2025 меняется порядок расчетов. При классическом обслуживании у столика процесс выглядит так: сразу после слов «рассчитайте нас, пожалуйста» официант пробивает чек и приносит его гостю, а уже потом принимает оплату. Конкретные кейсы разберем дальше, но в любом случае чек теперь подтверждает предстоящий прием денег за услуги общественного питания (Федеральный закон от 08.08.2024 № 274-ФЗ).

Новый порядок расчетов прописали в законе об онлайн-кассах (п. 5.11 ст. 1.2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Поправки заточены специально под общепит и борются с распространенной схемой, когда гостю приносят только счет на оплату — пречек, а кассовый чек не бьют и так проводят часть выручки мимо кассы.

💡 Сам пречек при этом не под запретом. Выносить его по-прежнему можно — так посетитель сможет проверить, нет ли в счете ошибок. Главное — не брать деньги, пока не пробили фискальный чек, и заранее уточнять у гостя, как он планирует рассчитываться: наличными или картой.

Формально правила начинают действовать с 1 марта 2025 года. Но налоговая дала ресторанному бизнесу отсрочку: в течение ближайших 3–4 месяцев заведения не будут наказывать за выдачу чеков после оплаты. Это связано с тем, что не все разработчики ПО успели доработать свои программы:

Как только переходный период закончится, выдавать чеки после оплаты станет нарушением закона. Налоговая в таких ситуациях будет считать, что чек не пробили вообще. Санкции прописаны в ст. 14.5 КоАП РФ:

Даже если штраф окажется минимальным, ресторан попадет в поле зрения налоговой: его работу будут мониторить более пристально. Если продолжать игнорировать новые правила для кафе и ресторанов после штрафа, заведение могут закрыть на 90 дней.

Чтобы работать и зарабатывать, а не думать о штрафах, ресторанам надо заранее перестроить внутренние процессы. Вот 3 важных шага:

✅ Обучить линейный персонал. Надо собрать официантов, барменов, кассиров — в общем, всех, кто рассчитывает гостей, — и простыми словами рассказать про новые правила для кафе. Объясняем, что теперь сначала спрашиваем у гостя, как он планирует оплачивать счет, потом бьем на кассе чек, приносим его посетителю и только после этого берем деньги или выносим банковский терминал для оплаты картой. Важно донести до всех сотрудников, что это всё делать обязательно, и отработать с ними актуальные сценарии.

✅ Зафиксировать новый алгоритм в рабочих инструкциях. Чтобы никто не забывал бить чеки перед оплатой, лучше собрать ключевые моменты в чек-лист и повесить на видном месте рядом с POS-терминалом. Если сотрудники пользуются базой знаний, то ее тоже нужно обновить.

✅ Убедиться, что система автоматизации поддерживает печать фискального чека до оплаты. Если работаете в Saby Presto, беспокоиться не о чем: система полностью готова к изменениям. Если работаете в другой программе, информацию нужно уточнить у разработчика.

Законодательные изменения повлияют на все форматы общепита. Налоговая опубликовала свои рекомендации по формированию чеков. На картинках — схемы процессов в разных форматах:

Как это будет работать в Saby Presto. Включить печать фискального чека до оплаты можно за пару кликов. Во фронт-офисе заходим в раздел «Настройки/Продажа» и ставим галочку в строке «Оставлять оплаченные заказы до подтверждения оплаты». Готово: теперь программа сразу напечатает чек, но заказ останется активным — его необходимо закрыть, когда гость расплатится. Так никто не уйдет не рассчитавшись и оплаты не затеряются.

Заморочка не только в том, что чек теперь надо пробить до момента оплаты. Следующий мини-квест — это ошибки: в заказе случайно оказалось лишнее блюдо, у гостя не хватило денег на карте и он решил заплатить наличкой или вспомнил про карту лояльности. В этих ситуациях надо бить корректирующие чек. Покажу, как это будет работать, на примере Saby Presto.

Самый просто кейс — если нужно изменить способ оплаты. Просто нажимаем «Закрыть заказ», а потом — «Коррекция». Программа откроет окно, в котором можно вместо наличного расчета выбрать безналичный или наоборот. Чек коррекции сформируется автоматически.

Во всех остальных ситуациях действуем по схеме:

Банкеты с полной предоплатой через сайт, доставка с предоплатой на сайте или в мобильном приложении и доставка чужими курьерами не подпадают под п. 5.11 ст. 1.2 54-ФЗ. Поэтому здесь бизнес-процессы не меняются: сначала идет оплата, а уже потом — кассовый чек.

Если же заказ с оплатой при получении доставляет свой курьер или гость вносит предоплату за банкет не онлайн, а в ресторане, то сначала нужно напечатать кассовый чек и только после этого принять оплату.

Схемы работы — на картинке:

Чтобы гости могли заказывать доставку или бронировать столики и вносить предоплату онлайн, не нужны сложные разработки. Достаточно специальных виджетов. Готовые виджеты Saby Presto можно настроить за пару минут и разместить прямо на сайте или в соцсетях:

Например, чтобы настроить виджет доставки, просто выбираем, какие позиции из меню доступны для доставки, указываем районы обслуживания и способы оплаты — готово 🥳 Заказы на доставку сразу видны в программе, чеки на предоплату бьются автоматически, и мы везем уже оплаченные блюда без всяких рисков.

Работаете с агрегаторами? За счет интеграции заказы с «Яндекс Еды», «Деливери» и Chibbis автоматически падают в учетную систему. Администратору не нужно работать в двух программах или переносить заказы вручную.

Доставляете сами? Управляйте курьерами с помощью мобильного приложения: закрепляйте за ними зоны доставки — новые заказы будут падать на них автоматически. В любой момент можно отследить, где именно находится курьер и сколько заказов уже доставил. Сам курьер в приложении узнает, что, куда и к какому времени привезти, пробьет чек на выезде, а при необходимости созвонится с клиентом.

Нужно больше точек касания с гостями? В Presto встроен конструктор, с помощью которого можно создать собственный сайт или брендированное мобильное приложение. Это позволит не только организовать доставку, но и выпускать карты лояльности, рассылать гостям бесплатные пуш-уведомления с акциями и персональными предложениями, анонсировать мероприятия и презентовать новинки в ленте новостей, общаться в чате и собирать обратную связь.

💸 А напоследок — напоминалка от юриста в тему чеков и оплат: гостям нельзя делать скидки за оплату наличными — это противоречит ст. 16.1 закона «О защите прав потребителей». Закон прямо запрещает устанавливать разные цены в зависимости от способа оплаты: несправедливо, если один человек платит наличными и получает скидку 5%, а другой платит картой, но уже полную сумму.

Про эти и другие незаконные правила обслуживания в ресторанах пообщались с Александром Королевым, юристом, медиатором в HoReCa и ивент‑индустрии, основателем юридического сервиса «Юрист в ресторане»: