Есть над чем подумать: упрощает ли автоматизация ведение учета в 1С?

Организации, ведущие учет вручную, не всегда понимают, какую именно пользу они могут получить от автоматизации. Действительно ли она поможет решить насущные проблемы в организации или, наоборот, усложнит привычным многим процесс? Давайте разберем основные моменты, сможет ли грамотное внедрение специализированных систем и автоматизация процессов облегчить жизнь бухгалтерии и финансового отдела в среднем и крупном бизнесе.

Многие трудности с подготовкой отчетности в больших компаниях обусловлены не только объемом операций и сложной структурой деятельности. Учет часто ведется разрозненно, предприятия в составе группы используют разную учетную политику и разные продукты, в том числе нередко MS Excel, не отвечающий требованиям бизнеса такого размера.

Обмен данными между программами обычно не настроен. При этом отчитываться нужно не только по российским стандартам, но и по международным — для инвесторов, банков, зарубежных партнеров или головного офиса, если у компании иностранные корни. А расхождения между РСБУ и МСФО существенные. В итоге время сотрудников тратится на ведение каждого учета в каждой компании по отдельности, сбор информации, сверки вручную, сведение итоговой отчетности.

Использование единой методологии позволяет вести полный учет во всей группе. Настраиваются связи между МСФО и РСБУ и между предприятиями, и операции, которые раньше требовалось заносить несколько раз, теперь заносятся только один. Расчеты, сверки и сведение отчетности программа делает сама. Рассмотрим основные моменты, как это работает.

Одно из главных расхождений между РСБУ и МСФО — порядок отображения операций. В РСБУ это делается только при наличии первичной документации, в МСФО — и без нее тоже.

При ведении обоих учетов в одной системе для их сближения часто используют метод условных начислений, не подтвержденных документами (accruals). При появлении этих документов проводки корректируют. Например, меняют примерные суммы на точные. При большом объеме операций даже процесс определения необходимости отражения начислений обычно трудоемкий. А со сторнированием, как правило, еще сложнее.

Обе составляющие можно автоматизировать — это не избавит от ручной работы по ним на 100%, но уменьшит ее количество. Создание accruals можно настроить на основании документов по работе с контрагентами — например договоров, заказов, счетов. Автоматическое исправление временных проводок происходит на основе соответствующих записей в бухучете.

По учету финансовых инструментов (ФИ), в том числе по порядку обесценения активов, оценки рисков и создания резервов различий между МСФО и РСБУ тоже немало. IFRS 9 использует комплексный подход, предполагающий, например, обесценение практически всех видов активов и наличие кредитных рисков практически во всех кредитных случаях. Россия движется в сторону международных стандартов, но пока основное количество часов по этому блоку тратится на МСФО.

Программные продукты на платформе 1С, поддерживающие ведение учета и по РСБУ и по МСФО, позволяют автоматизировать трудоемкие процессы. По заданным параметрам система может классифицировать, оценивать и рассчитывать обесценение активов и обязательств, вычислять эффективную ставку процента (ЭСП) и амортизированную стоимость, определять ожидаемые убытки, дисконтировать ФИ и рассчитывать резервы.

Есть еще один плюс автоматизации учета финансовых инструментов. В комплексных проектах по автоматизации все начинается с разработки единой методологии учета, а для применения МСФО 9 она как раз очень полезна. Стандарт дает довольно большую свободу в вопросах обесценения и хеджирования, при этом выбор модели обесценения, объектов хеджирования и подходов к учету хеджирования напрямую влияет на финансовые показатели компании, от них зависят прибыль и убыток. Поэтому для оптимального использования стандарта «Финансовые инструменты» необходима комплексная автоматизация.

С внутригрупповыми оборотами (ВГО) две основных проблемы: их нужно сверять и исключать из консолидированной отчетности.

Если настроить интеграцию между системами учета компаний и автоматизировать процесс, то внутригрупповые операции будет достаточно внести один раз: соответствующая проводка формируется в учете второй компании автоматически. Например, если предприятие ООО «А» приобрело у родственного предприятия ООО «Б» партию товара и добавило покупку в программу, то в системе ООО «Б» появится продажа этой же партии товара. Такая синхронизация данных удешевляет ведение учета для бизнеса и за счет того, что в два раза меньше времени уходит на ввод, и за счет того, что сверки практически не нужны.

Подготовку сводной отчетности тоже можно делегировать программе, например 1С:Консолидация, 1С:Управление холдингом или 1С:Предприятие. Базовые конфигурации могут выделять внутренние операции в общем списке, группировать компании по положительному или отрицательному сальдо ВГО, исключать внутреннюю прибыль или убыток. Более сложные действия необходимо настраивать или создавать для них дополнительный функционал.

Таким образом, автоматизация учета действительно помогает минимизировать трату ресурсов на самые трудоемкие задачи. А если при создании единой системы объединить базы данных, то можно еще существенно повысить производительность программ, что также ускорит работу.

#1 #автоматизация #бизнеспроцессы #финансы #отчетность