Система контроля конвертации Лидов в Битрикс24

Мы создали автоматизированную систему контроля конвертации Лидов. Менеджеры компании больше не могут нарушить регламент обработки Лидов, а руководители не тратят время на поиск и удаление дублей Сделок.

Заказчик — крупный производитель напольных покрытий промышленного назначения, различных сухих смесей для гидроизоляции, а также оборудования и инструментов для ремонта покрытий.

Основные рабочие процессы реализованы на базе платформы Битрикс24.

Клиентами заказчика являются различные предприятия, владельцы складских помещений и прочие организации, владеющие крупными промышленными и коммерческими объектами. Вследствие этого за одной Компанией в Битрикс24 может быть закреплено большое количество Контактов и Сделок.

Согласно внутреннему регламенту, работать с Контактами или Сделками может только тот сотрудник, который является ответственным за связанную с ними Компанию. Несмотря на это, периодически сотрудники случайно или намеренно игнорировали данное правило и конвертировали входящие Лиды, даже если они были связаны с Компанией, за которую отвечает другой менеджер. Это приводило к созданию дублей Компаний, Сделок и Контактов на портале Битрикс24, что замедляло обработку клиентских запросов, а также вредило репутации компании.

Требовалось решение, которое позволит исключить возможность конвертации Лидов в Сделки или Контакт в случае, если сотрудник не является ответственным за связанную с ними Компанию.

Команда IT-Solution проанализировала рабочие процессы компании-заказчика и реализовала систему, которая позволяет полностью исключить возможность конвертации Лидов менеджерами отделов продаж без контроля со стороны руководителей коммерческого отдела.

Система позволяет полностью отключить штатный функционал конвертации Лидов для определенных пользователей Битрикс24. Таким образом, конвертировать Лиды стандартным методом могут только те сотрудники, у которых есть соответствующие права доступа, например, руководители коммерческого отдела. Даже если менеджер по каким-то причинам решит проигнорировать регламент обработки Лидов, то об этом неизбежно узнает руководство компании.

Для конвертации Лида сотруднику необходимо указать все необходимые данные в карточке, а затем нажать кнопку «Проверить и сформировать Сделку».

В случае если Лид связан с Компанией, за которую отвечает данный сотрудник, система автоматически проверит данные и создаст Сделку. Однако, если сотрудник, который запустил процесс конвертации, не является ответственным за компанию, связанную с данным Лидом, система автоматически уведомит об этом руководителей коммерческого отдела. Уведомление содержит в себе информацию о Лиде, а также сотруднике, который запустил процесс конвертации.

В дальнейшем руководителям необходимо самостоятельно назначить ответственного и сконвертировать Лид в Сделку или Контакт.

Стоит подчеркнуть, что данная система позволяет полностью контролировать процессы, связанные с конвертацией Лидов. При этом для сотрудников, которые соблюдают внутренний регламент компании, конвертация Лида происходит практически моментально по нажатию всего одной кнопки. В то время как менеджеры, которые по каким-либо причинам вынуждены нарушить порядок конвертации Лидов, смогут сделать это только по согласованию руководителей коммерческого отдела.

Главный итог нашей работы — создание автоматизированной системы контроля конвертации Лидов. Благодаря нашему решению менеджеры компании больше не могут нарушить внутренние регламенты компании по работе с Лидами без соответствующего разрешения. При этом руководителям не нужно тратить рабочее время на ручной поиск и удаление дублей Сделок, а также уточнение информации.

• Полностью контролировать процессы конвертации Лидов.

• Оптимизировать процесс обработки входящих обращений клиентов.

• Избавить руководителей коммерческого отдела от ручного поиска дублей Сделок и Контактов.

Тариф Битрикс24, которым пользуется заказчик:

Штатный функционал Битрикс24: