Устранение задержек синхронизации Битрикс24 с электронной почтой

Из-за особенностей работы платформы Битрикс24 письма, поступающие на электронную почту, фиксируются в CRM с задержкой, что может существенно замедлять рабочие процессы. В редких случаях интервал между фактическим получением письма и его фиксацией на портале Битрикс24 может достигать 3 часов.
Мы разработали систему, которая не только сокращает задержку синхронизации Битрикс24 с электронной почтой, но и автоматически распределяет входящие письма по отделам компании с помощью ChatGPT!

Компания-заказчик специализируется на продаже и монтаже специализированного электротехнического оборудования, а также предоставляет услуги по разработке проектных документов.

Основные рабочие процессы, включая взаимодействие с клиентами, строятся на базе платформы Битрикс24.

Клиентами заказчика являются различные крупные организации, которые ведут рабочую переписку в основном через электронную почту. В связи с этим менеджерам компании необходимо оперативно обрабатывать все входящие письма. Однако из-за особенностей работы платформы Битрикс24 письма, поступающие на электронный ящик, фиксируются в CRM с задержкой. В некоторых случаях интервал между фактическим получением письма и его фиксацией на портале Битрикс24 может достигать 3 часов.

В связи с этим сотрудникам компании приходилось вручную заходить на электронную почту, чтобы проверить письма от клиентов. Это не только замедляло работу по сделкам, но и приводило к различным ошибкам, убыткам и ущербу репутации компании.

Требовалось решение, которое позволит максимально сократить интервал синхронизации Битрикс24 с электронной почтой.

Все письма поступают на единую электронную почту компании, включая коммерческие предложения, отклики по актуальным вакансиями, рекламу и и прочее. Однако многие важные письма, которые не касаются CRM могут потеряться в общем потоке. Офис-менеджерам, а также сотрудникам HR-отдела, приходилось тратить большое количество времени, чтобы отобрать и распределить входящие письма по отделам, для которых они предназначены.

Для заказчика было важно автоматизировать процесс распределения входящих писем по соответствующим департаментам компании.

Специалисты компании IT-Solution разработали систему, которая позволяет сократить интервал синхронизации Битрикс24 с электронной почтой до 1 минуты. Кроме того, благодаря решению входящие письма автоматически распределяются по департаментам для последующей обработки специалистами. Работа системы делится на 2 основных этапа.

В первую очередь было разработано специальное приложение, которое выполняет функцию связующего звена между Битрикс24 и электронным почтовым ящиком.

Каждую минуту созданный сервер автоматически проверяет электронную почту на наличие новых входящих писем. В случае поступления нового письма система создает отдельный элемент в специальном смарт-процессе «Входящие сообщения» на портале Битрикс24.

По каждому новому письму создается элемент, который содержит в себе:

Новые письма, которые поступают с электронных адресов, связанных с Лидами, Компаниями, Контактами и Сделками, автоматически фиксируются в таймлайне соответствующих сущностей CRM.

Таким образом, удалось сократить задержку между поступлением письма на электронную почту и его фиксацией в CRM до 1 минуты. Кроме того, решение обеспечивает широкие возможности для дальнейшей автоматизации обработки писем, которые недоступны при использовании штатного функционала Битрикс24 без установки дополнительных приложений.

В случае если новое письмо не связано с сущностью в CRM, запускается бизнес-процесс обработки письма с помощью ChatGPT. Данная процедура выполняется благодаря приложению «Активити: запрос в ChatGPT»от компании IT-Solution.

При запуске бизнес-процесса система автоматически проверяет текст письма по определенным критериям:

После проверки письма автоматически распределяются по сотрудникам соответствующих департаментов для дальнейшей обработки.

Благодаря этому сотрудникам разных отделов не нужно заходить на общую корпоративную почту, чтобы проверить наличие важных писем или уведомлений.

Главный итог нашей работы — сокращение интервала синхронизации Битрикс24 с электронной почтой до 1 минуты. Менеджерам отделов продаж больше не нужно тратить рабочее время на ручную проверку электронной почты на наличие писем от клиентов. Кроме того, реализованная система автоматически распределяет письма, которые не связаны с CRM, по соответствующим отделам, что экономит время практически каждого сотрудника компании.

• Оперативно обрабатывать все письма, поступающие на электронную почту компании

• Ускорить работу с клиентами и укрепить репутацию компании

• Освободить сотрудников от рутинной задачи по обработке входящих писем и сконцентрировать их внимание на более важных задачах

• Автоматизировать процесс распределения писем по департаментам

• Реализовать новые сценарии автоматической обработки писем

Читайте другие бизнес-кейсы по автоматизации рабочих процессов в Битрикс24 и 1С на официальном сайте компании IT-Solution!