Kanban vs Scrum: как найти идеальный баланс гибкости и структуры
В мире Agile правят два титана: Kanban и Scrum. Один — мастер визуализации и непрерывного потока, другой — король спринтов и итераций. Кто из них победит в битве за продуктивность вашей команды? Давайте разберемся.
Содержание статьи:
- Agile: понятие и особенности
- Kanban: понятие и особенности
- Scrum: понятие и особенности
- Чем отличаются между собой Kanban и Scrum
- Как выбрать тот метод, который подойдет вашей команде
- Как можно организовать процессы по Kanban и Scrum
- Scrumban: понятие и особенности
- Как поможет внедрение Kanban в Scrum-процессы
- Что еще полезного можно почитать по теме
Agile: понятие и особенности
Agile нужен, чтобы команды могли быстро реагировать на любые перемены рынка или аудитории, оперативно находить проблемы или ошибки для исправления, а также быстро находить решения для любых ситуаций.
Основной принцип Agile — внимательность к каждому участнику команды. Каждый метод гибкого подхода опирается на то, что работники могут самоорганизоваться и эффективно сотрудничать между собой.
Agile-философия опирается на 4 основополагающих ценности из Agile-манифеста. Их часто придерживаются и kanban-, и scrum-команды:
- Взаимодействие между участниками важнее, чем любые задокументированные процессы;
- Если продукт работает — это важнее, чем исчерпывающая документация по нему.
- Общаться с заказчиком и обрабатывать обратную связь от него приоритетнее, чем работать по прописанному ТЗ.
- Главное — быть готовым к переменам и уметь адаптировать решение, а не следовать только изначальному плану.
То есть, Agile — это в первую очередь общение с клиентом, а также навык быстро реагировать на перемены и корректировать решения так, чтобы продукт оставался актуальным и рабочим.
Kanban: понятие и особенности
Kanban — это метод ведения и контроля рабочего процесса, в основе которого — простая визуализация каждого этапа. С помощью Kanban команда визуализирует все задачи, цели, планы и свой прогресс.
Kanban — способ непрерывного ведения любого проекта, с помощью которого у команды появляется свобода действий, им проще меняться и подстраиваться в случае перемен в запросах и болях клиентов.
Для работы по этому методу используют канбан-доску, где каждый столбец инструмента визуализирует один из этапов работы. Часто используют столбцы с разделением на «Запланировано», «В работе» и «Готово». Каждая новая задача попадает в первую колонку и постепенно передвигается слева направо, пока не окажется выполненной в колонке «Готово».
Конечно, если проект маленький и количество общих задач не превышает даже 5-10, то можно использовать обычную доску в переговорной, на которую сотрудники будут клеить стикеры с заданиями.
Но уже для среднего или крупного проекта понадобится цифровая доска. Так все участники команды в равной мере будут видеть задачи и процесс, смогут отслеживать прогресс и укладываться в дедлайн.
Внедрить канбан-методологию можно при условии, что команда согласна внедрить 4 принципа:
- Визуализировать рабочие процессы. Так работа команды становится прозрачнее и проще — в визуализации помогают доски, карточки и пространства. Каждый новый проект делят на конкретные задания и создают для них карточки.
- Ограничить количество незавершенных задач (WIP). В таск-трекерах, например, в Kaiten, можно указать, сколько одновременно задач может быть в одной колонке — это и есть WIP-лимит. Так команда не перегружается — у них есть ограничение, которое помогает выполнять работу в срок, и не раздувать процессы из-за новых срочных и не очень задач.
- Управлять потоками. Каждый участник команды должен следить за актуальностью своих задачи на канбан-доске. Он также может находить узкие места и снимать блокировки или задержки, чтобы рабочий процесс не останавливался, а шел непрерывно.
- Постоянно совершенствовать. Важно следить за работой всей системы и отдельных отдельные этапов, разбираться в реакциях команды на новые планы, собирать ОС и постоянно улучшать все процессы команды.
Scrum: понятие и особенности
Это еще один гибкий подход к управлению проектами, где вся работа делится на итерации для быстрого достижения общей цели.
Обычно работа команд разделяется на заранее определенные периоды времени — спринты по 1-2 недели. В течение спринта команда стремится добиться производства части продукта.
Особенности: сначала спринт обсуждают на скрам-совещании, определяют ресурсы для выполнения и берут в работу. В процессе такого спринта не добавляют новые задачи и не вносят изменения. После окончания проводят ретроспективу — анализируют результат, делают выводы о работе, определяют сильные и слабые места, обсуждают успехи и неудачи.
Чтобы каждый спринт был эффективным, продакт-менеджеры выстраивают целую систему, в которую входят:
- 5 спринт-контейнеров, внутри которых — планирование действий команды, регулярные планерки, отдельно подведение итогов и аналитика полученных результатов;
- 3 роли или зоны ответственности: их делят внутри команды на владельца продукта, который следит за развитием и составляет бэклог, разработчиков (или исполнителей) и Scrum-мастера, который выполняет роль менеджера и увеличивает производительность команды;
- 3 артефакта для создания прозрачных процессов и их документирования — бэклог продукта с продуманными приоритетами задач, бэклог отдельного спринта и инкремент — достижение основной цели спринта.
Если команда работает по Scrum, то обычно выполняет основные принципы его работы:
- Итеративно развивается. Вся работа проекта делится на части, а между ними участники запрашивают отзывы от заинтересованных сторон. Во время одного спринта команда фокусируется на достижении определенного количества целей.
- Действует в ограниченном периоде времени. Команде проще распланировать задачи в рамках спринта, но при этом оставаться гибкими и способными на быстрые перемены. Кроме того, у команды проходят ежедневные встречи перед началом работы, планирование до спринта и ретроспектива после. Каждый этап ограничен во времени, а от некоторых встреч вообще можно отказаться — как сделали «Инферит FinOps», как мы уже рассказывали в другой статье.
- Самоорганизовывается. У каждого участника есть личная ответственность за этап работы и карточку в колонке. Поэтому сотрудникам проще следить за своими задачами и вовремя их выполнять — а это положительно влияет на общий успех команды и проекта.
- Сотрудничает и всем делится. Все сотрудники работают во взаимном уважении, открыто рассказывают о проблемах и успехах в рабочем процессе. Цель такого подхода — создать общую ценность, а не выигрышно смотреться на фоне коллег.
- Расставляет приоритеты в зависимости от ценности. Если команда выполняет задачи по их приоритетности и ценности, то в конце каждого спринта она сможет добиться высоких результатов.
Чем отличаются между собой Kanban и Scrum
Если говорить коротко о каждом методе, то становится понятно, что:
- Kanban помогает визуализировать все рабочие процессы, ничего не упустить, взять только реально выполнимое количество задач и добиться максимального результата;
- Scrum помогает поделить всю работу на отдельные итерации, создавать промежуточные эффективные результаты, собирать и учитывать отзывы, а также оперативно вносить изменения.
Отличия также можно найти в артефактах, в роли команд и даже в метриках. Чтобы вам было проще разбираться, мы собрали все данные в таблицу:
Как выбрать тот метод, который подойдет вашей команде
Чтобы вам было проще выбирать, советуем обратить внимание на некоторые принципы методов и культуру организации команды. Разберем подробнее.
В каком случае больше подойдет Kanban:
- Нужно убрать десятки или даже сотни зависших задач;
- Важно найти и исправить узкие места в работе;
- Команде необходима качественная визуализация всего процесса, иначе задачи потеряются, а сроки нарушатся;
- Вам приходится постоянно что-то менять в работе, и это нельзя отложить на неделю или больше;
- В команде нет четкого разделения ролей между участниками.
В каком случае больше подойдет Scrum:
- Вы планируете вносить изменения в конкретные периоды, а не пытаться все время под них адаптироваться;
- Команда регулярно получает обратную связь от заказчиков, по которой нужно вносить изменения;
- Весь проект можно разбить на последовательные спринты постепенных улучшений;
- Вы не собираетесь привязывать запуск продукта к строго установленному сроку;
- Вы планируете выстраивать взаимодействия внутри команды, для этого готовы вводить и контролировать роли.
Не всегда нужно выбирать конкретный подход и следовать только ему. Например, вы можете действовать по Scrum, визуализируя процессы на канбан-досках. Или сначала поработать по Kanban, а затем внедрять Scrum.
Помните, что в Agile нельзя найти идеальный подход и двигаться только по нему. Это всегда перемены, развитие и самосовершенствование.
Как можно организовать процессы по Kanban и Scrum
Чтобы внедрить какой-либо из методов, можно воспользоваться таск-трекером, таким, как Kaiten. Его специально разработали в качестве инструмента, с которым удобно пользоваться гибкими методами в работе и управлять задачами.
Инструменты Kaiten для организации работы по Kanban:
Конструктор досок — можно организовать проект любой сложности, с нужным количеством строк и колонок на доске;
Возможности выделения — для карточки можно выбрать определенный тип, настроить дополнительные пользовательские поля, расставить метки и приоритеты;
Отчеты — чтобы отслеживать график выполнения задач, пропускную способность, время цикла;
Разграничение доступа — можно определить, какие карточки и возможности будут у сотрудников;
Несколько досок в рамках пространства — на одном пространстве можно собрать нужное количество досок и отслеживать прогресс проекта;
Блокировка карточек — чтобы участники выполняли работу в правильном порядке и не пытались начать задачу, пока не выполнены предыдущие этапы;
Шаблоны — можно подобрать канбан-доску под свой проект;
WIP-лимиты — чтобы члены команды не брали на себя слишком много работы;
Фильтрация — карточки можно фильтровать по датам, срокам, исполнителям и другим параметрам.
Kanban можно назвать более широким методом по сравнению со Scrum — с его помощью изучают ситуацию, выполняют ее аудит и ищут способы решения отдельных слабых звеньев спринтов. И во всем этом Kanban не требует четко распределять и соответствовать ролям — участники команды чувствуют себя более свободными.
Возможности Kaiten для работы по Scrum
На Scrum-доске одновременно отображается бэклог всего проекта и бэклог текущего или планируемого спринта;
Story points — можно использовать специальное поле для коллективной оценки работы;
Диаграмма сгорания — можно отслеживать производительность по графику задач, которые уже выполняются в спринте и распределять их по типам;
Для каждого спринта можно выставить даты начала и завершения, а также установить цель;
Конструктор досок — с помощью разных настроек можно подготовить доску под проект любой сложности;
Планирование — в рамках Scrum можно продумывать задачи сразу на несколько спринтов и постепенно распределять их между участниками.
Scrumban: понятие и особенности
Согласно Agile-философии команда должна быть гибкой — это касается и организации всех процессов. Но есть сложность: отдельным командам может не подходить ни Scrum, ни Kanban, если внедрять их в «чистом виде».
В этом случае сотрудники могут создать свою собственную методологию, собрав ее из существующих элементов, и назвать ее Scrumban.
Разберем универсальные техники, с помощью которых можно наладить процессы в любой нише:
1. Таск-трекеры и канбан-доски для визуализации процессов
Чтобы легко распределять задачи, нужно описать процессы и создать под них карточки. Так каждый член команды сможет увидеть, на каком этапе находится каждое задание и сколько осталось до дедлайна.
С помощью визуализации становится проще находить «зависшие» и проблемные задачи. Например, будут видны заблокированные задачи, которые сотрудникам приходится держать в голове, но не выполнять по разным причинам. Все процессы становятся прозрачнее и проще, когда на них смотрят «со стороны», это дает преимущество в их решении.
2. WIP-лимиты для реализации этапов проекта
На каждом этапе можно ограничить количество задач в одном разделе и ввести лимит. Чем больше работы будет в колонке, тем ниже эффективность и мотивация команды, ведь сотрудникам нужно справиться со всеми этими задачами, чтобы перейти к следующим. Без лимитов они могут «утонуть» в незавершенной работе и не довести до конца текущие проекты.
Кроме того, с WIP-лимитами становится проще организовать спринт и сделать его жестким по срокам. В начале работы у команды установленное количество задач и оно не может превышать продуманный лимит или растягиваться во времени. Обычно WIP-лимиты выставляют на основе Velocity — количества задач, которые отдел может успеть выполнить в пределах спринта.
3. Контроль процесса
Контроль исправляет слабые места и сокращает необходимое на разработку продукта время, не теряя при этом его ценности.
Поиск узких мест можно выполнить через аудит заблокированных задач. Обычно для этого снимают и анализируют 2 метрики:
- Lead time — время, которое потребовалось с момента начала задачи до ее полного завершения;
- Cycle time — фактическое время, которое ушло на выполнение от этапа «В работе» до «Готово».
Когда менеджер изучит эти метрики, ему станет понятно, какие задачи нужно переработать, чтобы команде было проще справляться со спринтом.
Предположим, разработчик завершает малое количество задач и большинство находится на стадии «Ожидание». Со стороны может показаться, что сотрудник мало работает и его нужно больше нагрузить. Но если проанализировать ситуацию, то станет ясно — Cycle time занимает только 30% от всего Lead time. В этом случае стоит выделить этот цикл в отдельный постоянный процесс потока и поручить его аналитикам. Так разработчик потратит больше времени на свою часть задач.
4. Формирование правил работы команды
Можно определить:
- в какой момент будут приниматься обязательства;
- когда задачи нужно распределить по приоритетам;
- от чего зависит срочность выполнения;
- куда направить рабочие ресурсы в случае простоя.
Все правила необходимо продумать так, чтобы они стали прозрачны и понятны каждому участнику процесса.
5. Обмен ОС на регулярной основе
При Kanban-методе проводят каденции — специальное обязательное мероприятие в рамках методологии, во время которой проходят встречи команды. С помощью каденции участники собирают обратную связь на всех возможных уровнях.
Цель таких собраний — проанализировать данные рабочего процесса и выделить системные проблемы. Это помогает принимать управленческие решения и вести команду к завершению спринтов.
С помощью этих техник Канбан-методов Scrum понемногу превращается в полноценный Scrumban.
Как поможет внедрение Kanban в Scrum-процессы
Это улучшение Scrum-процессов, которое позволяет:
- проще вовремя завершать спринты и соблюдать договоренности;
- тратить меньше времени на реализацию задач — отдельные процессы легко сокращаются в несколько раз;
- четко понять, где точка для принятия обязательств;
- присвоить приоритет каждой задаче и дать сотрудникам понимание, в каком порядке их выполнять.
Еще один способ быстро выполнять задачи и работу — правильно применять тайм-менеджмент.
При желании топ-менеджмент компании может создать доску, на которой будет отображаться динамическое портфолио команды. В этом пространстве будет видно, чем команда занята сейчас, как и куда ей расти. Такая доска делится на 2 типа:
- обязательные проекты — все эти задачи необходимо выполнить, иначе бизнес может оказаться нежизнеспособным;
- проекты-инвестиции — их разработка позволяет разобраться в тенденциях развития для случаев, когда компания запускает новый продукт или захватывает сегмент рынка.
Вот так с помощью Scrum-каркаса и Канбан-методов команда может создать прозрачную и понятную структуры работы над проектом без задержек и заблокированных этапов, все узкие места своевременно исправляются, в процессе работы улучшается не только продукт, но и сами процессы внутри команды.
Что еще полезного можно почитать по теме:
Статьи из блога Kaiten по теме Scrum и Kanban:
Расскажите в комментариях, используете ли вы Scrum или Kanban, пробовали ли дополнять один подход инструментами другого и какие вообще впечатления от их использования?