Как мой Telegram-бот избавил финансовый отдел от рутины и ошибок
Автоматизация внутренней работы финансового отдела: Telegram + Google Таблицы
Поскольку бот по приему заявок клиентов значительно повысил эффективность отдела работы с клиентами, через некоторое время ко обратились из финансового отдела той же фирмы занимающейся арбитражем трафика и арендой аккаунтов ФБ.
Для понимания что такое проекты о которых дальше пойдет речь, вкратце опишу структуру внутреннего устройства: с фирмой работают несколько клиентов, а у клиента может быть несколько проектов для отдельных задач, например, разных рекламных кампаний со своими бюджетами.
Финансовые операции между проектами, такие как переводы, пополнения и выводы средств, совершаются многократно в течении дня. При этом часто происходят открытия новых проектов, с постепенным закрытием существующих. Рост количества проектов и операций с ними, стал приводить к росту количества ошибок и замедлению работы.
Для ведения финансовой отчетности по проектам необходимо было вносить в среднем 2-5 строки изменений в 2-3 Google-таблицы на каждую операцию.
Обычно проведение операции выглядело следующим образом - клиент сообщал менеджеру о намерении, например, перевести средства с одного проекта на другой, менеджер получал подтверждение финансистов и вносил необходимые изменения в таблицы.
Особенности текущего положения дел:
- Внесение данных по операциям (дата, сумма, чек и т.д.) производилось менеджером вручную. При этом, например, операция перевода средств между проектами требует внесения похожих записей в таблицы обоих проектов, что вдвойне времязатратно;
- Создание проектов производилось вручную, также вручную создавались таблицы под новый проект;
- При проведении некоторых типов операций, менеджеру, помимо прочего, было необходимо отправлять дополнительную информацию в различные чаты;
- Не было единых правил именования проектов, в результате один и тот же проект мог по-разному называться в разных таблицах;
- Поскольку данные вносились вручную - отсутствовали проверки корректности данных, проверки достаточности сумм на балансах проектов и т.п.
- Информация по проектам (баланс, ссылки на таблицы и т.д.) находилась в различных таблицах и не была наглядно доступной для менеджеров;
В результате обсуждения сложившейся ситуации и способов её изменения, совместно с заказчиком мы пришли к тому, что для оптимизации работы финансового отдела, по данному направлению, необходимо с помощью автоматизации разгрузить менеджеров и финансистов и сократить количество повторяющейся работы с таблицами.
Решение:
Для снижения нагрузки на менеджеров, для них был разработан инструмент на основе телеграмм-бота, позволяющий осуществлять типовые операции с проектами в автоматизированном режиме.
Для работы бота первым делом были установлены правила именования проектов и создан список всех имеющихся проектов и их параметров, таких как имя, баланс, ссылки на таблицы и т.д.
Этот список находится в Google-таблице и используется ботом как основной источник актуальной информации. В этот же список бот добавляет созданные в нем новые проекты. Данные в списке обновляются с использованием формул Google-таблиц.
Для менеджера в боте реализован поиск и выбор проектов из имеющихся и операции с ними:
При заполнении заявки менеджер видит информацию о проводимой операции и актуальные данные проектов.
После подтверждения операции менеджером, бот отправляет информацию о новой операции в чаты и заполняет таблицы в соответствии с типом операции.
Создание новых проектов трудоемко и для удобства менеджеров было разделено на два этапа: создание макета проекта и публикация проекта. Что позволило на этапе макета создать все необходимые таблицы для подготовки проекта, и позже опубликовать его в общем списке.
Для автоматизированной генерации таблиц проекта у менеджера запрашивается ссылка на любую пустую таблицу, которая заполняется ботом из шаблона и не требует доработки менеджером.
В итоге:
- Более двух лет созданный бот непрерывно облегчает работу менеджеров и финансового отдела. За счет исключения многих типовых ошибок при работе через бота, финансистам не требуется тщательная проверка при одобрении операций менеджеров, а менеджеры больше не заполняют таблицы вручную и не рассылают типовые сообщения в чаты при каждой новой операции;
- На текущий момент в боте около 1200 проектов, большинство из которых созданы через бота;
- За первые 3 месяца 2025 года через бота было проведено более 4000 операций.
Время разработки основного проекта 8 недель.
Если вас интересует автоматизация каких-либо задач, буду рад обсудить сотрудничество в телеграмме: @echostarter