Как мой Telegram-бот избавил финансовый отдел от рутины и ошибок

Автоматизация внутренней работы финансового отдела: Telegram + Google Таблицы

Поскольку бот по приему заявок клиентов значительно повысил эффективность отдела работы с клиентами, через некоторое время ко обратились из финансового отдела той же фирмы занимающейся арбитражем трафика и арендой аккаунтов ФБ.

Для понимания что такое проекты о которых дальше пойдет речь, вкратце опишу структуру внутреннего устройства: с фирмой работают несколько клиентов, а у клиента может быть несколько проектов для отдельных задач, например, разных рекламных кампаний со своими бюджетами.

Финансовые операции между проектами, такие как переводы, пополнения и выводы средств, совершаются многократно в течении дня. При этом часто происходят открытия новых проектов, с постепенным закрытием существующих. Рост количества проектов и операций с ними, стал приводить к росту количества ошибок и замедлению работы.

Для ведения финансовой отчетности необходимо было вносить в среднем 2-5 строки изменений в 2-3 Google-таблицы на каждую операцию по проектам.

Обычно проведение операции выглядело следующим образом - клиент сообщал менеджеру о намерении, например, перевести средства с одного проекта на другой, менеджер получал подтверждение финансистов и вносил необходимые изменения в таблицы.

Особенности того положения дел:

  • Внесение данных по операциям (дата, сумма, чек и т.д.) производилось менеджером вручную. При этом, например, операция перевода средств между проектами требует внесения похожих записей в таблицы обоих проектов, что вдвойне времязатратно;
  • Создание новых проектов и таблиц происходило вручную;
  • При проведении некоторых типов операций, менеджеру, помимо прочего, было необходимо отправлять дополнительную информацию в различные чаты;
  • Не было единых правил именования проектов, в результате один и тот же проект мог по-разному называться в разных таблицах;
  • Поскольку данные вносились вручную - отсутствовали проверки корректности данных, проверки достаточности сумм на балансах проектов и т.п.
  • Данные о проектах (балансы, ссылки и т. д.) были разбросаны по таблицам и не отображались наглядно;

В результате обсуждения сложившейся ситуации и способов её изменения, совместно с заказчиком мы пришли к тому, что для оптимизации работы финансового отдела, по данному направлению, необходимо с помощью автоматизации разгрузить менеджеров и финансистов и сократить количество повторяющейся работы с таблицами.

Решение:

Для снижения нагрузки на менеджеров, для них был разработан инструмент на основе телеграмм-бота, позволяющий осуществлять типовые операции с проектами в автоматизированном режиме.

Для обекспечения работы бота первым делом были установлены правила именования проектов и создан список всех имеющихся проектов и их параметров, таких как имя, баланс, ссылки на таблицы и т.д.

Как мой Telegram-бот избавил финансовый отдел от рутины и ошибок

Этот список находится в Google-таблице и используется ботом как основной источник актуальной информации. В этот же список бот добавляет созданные в нем новые проекты. Данные в списке обновляются с использованием формул Google-таблиц.

Для менеджера в боте реализован поиск и выбор проектов из имеющихся и операции с ними:

Как мой Telegram-бот избавил финансовый отдел от рутины и ошибок
Как мой Telegram-бот избавил финансовый отдел от рутины и ошибок
Как мой Telegram-бот избавил финансовый отдел от рутины и ошибок

Менеджер при заполнении заявки сразу видит данные об операции и актуальные сведения по проектам.

После подтверждения менеджером бот автоматически отправляет данные в чаты и вносит изменения в таблицы согласно типу операции.

Необходимые таблицы создаются ботом из шаблона в который вносится актуальная информация (имя проекта, процент проекта и т.д.).

Как мой Telegram-бот избавил финансовый отдел от рутины и ошибок

В итоге:

  • Более двух лет созданный бот непрерывно облегчает работу менеджеров и финансового отдела. За счет исключения многих типовых ошибок при работе через бота, финансистам не требуется тщательная проверка при одобрении операций менеджеров, а менеджеры больше не заполняют таблицы вручную и не рассылают типовые сообщения в чаты при каждой новой операции;
  • На текущий момент в боте около 1200 проектов, большинство из которых созданы через бота;
  • За первые 3 месяца 2025 года через бота было проведено более 4000 операций.

Время разработки основного проекта 8 недель.

Если вас интересует автоматизация каких-либо задач, буду рад обсудить сотрудничество в телеграмме: @echostarter

1
Начать дискуссию