Потерять 5 миллионов из-за несогласованности: как бизнес может избежать ошибок в управлении отделами

Менеджеры могут терять клиентов из-за того, что долго не могут получить коммерческое предложение. Товар на складе не отгружается неделями из-за того, что заказ клиента не передали начальнику склада или, что ещё хуже, не запустили заказ в производство. Бухгалтерия не подготовила документы, потому что записка от менеджера с важной информацией потерялась среди вороха документов. Всё это про несогласованность действий между отделами компании и это лишь часть проблем, которые неминуемо ведут к потере прибыли, потому что клиенты в итоге уходят от вас.

В статье мы рассмотрим основные причины потери миллионов рублей из-за несогласованных действий отделов и предложим способы их устранения ведь успех любого бизнеса во многом определяется эффективностью управления его подразделениями.

Одним из основных факторов, приводящих к потере выручки, является отсутствие четкой структуры взаимодействия между подразделениями компании. Без четкого понимания того, кто за что отвечает и как эти отделы взаимодействуют, сложно ожидать эффективного выполнения задач. Это приводит к тому, что отделы могут дублировать работу друг друга, не координировать свои действия и в результате терять время и деньги.

Решение:

• Определите конкретные цели и задачи для каждого отдела и сотрудника.

Абсолютно у любого сотрудника вашей компании есть свой круг задач, которые преследуют определённые цели. В бухгалтерии это своевременная отчётность в ФНС, вовремя и корректно оформленные документы. В отделе продаж, это могут быть планы по звонкам и продажам. На складе – своевременные отгрузки, на производстве – готовая продукция в конкретном объёме и минимизация потерь на брак.

• Создайте структуру взаимодействия между отделами и определите как они будут общаться друг с другом.

Иными словами, необходимо создать некий регламент взаимодействия между отделами и реализовать его на корпоративном портале МегаПлан. Или в той же CRM сотрудники могут обсуждать все дела и по каждой конкретной задаче может вестись история взаимодействий. Например, отделу по работе с клиентами нужно рассчитать стоимость реализации проекта, он ставит задачу на проектный отдел, указывает сроки выполнения задачи. Все обсуждения по деталям проекта происходят внутри этой задачи.

• Разработайте систему отчетности, которая позволит контролировать работу каждого подразделения.

Немного похоже на пункт с целями отделов, но суть в том, что у каждого подразделения есть ключевые моменты, по которым можно замерять эффективность работы. В продажах это может быть количество звонков, выручка и конверсии в сделку, на производстве количество брака в отношении к выпущенной продукции и т.д. Все эти данные могут автоматически фиксироваться в корп. портале.

Неэффективное управление проектами также может привести к существенным потерям для бизнеса. Если проекты не контролируются должным образом, они могут быть выполнены с ошибками или не вовремя, что приведет к снижению качества работы и потере клиентов.

Решение:

• Разработка системы управления проектами, включающей планирование, отслеживание прогресса и управление ресурсами.

• Обучение сотрудников методам управления проектами и обеспечение их необходимыми ресурсами.

• Регулярное проведение анализа результатов проектов и выявление возможных проблем.

Отсутствие доступа к необходимой информации также может быть причиной потери выручки. Если сотрудники не имеют доступа к данным или информация предоставляется несвоевременно, это может привести к неправильным решениям и, как следствие, к потере потенциальных клиентов или партнеров.

Решение:

• Обеспечение доступа к информации для всех сотрудников.

• Разработка и внедрение системы обмена информацией между отделами.

• Проведение регулярных встреч и обсуждений для обмена опытом и выявления возможных проблем.

Отсутствие корпоративной культуры также может стать причиной потери выручки из-за отсутствия мотивации у сотрудников и отсутствия понимания общих целей компании.

Если в компании нет четких ценностей и правил, это может привести к конфликтам между отделами и снижению эффективности работы.

Решение:

• Формирование корпоративной культуры, основанной на общих ценностях и целях компании.

• Вовлечение сотрудников в процесс принятия решений и создание условий для их профессионального развития.

• Организация мероприятий, направленных на укрепление командного духа и развитие корпоративной культуры.

Очень важно, чтобы взаимодействие между отделами было согласованным и всё работало как часы, потому что отсутствие четкой структуры взаимодействия приводит к проблемам в управлении проектами, что может привести к потере выручки и снижению конкурентоспособности компании.

Внедрение CRM-системы или корпоративного портала поможет улучшить согласованность действий между отделами за счет автоматизации процессов управления проектами. По сути, у вас появляется единая база данных, в которой храниться информация о клиентах, задачах, проектах и других важных рабочих моментах.

Это позволяет сотрудникам быстро получать доступ к нужной информации и принимать более обоснованные решения. Кроме того, CRM-система может автоматически напоминать сотрудникам о задачах и контролировать их выполнение, что также поможет улучшить согласованность действий.

Больше полезной информации в нашем Телеграм-Канале