12 правил постановки задачи и работы в таск-системе от которых зависит 70% успеха внедрения.

Таск-система — это сердце бизнеса, которое запускает все остальные процессы. Я убеждён, что без таск-системы невозможно эффективно взаимодействовать двум и более сотрудникам.

Хочу поделиться 12 правилами, которые родились за последний год плотной работы с таск-системами и их внедрения в бизнесы. Правила разбиты на 3 категории: сама система, проект и задача.

1. Ставить задачи только в системе – главное правило. Любая мысль, идея, проект должны быть отражены в системе в соответствующем разделе. Это "пища" таск-системы.

2. Поддерживать актуальность – сюда относится регулярный пересмотр системы (убрать лишнее, разложить по проектам и спискам) и отсутствие просроченных задач более чем на 2 дня.

3. Разделять: 1 доска = 1 направление – вам должно быть удобно пользоваться системой и искать информацию. Задавайте себе проверочный вопрос: “Где всё про …?”. Доска должна отражать отдельный участок компании с его идеями, задачами в работе, планами на месяц.

4. Контроль уведомлений в системе – проверяйте инбокс, реагируйте на действия других участников. Только при активном взаимодействии людям становится интересно работать внутри.

5. Информация о проекте в одном месте – проект должен содержать всю необходимую справочную информацию (документы, файлы, материалы, важные для работы), чтобы не приходилось искать её в других местах.

6. Последовательность действий и дедлайн – проект должен отражать дорожную карту: что нужно сделать и к какому сроку. Это помогает мозгу двигаться вперёд.

7. Понятный следующий шаг – главное правило: чтобы двигаться вперёд, всегда должен быть понятный следующий шаг (оформленный по всем правилам постановки задачи), который продвинет проект. Нет шага — проект или цель зависли.

Наш мозг не простой тип. Если задача ему непонятна, он будет её саботировать. Поэтому этот раздел критически важен.

8. Начать с глагола – задача должна быть понятна мозгу, не вызывать дополнительных вопросов и побуждать к действиям. Например: написать, позвонить, провести встречу, внести правки.

9. Ответственный – обязательно укажите того, кто будет выполнять задачу.

10. Срок – установите планируемый срок. Лучше ошибиться и переставить, чем не поставить и забыть.

11. Описание/материалы – конкретизируйте задачу: напишите короткий список шагов или критериев результата, который хотите получить. Это позволит сотрудникам без дополнительных вопросов приступить к работе.

12. Результат в задаче – после выполнения прикрепите результат или напишите короткий комментарий. Одна из ценностей таск-системы — это история взаимодействия и материалы по задаче, к которым можно вернуться.

P.S. Кстати, эту статью можно забрать в регламенты компании или поделиться с сотрудниками.