Дашборды отдела продаж в Yandex DataLens и расчеты KPI из данных сервиса “Мой Склад”, аналитическое хранилище данных для оптовой компании
Всем привет! В этом кейсе мы расскажем историю одной крупной оптовой компании, которая обратилась к нам за реализацией дашбордов в BI системе Yandex DataLens
Клиент и проблема
Клиент - крупная оптовая компания из Республики Татарстан. К сожалению, мы не можем указать ее настоящиееназвание, поэтому назовём ее компания X. Компания является лидером продаж в своей категории в своем регионе. Так же у компании есть своя розничная сеть из более чем 8 магазинов. Поставки осуществляются так же в другие страны (Китай, Германия, Турция)
Летом 2024 года компания обратилась к нам с запросом на создание аналитических BI дашбордов. Основная работа компании по товарному учету, отгрузкам и заказам ведётся через облачный сервис "Мой Склад". Но внутренней аналитики при большом количестве данных оказалось недостаточно, хотелось расширить возможности системы, взять данные изнутри и повертеть под разными углами. Чего не хватало в аналитике сервиса:
- Нет возможности вывести персональную аналитику для каждого менеджера. Менеджер видит все показатели всех менеджеров, менеджер не видит свой личный план по продажам в рублях и в килограммах
- Нет аналитику необходимых метрик для данного вида бизнеса
- Нет аналитики контрагентов и их активности, частоты заказов
- Нет аналитики товарных остаток, которые залежались на складе и давно не продаются
- Нет удобной аналитики по контрагентам в срезе разных юр.лиц (есть компании, которые работаю с разных ООО и ИП, хотя по факту это одна компания, нужно объединить их в аналитике)
- Нет удобной аналитики для контроля дебиторской задолженности клиентов компании
Для реализации были обозначены следующие задачи:
- Настроить импорт данных из системы МойСклад в облачную базу данных PostgreSQL
- Настроить сервис для внесения плановых значений по сотрудникам/брендам
- Объединить фактические и плановые значения, провести обработку и очистку данных, собрать аналитические витрины для дашбордов, обеспечить быструю работу системы аналитики
- Визуализировать данные в итоговые дашборды с помощью российской BI платфорты Yandex DataLens
Ход работ и планирование дашбордов
Заказчик обратился к нам без конкретного технического задания, поэтому за сбор тех.задания мы сели совместно. С помощью нашей технологии мы собрали все запросы и боли клиента, разобрались в структуре компании, ключевых метриках, отделах и их задачах. Для работы с планированием мы используем фреймворк на базе сервиса Miro
В общем виде наш фреймворк выглядит так. На этом этапе ОЧЕНЬ ВАЖНО определить, что мы делаем, а что для нас не важно и мы это упускаем. Цель дашбордов - обеспечить доступ только к тем данным, которые действительно будут помогать принимать решения и оптимизировать работы.
На основании полученных данных о работе компании мы совместно спланировали, какие доступы, страницы и чарты (графики) у нас должны получиться на дашбордах
Чтобы согласовать структуру - нам нужно накинуть вот такие макеты. Вот вам пример, на то чтобы понять что нам нужно на одной странице - мы потратили 2,5 часа.
Как это происходит? Моя цель помочь заказчика натолкнуть на нужные вопросы в его голове. Т.е. я не могу ему сказать "Кароче, вот будет так и так и так, ок?". Я должен понять, а что реально важно для него и чего он сам хочет. А как правило он не понимает чего хочет. Чем то напоминает коучинговую работы, где коуч не дает советов, а как бы наталкивает клиента к решению с помощью своих вопросов.
Всего страниц планируется 4-5. А еще ограничение доступов по сотрудникам. Итого минимум около 10 часов работы только на согласование структуры дашбордов, чтобы всё получилось по уму
Дашборды в Yandex DataLens
Мы организовали автоматическую выгрузку данных из их аккаунта в облачную Базу Данных, и каждые 5 минут обновляем данные в хранилище, накапливая историческую информацию. Далее мы обработали информацию, дополнили ее своими источниками (Например, МойСклад не дает выставить свои KPI на сотрудников, мы добавляем этим планы отдельно из Google Sheets).
Далее к этому хранилищу мы добавляем визуализацию в Yandex DataLens, и получаем готовую панель управления!
Доступы есть не только у собственника, а так же у каждого сотрудника свой персональный дашборд, в котором видно только его данные. Так же у РОПа свой вариант, с урезанным функционалом.
Больше сотрудники не заполняют эти чертовы Гугл табличку и отчеты в чатах, экономят кучу времени и видят наглядно свои результаты.Какой получился дашборд - смотрите ниже. Данные конфиденциальны, поэтому мы заменили все на случайные цифры. А так же вы можете самостоятельно прогуляться по демо-версии
Поможем вашему бизнесу
Напишите нам в Telegram и наш специалист в формате видео-встречи покажет, какие инструменты нужно внедрить в ваш бизнес, чтобы снизить расходы, понимать движение денег в компании, эффективнее управлять компанией, опираясь на цифры
Подписывайтесь на наш Телеграм-канал, там еще больше интересного контента