Создание системы показателей для учета в малом бизнесе
Введение
Если коротко, система показателей - это набор таблиц, графиков по ключевым аспектам вашей деятельности. В статье разберем с чего начать создание системы показателей и что это дает.
Зачем нужны показатели
Сколько нужно в следующем месяце вложиться в рекламу? Нужен ли нам еще один человек на производство? Сколько мы ориентировочно сможем заработать в следующем квартале? На что мы можем рассчитывать? Что нужно для того, чтобы сделать выручку N за год?
Все эти вопросы сложно решать, не имея данных, и без понимания из чего складывается конечный результат.
Показатели по сути раскладывают весь проект на цифровые составляющие.
Конечный результат - прибыль N руб. Эти N руб получаются как разница Приход - Расход. Это тоже числа. И их тоже можно дальше декомпозировать.
В итоге мы придем к часам исполнителей, единицам товаров и т.д.
Для начала надо сделать такую декомпозицию и у каждого она будет своя.
Важный момент - мы не считаем цифры в отрыве от главного показателя. Мы из главного показателя получаем все остальные.
Конечно возникает соблазн начать учет того, что легко считать (например, оценки по удовлетворенности клиентов) - но как это влияет на прибыль? Есть ли прямая зависимость? Лучше сосредоточиться на тех показателях, которые напрямую влияют на конечный результат.
Получив такую декомпозицию (или ФОРМУЛУ) мы можем подставить текущие данные и понять почему мы имеем то, что имеем. Наш текущий результат - не случайность, а результат действия вашей формулы и текущих показателей.
Так зачем нужны эти показатели? Мы можем начать их подкручивать в нужную сторону. Сначала мысленно (в Excel), а затем на практике.
- Что будет, если мы увеличим бюджет рекламы в 2 раза?
- Что будет, если мы увеличим количество человеко-часов по услуге N на 30%?
- Что будет, если мы сможем увеличить конверсию из Демо в Лида на 10%?
Мы получим количественные оценки влияния на прибыль. И сможем оценить и принять решение - пробовать это внедрять или нет.
Если мы не понимаем структуру своей прибыли, то будем как слепые котики все подряд пробовать - при достаточном количестве ресурсов (деньги, время, энергия, люди) мы тоже получим какой-то результат. Но зачем бродить в темноте, когда есть прекрасный маяк в виде системы показателей, ясно демонстрирующих куда надо двигать, чтобы получить дополнительную прибыль.
Предпосылки для создания системы учета показателей
Звучит неплохо, но как все это учитывать и построить такую систему показателей? Наверняка вы уже ведете учет каких-то показателей или вели, но периодически забывали заносить данные.
В моей практике ручной учет возможен только тогда, когда занесение данных будет 1 раз в месяц и только по самым ключевым параметрам. Если это будет чаще, то скорее всего просто будут пропуски и со временем система не будет работать.
Крайне важно, чтобы данные собирались автоматически (ну или хотя бы полуавтоматически, чтобы их можно было потом извлечь в любое время за прошлые периоды).
Данные должны храниться в цифровом виде с привязкой к датам. Иначе это не будет работать.
Где можно хранить эти цифровые данные
- внешние сервисы, но с возможностью вытащить эти данные в нужном формате (Excel, CSV или по API).
- Excel файлы или Google Disk
- своя база данных с веб-сервисом для внесения и визуализации данных.
Желательно, конечно, минимизировать затраты за учет. Если это дорогой и ручной учет, то внедрение такой системы учета будет двигаться со скрипом. В идеале данные должны собираться косвенно и не требовать каких-то дополнительных внесений записей в систему. К примеру, пользователи создают задачи, выполняют их, меняют статусы - это уже куча данных в системе, которые оседают в ней и на основе которых можно строить свои показатели.
Какой способ выбрать?
Если есть бюджет и специалисты, то собирать данные в свою базу данных и создавать отчеты по ключевым показателям.Если нет бюджета, то Excel в помощь - все показатели можно считать и там, просто будет больше ручного труда, не будет разграничение доступа, но для старта вполне подойдет.
Как создать систему показателей
Посмотрите на свою Формулу и подумайте, какие показатели вы уже можете автоматически собирать? Какие показатели вы могли бы потенциально начать вести учет в цифровом виде и каких ресурсов это потребует?
Каждый показатель мы должны измерять во времени. В целом не так важно абсолютное значение показателя, как его изменение во времени.
Конечные отчеты будут выглядеть примерно так:
- строки - это периоды (недели, месяцы, кварталы, годы),
- столбцы - это ключевые показатели по определенной подсистеме, например, HR,
- в шапке таблицы мы можем указать целевые показатели на период (на год).
Пример таблицы (и как ее реализовать на нашей платформе) можно посмотреть здесь.
У каждого показателя можно добавить подтаблицу, чтобы можно было понять из чего получилось это значение (кто сделал результат по нему, или кто недоработал).
В итоге у вас будет несколько подобных таблиц:
- финансовая - основные показатели Прибыль, Приход, Расход;
- маркетинг - трафик, конверсии, лиды, запросы демо, создание контента, реклама;
- продажи - лицы, квалификация лидов, КП, клиенты;
- производство - реализованные единицы, закрытые сметные часы, этапы и т.д;
- HR - кандидатов, собеседований, стажеров, общая нагрузка.
Нюансы при создании системы учета
- Важны показатели именно во времени, а не само по себе значение. Показатели будут меняться во времени и наша задача докручивать каждый показатель в нужную сторону.
- Отбросьте пока все, что не влияет на показатели. Вам может казаться это важным, но по факту на показатели это не влияет. Просто на время сосредоточьтесь именно на значениях нужных вам показателей.
- Если есть числовой показатель, то можно поставить цель на него. И затем оценить план-факт. Когда у вас есть цифры, не стоит вопрос как мне поставить цель.
- Анализируйте почему не удалось добиться планового значения. Или наоборот, что именно дало результат в итоге? Уменьшайте нерабочие моменты и все внимание на то, что работает и дает основной результат.
- У каждого показателя должен быть человек, который отвечает за него. Изначально вы отвечаете за все показатели. Но постепенно вы можете отдавать какие-то показатели на "аутсорс". Вот вам и простое толкование такого понятия как "делегирование" - если человек закрывает какой-то показатель и достигает целей по нему, то значит он справляется со своим направлением. Также мотивация человека может быть завязана на обеспечение целевых значений по своим показателям
- Показатели должны быть сбалансированными. Нет смысла нагонять кучу лидов, если продажи или производство не способно их принять. Показатели должны подтягиваться друг за другом. И целевые значения должны быть приняты с пониманием важности баланса. Плановые показатели идут от верхних плановых значений, но при этом и учитывать реальные возможности снизу. Система показателей нужна не для обеспечения чуда, а для того, чтобы понять за счет чего мы можем подкручивать конечный результат.
- Сбор данных должен быть автоматическим. Пользователь делает действие в личном кабинете на сайте согласно бизнес-процессам, а данные сохраняются в системе. И на основе этих данных и будут строиться показатели. Никаких искусственных занесений метрик - иначе они просто постепенно забудутся. Важно, чтобы пользователь никак не мог обойти момент сохранения данных для метрик (это не отдельное ручное действие, а встроенная часть бизнес действия).
Заключение
В нашей системе исполнения проектов считаются большинство параметров по основным областям. Плановые показатели ставятся на год. Цели на конкретное исполнение ставятся на месяц.
Весь учет показателей идет в базе данных, некоторые данные забираются по АПИ из других систем (например, Яндекс Метрика).
Если вы планируете начать создавать свою систему показателей, то план действий примерно будет такой:
- Определение формулы для прибыли с декомпозицией на атомарных переменных (которые уже проблематично разложить на составляющие).
- Создание таблиц учета + определение как вы будете заносить данные.
- Моделирование - подкручиваем в Excel показатели и смотрим как это влияет на прибыль.
- Начало деятельности и сбор данных.
- Анализ данных и выставление плановых показателей. Определение мест, где надо улучшить показатель.
Источник: