Как упростить коммуникацию PR-агентства с экспертами: Взгляд на инструмент Коллабы со стороны подрядчика

Коммуникации с подрядчиками редко обходятся одной цепочкой писем или диалогом в мессенджере. Часто общение разрастается на десятки чатов на разных платформах разными составами людей, разобраться в которых бывает непросто. Новый сервис от Битрикс24 Коллабы решает эту проблему, предоставляя единое пространство для взаимодействия с внешними специалистами. PR-агентство Rassvet.digital одним из первых протестировало продукт— PRD Анастасия Алайцева делится своими впечатлениями.

Работа в PR подразумевает большое количество общения — и не только с медиа. Менеджерам необходимо быть на связи с экспертами заказчика, чтобы создавать уникальный контент с глубокой экспертизой и не допускать ошибок по части знания продукта, отрасли и технических подробностей.

Битрикс24 — достаточно крупный клиент, с которым мы работаем давно. Потому в этом случае речь идет о десятках контактных лиц, с которыми мы генерируем темы публикаций, собираем фактуру для текстов, согласовываем материалы. Раньше вся коммуникация велась в почте, мессенджерах. Количество новых чатов росло в геометрической прогрессии. С одним и тем же экспертом могло быть несколько параллельных веток на разных платформах.

Стоит также учесть, что, как правило, сотрудники агентства задействованы в работе над несколькими проектами, а также общаются с медиа, партнерами, получают рекламные рассылки и личные сообщения. Контролировать и сортировать этот поток — задача, требующая концентрации, сил и времени.

Мы знали, что команда Битрикс24 работает и общается между собой внутри собственной системы, а заходить в тот же Telegram специально для коммуникации с PR-агентством некоторым экспертам было неудобно. Потому, когда коллеги предложили нам присоединиться к своей платформе на этапе тестирования — мы сразу согласились. Дополнительной мотивацией для нас стала возможность посмотреть изнутри на продукт, продвижением которого нам предстояло заниматься после официального релиза. Так что мы могли убить двух зайцев — глубже погрузиться в контекст и решить проблему с множеством чатов.

Коллаба — это пространство для совместной работы с внешними командами и подрядчиками. По сути — часть онлайн-сервиса для управления бизнес-процессами Битрикс 24.

Как правило, доступ в Битрикс24 ограничен: его дают сотрудникам компании-заказчика и администраторам. Но в Коллабу можно также приглашать подрядчиков: фрилансеров, агентства, поставщиков и т.д. Тогда они получат доступ к некоторым возможностям сервиса Битрикс24:

Идея продукта простая: вся история взаимодействия между командами находится в одном пространстве. Каждый сотрудник с соответствующим правом доступа может в любой момент легко восстановить последовательность событий, связаться с участниками проекта и найти нужный файл.

Это удобно для обеих сторон. Заказчику не приходится переходить для общения с исполнителями в мессенджеры и почту, не теряется важная информация о проекте. Подрядчик — получает удобные инструменты для работы.

Перед началом работы с Коллабами у нашей команды были опасения, что переход на платформу затормозит бизнес-процессы. В конце концов, нужно время на обучение и адаптацию к новому инструменту. Но на деле привыкнуть к системе удалось практически мгновенно — у нее понятный и логичный интерфейс. По сути в Коллабах собран функционал, которым мы и так привыкли пользоваться — только теперь не нужно переключаться между приложениями.

Еще один плюс для нас — Коллаба одинаково хорошо работает и с десктопа, и с телефона. А, значит, мы по-прежнему всегда и везде можем оставаться на связи и быстро принимать решения.

Скорость нашей работы начала расти. Ушли дополнительные этапы согласований. Раньше, чтобы назначить звонок с нужным экспертом, нам необходимо было идти к сотрудникам PR-отдела Битрикс24 и узнавать у них, в какое время можно это сделать. Теперь мы можем просто открыть календарь, увидеть свободные слоты и поставить встречу.

Стало проще вводить в курс дела новых членов команды и сотрудников после отпуска. Вся база знаний с удобной навигацией и поиском — теперь в едином окне. Не нужно пересылать друг другу скриншоты и множить сущности.

В лучших традициях таск-трекеров, мы можем ставить задачи друг другу и, что немаловажно, экспертам на стороне клиента: дослать дополнительную информацию или скриншоты, посмотреть план статьи, проверить текст интервью или колонки. Вместо договоренностей на словах у нас есть понятные дедлайны и зоны ответственности. И если в каких-то направлениях проект буксует, мы сразу видим, на чьей стороне мяч.

Важной для нас фичей продукта стала автоматическая расшифровка звонков и их резюмирование благодаря ИИ-ассистенту CoPilot FollowUp. Во-первых, мы можем сразу отправлять фактуру по итогам интервью с экспертами на редактуру — а значит, меньше времени уходит на подготовку текстов.

Во-вторых, по итогам каждого звонка ИИ-ассистент присылает в чат подробный отчет. В нем содержится не только саммари разговора, но и озвученные задачи, которые можно быстро перенести в трекер. CoPilot оценивает активность участников: кто был особенно полезен, а кто — наоборот, вносил деструктив. Эта информация порой отрезвляет и дает пищу для размышления. Например, мы сократили состав некоторых регулярных встреч — и у ряда сотрудников появилось больше времени на другие задачи. Ассистент также дает рекомендации, как повысить эффективность будущих встреч. Многие из них мы реально берем на вооружение и стараемся применять. С CoPilot можно пообщаться и просто так — например, попросить его примерить на себя роль аналитика и поштормить на тему текущей PR-стратегии.

Благодаря переходу в Коллабу повысилась безопасность коммуникации по проекту. В Telegram легко взломать аккаунт, если у пользователя простой пароль или нет двухфакторной аутентификации. Еще одна проблема — человеческий фактор: бывших сотрудников можно случайно забыть в рабочих чатах, и они продолжат видеть важные сообщения. В Коллабах такой проблемы нет: информация надежно защищена, действует строгая политика доступов. Удаленные участники автоматически теряют доступ к данным.

Перейдя на Коллабы, мы решили сразу две большие задачи: навели порядок в коммуникациях с большим клиентом и получили возможность изучить сам продукт, пусть и только базовые его возможности. Наши сотрудники стали лучше понимать, как устроены процессы у клиента, а наше общение с командой Битрикс24 стало более структурным и эффективным.