Разработка регламента рабочего процесса: как устранить простои в производстве

Каждое производство сталкивается с проблемами, возникающими из-за поломок и простоя оборудования. Причинами часто становятся неточные действия сотрудников при работе с техникой или отсутствие своевременной диагностики. В этой статье я расскажу, как стандартизация рабочих процессов и внедрение регламентов на предприятии позволили устранить постоянные ошибки на производстве, сократить простои и повысить эффективность работы специалистов.

1. Отсутствие понятных инструкций по устранению проблем с оборудованием.

Сотрудники не знали, какие действия предпринимать при сбоях в работе оборудования, что приводило к затяжным простоям. Большая часть знаний о ремонте находилась у опытных работников, но не была документирована и передавалась только устно. Новые сотрудники испытывали трудности в освоении процессов, так как не было четкого алгоритма диагностики и устранения неисправностей.

2. Потеря времени и смена фокуса внимания руководителей цехов при каждой поломке.

Руководители были вынуждены лично разбираться в каждой поломке, что отвлекало их от выполнения стратегических задач. Время, затрачиваемое на выяснение причин неисправностей, снижало эффективность работы всей производственной линии. Отсутствие четкой структуры действий при сбоях приводило к повторяющимся задержкам в работе.

3. Отсутствие единого регламента проведения ремонтных работ.

Каждое подразделение действовало по-разному, что создавало хаос и замедляло процесс устранения неисправностей. Не было фиксированного порядка обращения к техническим специалистам и распределения задач между сотрудниками. Не регламентировались критерии необходимости привлечения сторонних специалистов, что вело к ненужным затратам.

4. Неэффективная коммуникация между подразделениями.

Информация о поломках передавалась хаотично, что усложняло процесс их устранения. Сотрудники не имели единой платформы для фиксации данных о неисправностях, что приводило к повторяющимся проблемам. Отсутствие оперативного взаимодействия между техническими специалистами и цехами увеличивало время простоя оборудования.

5. Отсутствие ответственного сотрудника за контроль и фиксирование эффективных методов ремонта.

Не было назначенного специалиста, который бы следил за накоплением и обновлением знаний по ремонту. Успешные методики устранения неисправностей не фиксировались, что приводило к повторению уже решенных проблем. Без ответственного лица процессы усовершенствования системы ремонта затягивались и теряли эффективность.

6. Неправильное распределение задач.

Простые процедуры ремонта, которые могли выполнить сотрудники цехов, передавались на уровень руководства, перегружая его ненужными задачами. Вызов сторонних специалистов происходил даже в случаях, когда неисправности можно было устранить силами сотрудников производства. Это приводило к дополнительным затратам, увеличению времени простоя оборудования и снижению общей производительности производства.

Работы по управлению бизнес-процессами и их оптимизации начались с анализа всех ключевых подразделений, включая отдел продаж и производство. После успешной цифровизации основных процессов мы сосредоточились на выявлении узких мест, мешающих эффективной работе, в том числе на проблемах с ремонтом оборудования. Анализ проводился через общение с сотрудниками цехов и руководством, а также путем фиксации их действий при возникновении неисправностей. Более подробно узнать о разработке бизнес-процессов здесь. Это позволило создать структурированный алгоритм устранения поломок, который легко внедрялся в рабочие процессы и повысил качество обслуживания оборудования.

После анализа и общения с сотрудниками цехов и руководством была разработана методика, позволяющая сократить время простоя за счет комплексного решения проблемы. Для каждого уровня внедрены четкие процедуры проведения ремонтных работ и стандарты обучения.

Разработанные уровни устранения поломок:

1. Первый уровень – сотрудники цеха.

Сотрудники цеха первыми сталкиваются с неисправностями оборудования. Для них был разработан четкий алгоритм самостоятельного устранения мелких неисправностей, таких как очистка, перезапуск, проверка соединений и базовая диагностика. Все сотрудники прошли обучение по использованию инструмента и базовым методам ремонта. В случае, если проблему не удается устранить в течение установленного времени, она передается на следующий уровень.

2. Второй уровень – руководители цехов.

Руководители цехов контролируют выполнение ремонтных работ и координируют процесс устранения неисправностей. Руководители цехов проводят диагностику оборудования, выполняют самостоятельный ремонт на основании инструкций и чек-листов, а также консультируются с сервисным инженером. Если поломку невозможно устранить своими силами, они передают заявку на вызов сторонних специалистов. Руководители фиксируют все проблемы и при передаче заявки работают по новому стандарту, который позволяет лучше анализировать внутренние проблемы и создавать базу знаний для улучшения ремонта в будущем.

3. Третий уровень – сервисный инженер и сторонние специалисты.

Если поломка выходит за рамки компетенции сотрудников и руководителей цехов, подключается сервисный инженер. Он проводит детальную диагностику, принимает решение о необходимости замены деталей или вызова сторонних специалистов. При необходимости организуется закупка запчастей и планируется время выполнения ремонта с минимальным влиянием на производственный процесс.

Результат внедрения процесса на производстве:

После анализа текущей ситуации и обсуждения с сотрудниками цехов и руководством была разработана методика, которая значительно сократила время простоя оборудования. Мы выстроили четкую систему устранения неисправностей на каждом уровне, начиная от сотрудников цехов и руководителей, до сервисного инженера и привлеченных специалистов. Для каждого из этих уровней были созданы подробные инструкции и обучающие материалы, что позволило стандартизировать процесс ремонта. В результате уже в первую неделю работы обновленной системы удалось полностью отказаться от вызова сторонних специалистов в большинстве случаев, а сотрудники цехов смогли оперативно устранять неисправности и продолжать выполнение своих задач без длительных простоев.

Внедрение комплексного подхода к ремонту оборудования позволило:

Данный кейс показывает, что управление бизнес-процессами, их стандартизация и оптимизация могут значительно улучшить работу предприятия, снизить затраты и повысить качество выполнения заказов. Если вам важно избежать ошибок при стандартизации процессов и разработать регламенты для малого бизнеса с нуля, обращайтесь.

Если вы хотите оптимизировать процессы в своей компании, обращайтесь к нашим экспертам — мы поможем вам разработать эффективные решения.