Почему сотрудники не выполняют инструкции? Налаживаем исполнение регламентов

Разработали отличный регламент бизнес-процесса, а сотрудники его не исполняют? Это распространенная проблема, поскольку на практике встречается более десятка неочевидных причин, по которым инструкции игнорируются. Рассматриваем все необходимые меры, чтобы эффективно внедрить регламент в работу.

1. Обеспечьте разработку регламента, обладающего следующими пятью качествами: актуальный, непротиворечивый, полный, но не громоздкий, написанный понятным языком.

2. Согласуйте регламент с другими регламентами организации. Они не должны противоречить друг другу.

3. Для улучшения понимания сотрудниками используйте графические модели процессов, описанных в регламенте.

4. Добавьте регламент в должностные папки всех сотрудников, которых он касается.

5. Оповестите всех сотрудников о появлении нового регламента или об изменениях в нем, а также передайте им текст регламента.

6. Проведите совещание со всеми сотрудниками, которых касается регламент. Объясните цель регламента и подробно опишите действия и правила, указанные в регламенте. Предложите сотрудникам задать вопросы и высказать свое мнение. Ответьте на возражения. Исходите из основной цели совещания: добиться понимания и вовлеченности сотрудников в исполнение регламента.

7. Добавьте в систему мотивации меры поощрения за соблюдение регламентов.

8. Предупредите сотрудников, о том, что будет проведена проверка их знания регламента. Через некоторое время проведите соответствующее тестирование.

9. Периодически проводите проверки соблюдения регламента.

10. В случае выявления множественных нарушений соблюдения регламента необходимо собрать совещание повторно для обсуждения проблемы и выяснения причин нарушений. Если причиной является недостаточное понимание, то необходимо сделать пояснения или провести тренинг. Если причины в самом процессе, то следует принять решение о корректировках в регламенте.

11. Если будут выявлены отдельные сотрудники, постоянно нарушающие регламент без веских причин, с ними нужно работать индивидуально. В крайнем случае можно ввести систему штрафов.

12. Периодически запрашивайте у сотрудников обратную связь о работе по регламентам. Учитывайте эти отзывы и корректируйте регламенты в соответствии с ними.

Рекомендуем для работы книгу «Оптимизация всех бизнес-процессов: руководство к действию».