Метод Getting Things Done: спасательный круг в море работы

Запутались в хаосе задач, которые приходят с разных сторон? Забываете, кому и когда обещали отправить готовый результат? Ведете сразу несколько проектов, и ни по одному нет прогресса? Мучаетесь бессонницей, прокручивая в голове дела, которые так и не довели до конца?

Справиться с рабочим хаосом поможет техника Getting Things Done.
Содержание статьи:

Способ планирования времени Getting Things Done (GTD) означает доведение дел до завершения. Это методика повышения личной продуктивности через четкую организацию и отслеживание прогресса задач, предложенный Дэвидом Алленом в начале ХХI века. В своей книге «Как привести дела в порядок: Искусство продуктивности без стресса» эксперт утверждает, что мозг человека создан для генерации идей, а не их сохранения.

Если забивать свою память планами, сроками и техническими заданиями, мозг будет перегружен и это затруднит выполнение самих задач. Методика GTD освобождает вас от постоянного удержания в голове информации, позволяя сосредоточиться на ключевых идеях и самой важной работе. Свободный от необходимости запоминать значительные объемы данных мозг получит больше энергии и «пространства» для поиска новых решений и достижения поставленных целей.

Основа GTD — визуализация дел и их контекста. Это позволяет вам и вашим коллегам видеть текущие задачи и реальную нагрузку в любой момент времени, избегать перенапряжения и выявлять, какие процессы можно улучшить.

Метод GTD включает пять этапов работы с задачами и информацией, которые помогают организовать мысли, структурировать дела и сосредоточиться на их выполнении.

В своей книге Аллен не предлагает конкретные цифровые или физические инструменты для внедрения GTD. Это может быть электронный блокнот или таблица, обычная тетрадь или онлайн-трекер — главное, чтобы выбранный способ не заставлял вас держать задачи в голове. Найдите удобное для себя решение, которое легко интегрируется в ваш рабочий процесс. Такой подход делает книгу Аллена актуальной вне зависимости от времени, ведь инструменты меняются, а сам принцип сохраняет свою ценность.

В качестве примера подходящего инструмента можно рассмотреть сервис Kaiten. В дальнейшем, описывая этапы GTD подробнее, мы также расскажем, как функции Kaiten могут снизить когнитивную нагрузку и упростить управление задачами.

Но если вы не используете этот таск-трекер, то всё равно читайте статью — в ней описаны функции, которые есть в большинстве систем планирования.

Определите место для хранения всей информации, с которой вам предстоит работать. Отображайте всё: запланиррованные встречи, текущие задачи, возникающие идеи, интересные статьи, материалы, книги, видео- и аудиофайлы, документы. На стадии сбора данных невозможно предугадать, что может оказаться полезным.

В Kaiten можно создать несколько досок в одном рабочем пространстве для разных типов данных. Например, используйте одну доску для идей по развитию продукта, а другую — для текущей работы, ожидающей выполнения.

Рекомендация: записывайте даже небольшие дела и мелкие детали. Невидимая работа не позволяют оценить продуктивность по-настоящему. В отчетах станет видно, сколько времени уходит на, казалось бы, незначительные задачи, которые раньше оставались незамеченными.

В карточках задач собирайте всю необходимую информацию: файлы, ссылки, комментарии, идеи и сроки. Так вам не придется держать ничего в голове.

Внутри карточки вы также можете общаться с коллегами. Другие сотрудники могут оставлять правки к задаче прямо в таск-трекере, чтобы исполнителю не нужно было при выполнении задания по кусочкам собирать информацию из разных каналов коммуникаций.

Просто собрать задачи недостаточно — важно проанализировать их, ясно сформулировать и упорядочить.

Когда задача полностью понятна, можно переходить к ее визуализации, расстановке приоритетов и составлению плана. Разберем инструменты для этих целей, которые есть в таск-трекере Kaiten.

Планирование объемных задач

Для работы над крупными проектами можно применять различные инструменты: от дорожной карты проекта и диаграммы Ганта до отдельных досок для каждого проекта. Подробнее о том, как управлять портфелем проектов, можно почитать здесь.

Планирование по конкретным датам

Некоторая работа привязана к определенному времени, например, публикация анонса или запуск сезонной распродажи. В Kaiten задачи с заполненными полями «Дата», «Срок» или «Timeline» можно отображать и на доске, и в календарном виде. Это упрощает контроль сроков.

Автоматизация

Для регулярных задач можно настроить автоматическое создание карточек. К примеру, каждый месяц вам необходимо предоставлять руководству отчет. В Kaiten можно создать карточку, которая будет заранее напоминать об этом, автоматически появляясь на доске и отправляя вам уведомление по почте или в Telegram.

Метки для упрощения навигации

Дела, относящиеся к одной категории, можно помечать тегами. Создайте систему тегов, чтобы быстро находить нужные задачи. Например, это могут быть теги «Бухгалтерия», «На подпись», «В отчет», «Реклама» и любые другие.

Контроль делегированных задач

Делегирование не означает потерять задачу из виду. С помощью родительских и дочерних карточек вы сможете отслеживать выполнение переданной другим командам и сотрудникам работы.

Также дочерние карточки помогают декомпозировать крупную задачу на более простые и понятные этапы.

WIP-лимиты

WIP-лимит, или лимит незавершенных задач, помогает не распыляться на несколько дел одновременно и сосредотачиваться на задачах в работе, доводя их до полного завершения.

Классы обслуживания

При большом количестве разнообразных задач полезно применять классы обслуживания.

Классы обслуживания — это правила разделения задач. Благодаря им можно систематизировать работу, правильно расставить приоритеты, уменьшить финансовые потери. Также классы обслуживания помогают не упустить из виду значимые, но не срочные задачи. Это позволит легче находить на них время.

В Kaiten для этого существует функция разделения доски на дорожки.

Заметки

Оформить описание проекта, написать пост или составить план можно прямо в документах Kaiten. Хранить текстовую информацию здесь намного удобнее, так как не требуется переключаться на другие сервисы в процессе работы.

Созданные таким образом документы удобно прикреплять к карточке задачи, к которой они относятся и редактировать их вместе с командой.

Метод GTD не сводится к принципу «сделал и забыл». Нельзя просто раз за разом добавлять задачи в список и оставлять их ждать своей очереди. Время от времени пересматривайте список и повторяйте алгоритм анализа — возможно, какие-то задачи уже потеряли актуальность и требуют удаления, а некоторые, наоборот, стали приоритетными и нуждаются в более раннем выполнении, чем вы планировали изначально.

Когда мозг освобожден от лишних деталей, можно с полной концентрацией приступить к выполнению действительно значимых дел.

Метод GTD подходит для представителей самых разных профессий. Независимо от сферы деятельности, будь то разработка программного обеспечения или написание музыки, все сталкиваются с набором задач: крупными и мелкими, творческими и рутинными, со строгими дедлайнами и без них.

В интервью для интернет-издания «Лайфхакер» сам Дэвид Аллен подчеркивал, что GTD подходит для людей с определенным типом мышления, вне зависимости от их возраста, статуса и местоположения. Эта система может стать полезной как для подростка, так и для руководителя крупной компании — всё зависит от их готовности применять методику на практике.

Плюсы метода GTD заключаются в следующем:

У методики есть и свои недостатки.

Освоение метода GTD требует определенного времени и усилий. Хотя приложения для заметок, менеджеры задач и почтовые клиенты помогают структурировать рабочий процесс, придется уделить внимание настройке: создать и упорядочить рабочие доски, установить фильтры для задач и т. д. Однако потраченные усилия в дальнейшем окупятся за счет повышения эффективности.

Если у вас нет возможности инвестировать время в GTD, можно воспользоваться более простыми техниками, например, матрицей Эйзенхауэра, которая делит задачи на 4 группы:

GTD невозможно реализовать в полной мере в бизнесе, если его применяет только один человек. Даже самый удобный трекер не даст эффекта, если коллеги не добавляют задачи, и нет смысла ограничивать время на ответы, если окружающие ждут мгновенной реакции. Метод даст результаты лишь при согласованном улучшении рабочих процессов в команде. Как быстро и эффективно научить сотрудников использовать в работе таск-трекер, можно узнать здесь.

Методика не устраняет основную сложность — переизбыток рабочих задач. Она лишь помогает более эффективно обрабатывать текущие задачи и вовремя реагировать на запросы. Однако сами задачи всё равно останутся и потребуют выполнения.

Продуктивность — это понятие, актуальное для всей команды, а не только для одного человека. Один сотрудник, каким бы эффективным он ни был, не сможет на долгосрочной основе поддерживать высокий результат в одиночку. Чтобы добиться оптимальной продуктивности и избежать перегрузок, важно внедрять полезные техники на уровне всей команды.

Как говорил Аллен, когда вы беретесь за новую задачу или соглашаетесь на нестандартное поручение, легко потеряться в процессе. Но благодаря упорядоченному подходу вы всегда знаете, с чего начать и как справиться с этим.

Метод не требует строгого следования всем рекомендациям. Какие-то аспекты могут быть несовместимы с вашей работой или стилем жизни. Выберите те привычки из метода, которые помогут вам снизить уровень стресса и обрести больше уверенности.

Что еще можно почитать про организацию работы

Статьи из блога системы планирования Kaiten про эффективное выполнение задач:

А как вы решаете, что важно сделать прямо сейчас, а что отложить на потом?