Как собственнику бизнеса освободить несколько часов с помощью Телеграм бота. Это — база

Любой руководитель знает, что существенную часть рабочего времени ему приходится отвечать на повторяющиеся вопросы сотрудников. В статье рассказал, как база знаний в чат-боте поможет сэкономить несколько часов, улучшить коммуникацию в команде и повысить эффективность бизнеса.

Привет! Меня зовут Артем, я создаю Телеграм ботов и веду канал Маркетинг и Чат-боты для бизнеса. Там делюсь кейсами, инструкциями и проверенными стратегиями для привлечения подписчиков в Телеграм, их удержания и повышения продаж с помощью ботов.

Нет точных данных о времени, которое руководители тратят на повторяющиеся ответы сотрудникам. Однако известно, что большая часть рабочего времени менеджеров уходит именно на коммуникации.

Например, исследования показывают, что топ-менеджеры проводят до 23 часов в неделю на совещаниях, а менеджеры среднего звена — около 11 часов. Это время часто уходит не только на обсуждения, но и на ответы на типичные вопросы, которые могли бы быть решены быстрее.

Конечно, существует огромное количество способов организации базы знаний и будет здорово, если в комментариях вы поделитесь своими вариантами. Я же создаю Телеграм-ботов и здесь расскажу о преимущества использования этого решения.

Конструкторы ботов обладают широким функционалом, чтобы создать базу знаний и достаточно просты в использовании. Не нужно каждый раз привлекать специалиста, чтобы добавить новый документ.

И, конечно, все уже привыкли пользоваться мессенджерами и множество рабочих чатов находится именно в Телеграм.

В Телеграм-бота можно загрузить все доступные форматы: текст, фото и видео, какие угодно документы, голосовые или Telegram кружочки.

Пользователям не нужно каждый раз проходить по всем разделам бота, чтобы найти нужный документ. Функционал конструктора позволяет вызвать команды с помощью Синонимов — функция команды, которая позволяет задавать фразы или условия для вызова определенной команды.

Человек отправляет боту название документа или нужного раздела и в ответ получает всю необходимую информацию.

Вы можете обеспечить доступ к боту по паролю и разделять информацию для сотрудников различных отделов. Например, работникам производства необязательно иметь доступ к системе мотивации продавцов.

При первом запуске бота, сотрудник пройдет опрос, в котором ему будет присвоена категория соответствующая его должности и откроется доступ к необходимым разделам. А в случае увольнения, категорию можно сменить и пользователь потеряет доступ к боту.

В PuzzleBot есть функция Группа команд, позволяющая объединять команды для удобства работы с ними и ограничения доступа к определенным категориям.

Бот поможет организовать процесс адаптации сотрудника. После регистрации в системе, чат-бот пришлет новому сотруднику все, что необходимо для вступления в должность: инструкции, регламенты, тесты и т.д.

Кроме доставки информации, чат-бот сможет проверить ее усвоение. К важным разделам можно добавить тестирования или просто кнопку, подтверждающую, что сотрудник изучил материал.

Важно поддерживать актуальность базы и информировать сотрудников обо всех изменениях. И в ботах доступен функционал рассылок по всем пользователям или разделяя их по категориям (должностям или отделам).

В таком разделе может храниться информация о должности, необходимости изучить те или иные материалы, основные контакты отделов и личная информация.

Если сотрудник женился, развелся, переехал, сменил телефон и так далее, он сможет обновить информацию в личном кабинете, а уведомление об этом получат HR-отдел и бухгалтерия.

Назначить сотрудника, который будет отвечать за базу знаний все равно придется. В его обязанности может входить проверка документов, обновление информации, добавление новых материалов, организация рассылок, сбор обратной связи и помощь с использованием базы.

Когда сотрудники видят, что база актуальная и действительно помогает им в работе, они используют ее более охотно. Поэтому поддержание актуальности, как самих материалов, так и всей структуры базы — важный элемент работы.

Сюда же можно отнести рассылки и напоминания для привлечения внимания сотрудников к данному инструменту.

В статистике бота можно увидеть, какие команды пользуются большей популярностью, а какие не вызываются совсем. Это один из способов понять, какие разделы и материалы используются чаще, а какие стоит доработать или удалить.

Второй способ — это опрос сотрудников, который, опять же, можно организовать в рамках чат-бота. Так вы соберете статистику и получите понимание, что уже хорошо, а что стоит доработать.

Предусмотрите способ дать обратную связь для всего персонала. Для этого можно добавить соответствующую форму в личный кабинет сотрудника.

База знаний снижает нагрузку на руководителей отделов, упрощает обучение новых сотрудников и увеличивает производительности текущих.

А внедрение базы знаний в чат-боте, обладающей большим количеством интерактивных элементов, значительно помогает улучшить рабочие процессы и сэкономить время руководителя.

Сотрудники получают ответы на свои вопросы быстрее, а руководство освобождается от рутинных задач и может сосредоточиться на более важных задачах. Это решение помогает ускорить не только внутреннюю коммуникацию, но и повысить эффективность всей компании.

Больше полезного о маркетинге, чат-ботах, их применении в бизнесе и для продвижения в Телеграм, у меня на канале @targetbots