Полыхающие зад…ачи, или Почему я постоянно занижаю дедлайны?!

В интернете бродит шутка: «Первый шаг любого проекта — это сильно недооценить его сложность и объем». Судя по тоннам лайков и комментариев под такими мемами, проблема распространенная и болезненная. Почему это происходит, даже если изначально все выглядит идеально? Давайте разбираться!

Психология заниженных сроков: почему это происходит?
Есть несколько ключевых причин, по которым сроки на проекты часто оказываются нереалистичными. Все они так или иначе связаны с человеческими факторами, такими как переоценка своих возможностей или страх разочаровать других.

1. Эффект ложной уверенности
Часто мы смотрим на задачу и думаем: «Да тут делов-то на пару часов!». А на практике даже привычные задачи могут содержать скрытые сложности. В итоге мы недооцениваем их объем и попадаем в ловушку ложной уверенности.
Как избежать:
• Ретроспективный анализ. Ведите записи о прошлых проектах: сколько времени потребовалось на аналогичные задачи, какие сложности возникли. Это поможет точнее оценивать сроки в будущем.
• Оценка рисков. Даже простые задачи могут содержать неожиданности. Всегда закладывайте дополнительное время на форс-мажоры.
• Обратное планирование. Начните с конечного этапа задачи и шаг за шагом оцените каждый этап. Это позволит учесть детали и снизить вероятность ошибки.

2. Страх разочаровать других или желание самоутвердиться
Мы часто боимся признать, что задача потребует больше времени, опасаясь разочаровать клиентов, коллег или руководство. В стремлении угодить мы даем оптимистичные оценки, которые в итоге оказываются нереалистичными. Или вы прослыли в своей компании Флешменом менеджмента и боитесь посрамить свой высокий статус.
Как избежать:
• Не давайте оценку сразу. Запрашивайте время на анализ задачи. Это позволит учесть все детали и дать более точный прогноз.
• Открытый диалог. Обсудите с заказчиком или руководством возможные риски и ограничения. Прозрачность помогает согласовать ожидания.
• Диапазон сроков. Вместо точной оценки, указывайте диапазон: «Это займет от 1 до 3 рабочих дней, в зависимости от сложности».

3. Иллюзия контроля
Иногда кажется, что все идет по плану: задачи расписаны, команда готова, риски учтены. Но на деле возникают проблемы, которые сложно предугадать. Это может быть болезнь сотрудника, внезапные изменения требований или скрытые технические сложности.
Как избежать:
• Регулярный мониторинг. Введите контрольные точки, чтобы отслеживать прогресс и выявлять проблемы на ранних этапах.
• Гибкость в планировании. Признайте, что невозможно предусмотреть все. Будьте готовы адаптироваться и корректировать план.
• Обсуждение рисков. Включите в планирование этап обсуждения потенциальных сложностей с командой.

Как минимизировать риск срыва сроков?
Даже самые опытные специалисты не застрахованы от ошибок. Однако есть несколько подходов, которые помогут минимизировать риски и сделать планирование более точным.

1. Буферное время⏳
Добавляйте дополнительное время для каждой задачи, особенно если работа связана с высоким уровнем неопределенности.
Как это сделать правильно:
• Определите реальный срок задачи и добавьте к нему 20-30% времени на непредвиденные ситуации.
• Используйте буфер строго для текущего проекта, не перераспределяйте его на другие задачи.

2. Четкая регламентация правок ✍🏼
Заранее обговорите с заказчиком этапы согласования, чтобы избежать бесконечных правок на финальных этапах.
Советы:
• Утвердите финальные требования и материалы перед началом работы.
• Ограничьте количество возможных правок на каждом этапе.

3. Постоянное обучение команды или самообучение 📖
Повторимся — проводите ретроспективы после завершения проектов! Выявляйте и исправляйте ошибки в планировании постфактум, чтобы избежать их повторения в будущем.

Таск-трекер «Мяудза» поможет вам не ошибиться при назначении дедлайнов. Просто ведите в нем свои задачи, используйте чек-листы, отслеживайте время, необходимое для выполнения и отмечайте моменты, которые вызвали трудности. При постоянном использовании нашего таск-трекера, вам будет проще вывести среднее арифметическое время выполнения абсолютно любой задачи. Очень удобно! Попробуйте и больше не ошибайтесь 😉

Скачивайте таск-трекер Мяудза и управляйте временем без суперспособностей!