Мы все должны уходить с работы вовремя. Вот почему

В 2023 году мы заметили тренд — всё больше сотрудников в разных компаниях задерживаются на работе на 2-3 часа. Из-за переработок бизнес теряет деньги и специалистов, качество продукта падает.

Причины задержек на работе надо искать в организации труда, методах управления и корпоративной культуре. Мы изучили, как устроены процессы в разных компаниях, выяснили, в чём проблема, и нашли способ победить сверхурочные.

Дисклеймер: статья написана специально для блога Minervasoft на основе работы с источниками.

Переработки не приведут вас к повышению, а вот к нервному срыву — это пожалуйста. Вот, что происходит с теми, кто до последнего не покидает рабочее место:

Рушится баланс работы и личной жизни

В период с 2018 по 2019 годы сотрудники компании Epic Games, разработчика популярной игры Fortnite, сталкивались с серьёзными проблемами, связанными с переработками.

По данным расследования, проведённого Polygon, многие работники трудились по 70-100 часов в неделю, что негативно сказывалось на их здоровье и личной жизни.

Ухудшается состояние здоровья

От долгой беспрерывной работы мозг устает и работает медленнее. Страдает здоровье: люди жалуются на бессонницу, головные боли, проблемы с давлением.

Исследования психологов показали: без полноценного отдыха человек теряет способность получать удовольствие от жизни.

Падает мотивация

В компании Goldman Sachs произошел случай, когда 13 новичков-аналитиков уволились после шести месяцев, в течение которых они работали по 98 часов в неделю.

Переработки снижали мотивацию, и интерес к работе постепенно.

Первый месяц: Сотрудник брал больше задач, работал по вечерам. Ему казалось, что сверхурочные — путь к повышению и лояльности начальства.

Третий месяц: Падала концентрация, росло число ошибок. Задачи, которые раньше решались за час, отнимали весь день.

В компании Goldman Sachs это заметили и провели опрос. Выяснилось, что уровень удовлетворённости работой упал до критических отметок. По шкале от 1 до 10, где 10 — это наилучшее состояние, респонденты оценили своё душевное самочувствие на уровне 2.8.

Полгода: Пропадает желание работать. Проекты, которые вдохновляли, вызывают отторжение.

Аналитики подготовили презентацию с результатами своего опроса и представили её руководству компании. В ней они указали на неприемлемые условия труда, такие как постоянное отсутствие времени на отдых и личную жизнь и нереальные сроки выполнения задач.

Руководство Goldman Sachs признало проблему и, чтобы повысить мотивацию сотрудников, внедрило политику «исключений по субботам», которая ограничивает рабочие часы в выходные.

Всего мы выделили пять причин:

Руководители часто дают сотрудникам работу, рассчитанную по факту на 12 часов, ожидая, что те справятся за 8. И тут появляется выбор: не выполнить задачи или остаться после работы. Сотрудник выбирает второе, потому что боится подвести команду или потерять место.

В итоге человек берёт на себя слишком много. Сначала остаётся на час дольше, потом на два. Через месяц привыкает уходить в 9 вечера и считает это нормой. Но, как показывает практика — это плохая привычка.

Программисты компании работали без перерыва и ночевали в офисе. За месяц треть команды слегла с простудой, пятерых увезли в больницу с истощением, трое лучших специалистов уволились.

Чтобы избежать этого, компания могла нанять больше программистов или выпустить игру на двух картриджах.

Руководители ставят нереальные сроки и требуют результат «ещё вчера», сотрудники боятся не успеть к дедлайну, трудятся на износ, качество работы падает, но времени на исправление ошибок нет — нужно бежать к следующему дедлайну.

Некоторые компании решают такие ситуации выпуском игры частями: сначала выходит основной сюжет, позже — дополнительные миссии. Другие переносят релиз, получая больше времени на разработку.

Один человек выполняет обязанности трёх, а зарплату получает за одного. Работодатель доволен — он экономит на найме. Недовольны только сотрудники, которые не успевают выполнить весь объём задач в рабочее время и остаются допоздна. Последствия у такой экономии печальные.

В похожих ситуациях компании иногда нанимают дополнительных аналитиков или перераспределяют задачи между отделами. При таком подходе нагрузка на сотрудников ложится более равномерно.

В некоторых компаниях успех измеряют не результатом, а временем в офисе. Кто пришёл раньше и ушёл позже — тот лучший работник. Менеджеры хвалят тех, кто отвечает на письма в полночь, при повышении смотрят не на успехи, а на готовность жертвовать личным временем.

Сотрудникам никто не говорит напрямую «сидите до ночи», но все понимают: уйти вовремя — значит показать нелояльность и безответственность.

Иногда дело не в требованиях начальства или сложных проектах. Причина внутри — в привычках, характере и эмоциональном состоянии сотрудника.

Неправильный тайм-менеджмент

Сотрудники хватаются за все задачи сразу и не могут расставить приоритеты. Отвлекаются на уведомления, тратят время на мелочи, а важные дела откладывают на вечер.

Вечером на работу сил мало, в итоге выполняют её кое-как и потом всё равно приходится переделывать. Круг замыкается — утром нужно исправлять ошибки, а новые задачи копятся.

Перфекционизм

Сотрудник переделывает презентацию 10 раз, хотя первая версия уже была хорошей. Тратит на это личное время и не успевает другие задачи.

Специалист не сдаёт проект, потому что «ещё можно улучшить». В итоге срывает дедлайны и подводит команду.

Менеджер берёт на себя задачи подчиненных, потому что «они сделают хуже». В результате работает по 12 часов и теряет управленческую функцию.

В IT-компании, чтобы не попасть в ловушку перфекционизма, практикуют парное ревью: два сотрудника проверяют работу друг друга. Это помогает снизить тревожность — если что, вторая пара глаз поможет заметить важные ошибки.

Уход от проблем

Для некоторых офис становится убежищем от одиночества, проблем в семье или внутренней пустоты. Такие сотрудники специально задерживаются допоздна, берут лишние проекты и придумывают себе дополнительные задачи.

На форуме 1c.mista.ru есть целое обсуждение на эту тему.

Работа на износ не решает личные проблемы — только позволяет ненадолго отвлечься от них. За видимой продуктивностью у таких людей прячется эмоциональное выгорание и страх остаться наедине с собой.

В 2019 году начался карантин, и работа из офиса переехала в квартиру. Ноутбук на кухне, телефон с рабочими чатами всегда в руках, созвоны из кровати — дом перестал быть местом отдыха.

Исчезла граница рабочих часов. Утренний кофе превращался в просмотр почты, обед — в совещанием с бутербродом, а переписка с коллегами прекрасно совмещалась с просмотром сериала вечером.

Но неважно, где вы выполняете задачи — в кровати или в офисном кресле — мозг не обманешь, он знает, что вы работаете и напрягает извилины. Поэтому важно давать себе время на отдых.

Если вы только ищете работу, попробуйте увидеть «тревожные звоночки» на этапе собеседования. Спрашивайте о типичном рабочем дне, интересуйтесь, как в компании относятся к переработкам и как принято решать срочные задачи. Можно изучить профили потенциальных коллег в профессиональных сетях, почитать отзывы на сайтах.

Когда человек уже работает в компании, где переработки — норма, у него обычно несколько вариантов действий.

Некоторые сотрудники начинают с открытого разговора с руководителем и предлагают другие варианты организации работы. Иногда руководитель прислушивается и старается исправить ситуацию.

Часть сотрудников выбирает перейти в другие отделы, где управление построено иначе, а кто-то находит способы отстаивать личные границы.

Если эти методы не помогают, сотрудник задумывается об увольнении. В этот момент принять решение помогают конкретные вопросы:

Иногда рабочий день заканчивается, а важные задачи остаются несделанными. Есть несколько причин, почему так происходит и несколько решений, которые помогают справляться с такими ситуациями.

Как можно управлять временем

Проблема: Не успеваете выполнить задачи, они будто «размазаны» по дню.

Решение: Использовать техники тайм-менеджмента.

Для маленьких задач подойдет Метод Помодоро. Он устроен просто и помогает сосредоточиться на задачах: включаем таймер на 25 минут, закрываем почту, мессенджеры и соцсети. В это время работаем только над одной задачей. После сигнала таймера отдыхаем 5 минут. Четыре таких цикла — и можно сделать длинный перерыв на 30 минут.

Метод хорошо работает для проектов средней длительности и задач, которые можно разбить на отрезки. Регулярные перерывы не дают накопиться усталости, а тикающий таймер создаёт лёгкое напряжение, как мини-дедлайн.

Для больших задач многие используют такой подход: утром записывают все задачи и выделяют самые важные. Сначала делают их, потом берутся за остальные. Это помогает сфокусироваться на главном и не застрять в текучке.

Также иногда для работ с объёмными проектами применяют метод «как съесть слона».

Из-за того, что мозг не может эффективно обработать масштабную задачу целиком, он начинает стрессовать и терять мотивацию. Если задача огромная, как слон, разбейте её на маленькие простые этапы, с каждым из которых вы легко справитесь.

Пошаговый план превращает одну большую неясную проблему в несколько понятных действий. При создании презентации первый этап – план, второй – сбор данных, третий – оформление первого слайда, четвертый – формулировка выводов.

Между этапами можно делать короткие приятные перерывы: кофе, прогулка или разговор с коллегой. Так мозг связывает работу с позитивными моментами, а не со стрессом.

Как распределить обязанности в команде

Проблема: Не все задачи можно решить в одиночку.

Решение: Научиться делегировать и просить поддержки.

Делегирование помогает увеличить продуктивность команды. При анализе задач часто находятся те, с которыми лучше справятся другие сотрудники. Успех делегирования зависит от чёткости требований.

В некоторых компаниях поступают так: когда приходит новая задача, команда обсуждает, кто какую часть сможет сделать лучше других. Например, старшие разработчики смогут сосредоточиться на сложных задачах, а джуны научатся работать с кодом на простых примерах. Так работа пойдёт быстрее.

Переработки разрушают не только здоровье сотрудников, но и бизнес предпринимателей.

«Зависают» рабочие задачи

Плохое самочувствие одного человека влияет на всю команду. Он пропускает дедлайны, делает ошибки, создаёт проблемы коллегам. В результате страдает общая продуктивность отдела.

Сотрудники уходят

Новички чаще всего быстро устают от постоянных переработок, теряют мотивацию и ищут компанию с нормальным графиком. На их место приходят люди, которых опять надо обучать. Пока они учатся, проекты стоят, а компания теряет деньги.

Прибыль падает

В 1990-х годах компания Apple выпускала слишком много продуктов одновременно. В линейке было 40 разных моделей Mac с похожими функциями, и инженеры перерабатывали и быстро уставали.

В итоге: качество продуктов упало, прибыль компании снизилась на 48%.

Компании страдают от переработок не меньше сотрудников. Вот решения, которые помогут вашей команде наладить здоровый баланс работы и отдыха.

Проблема: Сотрудники тратят много времени на рутинные задачи.

Решение: Улучшить организацию рабочих процессов.

Как правило, разработчики тратят по 2-3 часа в день на ответы новичкам вместо работы над проектом. Система управления знаниями Minerva Knowledge решает эту проблему: в ней можно создавать статьи сразу всей командой, вести документацию и связывать её с задачами из таск-трекера, составлять регламенты, загружать любые документы и файлы.

Быстрый доступ к знаниями во время работы в других системах обеспечивает Minerva Copilot — генеративный ИИ выдаёт короткий ответ на основе статей из базы знаний.

Для лёгкого погружения во внутренние процессы команды можно использовать платформу для обучения Minerva Learn. Курсы и тесты в ней созданы на основе статей из базы знаний.

Если нужно организовать процессы работы со знаниями, проверить состояние статей и документов, разработать шаблоны, стандарты и концепцию управления знаниям, можно обратиться к команде Minerva Result. Она поможет сделать так, чтобы знания работали на бизнес, а не наоборот.

Позаботьтесь о своих сотрудниках — это выгоднее, чем текучка. Да и более благородно.

2. Как поддерживать сотрудников

Проблема: Длительные переработки приводят к эмоциональному выгоранию сотрудников.

Решение: Создать условия для восстановления.

Например, чтобы уменьшить нагрузку, можно ввести дни без встреч. В такие дни сотрудники успевают делать работу, на которую в обычные дни не хватает времени из-за бесконечных созвонов.

Короткие недели тоже снижают выгорание сотрудников. У них появляется время на отдых и личные дела, и они лучше фокусируются на работе. Задачи не растягивают на 5 дней, а выполняют их за 4.

Выгорание и стресс также напрямую влияют на качество работы. Уставшие сотрудники чаще делают ошибки в задачах и конфликтуют с коллегами.

Поддержка психолога обойдётся компании от 2000 рублей в месяц – это дешевле поиска и обучения новых специалистов.

Проблема: Переработки возникают из-за нехватки сотрудников для выполнения работы.

Решение: Расширить команду или перераспределить ресурсы.

Дизайнер с навыками вёрстки или менеджер со знанием маркетинга могут поддержать коллег в загруженные периоды. Команда меньше зависит от конкретных специалистов и быстрее работает над проектами. Такой подход снижает количество переработок, а сотрудники успевают выполнять все задачи в рабочее время.

На пиковые периоды можно привлечь фрилансеров — они обходятся дешевле штатных сотрудников и берут оплату за конкретный результат без дополнительных расходов на налоги и соцпакет.

Проблема: Менеджеры не всегда умеют управлять командами, что приводит к переработкам.

Решение: Обучать их.

Руководители часто не умеют оценивать сроки и распределять задачи между сотрудниками, а плохое управление командой приводит к авралам. Первыми это заметили в IT-компаниях и нашли решение.

Сотрудники каждый месяц оценивают своих руководителей. Они заполняют анонимные анкеты про стиль управления и нагрузку. По результатам опросов менеджеры получают обратную связь и корректируют подходы.

Проблема: Успех сотрудников оценивается по количеству времени в офисе, а не по качеству работы.

Решение: Сменить метрики оценки.

Система KPI помогает оценить качество работы, её скорость и удовлетворённость клиентов. Компании, которые используют такой подход, отмечают рост продуктивности команды на 35%.

СИБУР и МТС перешли на оценку результата вместо учёта рабочего времени. В этих компаниях премии зависят от выполненных задач, а не от количества переработок. С таким подходом сотрудники успевают сделать больше за стандартный рабочий день.

Есть прямая связь между состоянием сотрудников и показателями бизнеса: здоровые и отдохнувшие специалисты работают эффективнее, делают меньше ошибок, остаются в компании надолго. А значит, и бизнес растёт быстрее.

У Minervasoft есть блог в Telegram — там будут выходить другие статьи про спорные вопросы в найме, менеджменте и планировании. Подпишитесь, чтобы не пропустить.