Три тонны макулатуры и сотни человеко-часов спустя: как аутсорсинговая компания упростила работу с самозанятыми
Передавая часть функций самозанятым, компании становятся более адаптивными и платят только за результат. Но когда счет числа исполнителей переходит на сотни, сохранить гибкость бывает непросто. Рассказываем, как сделать взаимодействие с исполнителями легким, безопасным и безошибочным, на примере одной из крупных аутсорсинговых компаний России.
Бизнес голосует за самозанятых
В России более четырех миллионов самозанятых, и на фоне текущих событий их число увеличивается — каждый день почти 8,5 тысяч человек регистрируются в качестве плательщиков налога на профессиональный доход и оказывают услуги другим людям и компаниям. Такой формат сотрудничества выгоден бизнесу:
- Оплачиваются только оказанные услуги. Нет задач — не нужно никому платить. Чего не скажешь про сотрудников в штате, которые в любом случае должны получить зарплату.
- Удобно подбирать исполнителей в команды под специфику проекта, ориентируясь на их знания и опыт. К тому же так удается усиливать свою экспертизу в условиях, когда есть формальные ограничения на наём новичков.
- Получается оптимизировать налоги. За сотрудников в штате и тех, с кем заключены договоры ГПХ, компания платит НДФЛ и страховые взносы — это дополнительно 36% от зарплаты на руки. Самозанятые при работе с юрлицами сами платят налог в 6% через специальное приложение от ФНС и делают пенсионные отчисления по желанию.
Самозанятых хотя бы раз привлекали более половины российских компаний, и по словам замдиректора Центра исследований проблем реальной экономики Владимира Дробышевского, это полноценный элемент экономики страны, а не просто «новая экономика».
Работа со страхами
Несмотря на широкую практику и выгоду работы с самозанятыми, у некоторых организаций есть страхи насчет такого формата сотрудничества:
- Не получается следить за процессом выполнения задач, как это можно делать со штатными сотрудниками.
- Можно столкнуться с недобросовестными исполнителями и потерять время, а значит подвести своих заказчиков дальше по цепочке.
- Сложно контролировать сдачу отчетности и можно попасть под санкции со стороны налоговой по вине фрилансера.
Первые два страха снимаются созданием внутренней базы проверенных исполнителей. Поскольку самозанятые ориентированы на результат и деньги получат только после подписания акта заказчиком, означающим, что работа принята — они мотивированы сделать её как можно быстрее и качественнее, что не всегда можно ожидать от сотрудников на окладе.
На рисках по поводу отчетности и документооборота остановимся подробнее. Во-первых, взаимодействие с самозанятым не должно быть похоже на подмену трудовых отношений для ухода от налогов. Возможные доказательства неправомерной схемы можно посмотреть в чек-листе ФНС. Это чревато не только тем, что придется заплатить 36% (НДФЛ и страховые взносы) вместо 6%, но и штрафом в 20% сверху.
К такому же результату может привести и некорректное оформление документов. Компании-заказчику нужно следить, чтобы исполнитель вовремя выписывал чеки (он делает это сам через приложение «Мой налог») и указывал там правильные суммы, ИНН заказчика, номера актов, приложений и договоров, по которым производилась оплата. Чек — полноценный документ. Он подтверждает расходы и освобождает компанию от обязанностей налогового агента и перечисления страховых взносов.
Также необходимо регулярно проверять на специальной странице, не лишился ли человек статуса самозанятого. Это может произойти, например, из-за систематической неуплаты налогов или превышения лимита по выручке в 2,4 млн рублей в год.
Делать это несложно, когда в обойме компании 4-5 самозанятых исполнителей. Но если их сотни, бумажная рутина начинает отнимать слишком времени у менеджеров, а количество финансово ощутимых ошибок растет. Проблема это известная, поэтому сегодня существуют сервисы, помогающие автоматизировать операции при работе с самозанятыми.
Опыт аутсорсинговой компании
С подобной проблемой столкнулись в одной из крупных аутсорсинговых компаний, которая предоставляет широкий спектр HR-услуг на российском рынке: занимается подбором постоянного персонала и предоставляет временных сотрудников, берет на аутсорсинг административные, учетные, торговые и маркетинговые функции, проводит кадровый и производственный аудит и так далее. Под проекты компания регулярно привлекает внешних исполнителей.
Узким местом во взаимоотношении с ними также стала бюрократия, а именно:
- Трудоемкий бумажный документооборот при отношениях с удаленными исполнителями. Договор, приложения и акты должны быть подписаны обеими сторонами. Документы отправлялись по почте, терялись, а некоторые фрилансеры их вообще не отправляли.
- При получении вознаграждения самозанятый не торопился присылать чек или мог ошибиться в сумме, ИНН или другой информации. Без корректного чека от исполнителя можно получить штраф он ФНС.
Задача была решена с помощью перехода на работу с самозанятыми через платформу «Консоль». Она автоматически проверяет статус исполнителей и помогает в регистрации физлиц в качестве самозанятых; подписание договора и актов тоже происходит внутри приложения. С согласия пользователя платформа автоматически формирует за фрилансера чеки и отправляет их заказчику.
Интерфейс приложения «Консоль» для исполнителя
В результате бухгалтеры и менеджеры не загружены сверхурочной работой: им не нужно проверять вручную статусы, чеки и акты сотен самозанятых. Сервис делает всё автоматически, что снижает риски получения штрафов от ФНС из-за ошибок. Скорость подписания договора сократилась с трех дней до 20 минут, а процент собираемости закрывающих документов увеличился до 100%.
Проявились и неочевидные на первый взгляд преимущества: компания стала экономить на бумаге (что по нынешним временам весьма актуально) и доставке документов, а также заслужила лояльность исполнителей. Им стало не нужно самостоятельно выбивать чеки и возиться с бумагами, к тому же удалось исключить человеческий фактор. Ресепшн и бухгалтерия перестали терять документы или не успевать оформить платежи — исполнители получают выплаты гарантированно и в срок.