#Статья 🔥Польза и вред инструкций по бизнес-процессам: кейс увольнения

💬В современном бизнесе инструкции по бизнес-процессам играют важную роль в стандартизации работы, повышении эффект��вности и минимизации ошибок. Однако, как показывает практика, строгое следование инструкциям может привести к нежелательным последствиям. Рассмотрим это на примере кейса, связанного с процессом увольнения.

📌Кейс

В компании была разработана инструкция по процессу увольнения сотрудников. Согласно этой инструкции, увольнение начинается с подачи заявления сотрудником, после чего ему выдается обходной лист, после предоставленного сотрудником обходного листа начинается оформление увольнения. Однако в инструкции не было прописано, что начальник отдела, специалист по кадрам или иной сотрудник компании должен звонить сотруднику, который не пришел на увольнение получив обходной лист, попросту пропал. Когда один из сотрудников решил покинуть компанию, он следовал всем необходимым шагам, но пропал на этапе обходного листа. Процесс был остановлен из-за того, что начальник отдела отказался позвонить ему для подтверждения решения об увольнении. Он ссылался на отсутствие такого пункта в инструкции, утверждая, что не может выходить за рамки прописанных процессов.

✅Польза инструкций

1. Стандартизация процессов: Инструкции помогают унифицировать действия сотрудников, обеспечивая последовательность и предсказуемость в выполнении задач.

2. Снижение ошибок: Четкие инструкции могут уменьшить вероятность ошибок, связанных с неопытностью или недостатком знаний у сотрудников.

3. Облегчение обучения: Новым сотрудникам проще адаптироваться и обучаться, когда у них есть доступ к четким и понятным инструкциям.

4. Защита компании: Инструкции могут служить защитой для компании в случае споров с сотрудниками, так как они фиксируют все необходимые процедуры.

❌Вред инструкций

1. Ограничение гибкости: Строгое следование инструкциям может привести к ситуации, когда сотрудники не могут принимать решения в нестандартных ситуациях. В нашем кейсе начальник отдела не смог проявить инициативу и решить проблему с увольнением сотрудника.

2. Снижение мотивации: Когда сотрудники видят, что их идеи и предложения не учитываются из-за жестких инструкций, это может снизить их мотивацию и вовлеченность.

3. Риск потери времени: В некоторых случаях следование инструкциям может привести к задержкам и потере времени. В нашем примере процесс увольнения был сорван из-за отсутствия телефонного звонка, что создало дополнительные проблемы для всех участников процесса.

4. Недостаток человеческого фактора: Инструкции не всегда учитывают индивидуальные особенности и потребности сотрудников. Важно помнить, что за каждым процессом стоят люди с уникальными ситуациями.

🚀Выводы

Кейс с увольнением демонстрирует, что инструкции по бизнес-процессам могут быть как полезными, так и вредными. Они обеспечивают стандартизацию и защиту, но в то же время могут ограничивать гибкость и инициативу сотрудников.

Для оптимизации процессов важно находить баланс между соблюдением инструкций и возможностью их адаптации под конкретные ситуации. Возможно, стоит пересмотреть существующие инструкции, добавив в них пункты о необходимости коммуникации между отделами в нестандартных ситуациях. Это поможет избежать подобных проблем в будущем и повысит общую эффективность работы компании.

В конечном счете, успешный бизнес-процесс должен учитывать как четкие инструкции, так и возможность для сотрудников проявлять инициативу и адаптироваться к изменениям.

Р. S. Каждая #Статья написана исключительно с заботой о руководителях, сотрудниках и компаниях.