Мастер эффективного планирования личных и рабочих задач: как учитывать регулярные и несрочные задачи?
Чем регулярные задачи отличаются от нерегулярных и нужно ли учитывать регулярные? В чем особенность задач без конкретного дедлайна? Как в приложении Obsidian внедрить чек-листы открытия и закрытия дня, планировать регулярные и несрочные задачи?
Обо мне
Привет, сообщество Vc! Я Артемий Прокопенко — бизнес-архитектор, эксперт по систематизации, цифровой и финансовой трансформации, развитию и масштабированию бизнеса в сфере IT.
Активно веду Telegram-канал Артемий Про Бизнес: там я рассказываю о том, как компаниям зарабатывать больше и тратить меньше через эффективное системное управление.
Приглашаю присоединиться:
Стартуем!
Продолжаю в блоге цикл статей Система успеха и личная здоровая продуктивность. Этот цикл я создал для того, чтобы рассказать о системе управления жизнедеятельностью, которую я выстраиваю и совершенствую на протяжении уже практически 10 лет.
Главная идея этой системы состоит в том, чтобы организовать такой режим (ритм) жизни, при котором личность реализует крупные амбициозные цели по разным аспектам своей жизни (от карьеры до эрудиции) в максимально комфортных условиях, осознавая и ощущая при этом ценность и актуальность своих действий. Такое жизненное движение обеспечивается грамотным учетом и дисциплиной.
Каждая публикация цикла имеет следующую структуру: Проблема (описываю проблемную ситуацию и последствия влияния проблемы на жизнедеятельность) → Потребность (формулирую потребность в решении проблемы) → Решение (предлагаю оптимальный на мой взгляд вариант закрытия потребности).
Эта статья — про то, как организовать учет повторяющихся каждый день/неделю/месяц задач, а также тех задач, у которых нет конкретного дедлайна.
Предыдущие статьи цикла:
Оглавление
- Часть 1. Проблема: чем регулярные задачи отличаются от нерегулярных и нужно ли учитывать нерегулярные? в чем особенность задач без конкретного дедлайна?
- Часть 2. Потребность: какую ценность предоставляют чек-листы, механизм планирования регулярных задач и возможность закреплять задачу за неделей в целом?
- Часть 3. Решение: как в приложении Obsidian внедрить чек-листы открытия и закрытия дня, планировать регулярные и несрочные задачи?
Часть 1. Проблема
В прошлой статье мы выяснили, что менеджер по продажам Станислав начал вести учет своих личных и рабочих задач в сервисе Obsidian — приложении, которое позволяет сформировать собственную базу знаний (преимущественно из текстовой информации, но есть возможность добавлять и графическую информацию).
Сервис отличается минималистичным дизайном, удобством эксплуатации, а также предлагает широчайшую палитру возможностей для систематизации информации по самым разным запросам (от учета задач до накопления идей/инсайтов и долгосрочного планирования своей карьеры).
Методика учета задач, которую разработал Станислав, изначально закрывала все его потребности по планированию задач.
Однако через некоторое время после начала активного применения этой методики Станислав столкнулся с 2 проблемами:
- Методика предполагает планирование (создание) задачи только после события, которое инициирует необходимость ее решения, поэтому Станислав добавляет в план задачу только тогда, когда срабатывает какой-то явный триггер (например, купить новую микроволновку нужно лишь после того, как сломалась действующая).
Методика предполагает закрепление новой задачи за конкретным днем, поэтому при создании задачи Станислав должен сразу определить примерный или точный день ее выполнения (например, несрочную рабочую задачу по анализу клиентской базы Станислав сразу вынужден включить в план какого-то дня, чтобы не забыть про нее).
Причина 1-й проблемы состоит в том, что методика ориентирована на задачи нерегулярного характера, то есть те задачи, которые надо выполнять по мере их возникновения и с учетом приоритета.
При этом в методике нет правил планирования регулярных задач, которые требуется выполнять с установленной периодичностью (к примеру, 7 раз в неделю по утрам, 1 раз в месяц). Для таких задач может и не быть явного триггера или же триггером является негативный результат того, что задача не была выполнена вовремя.
Причина 2-й проблемы заключается в том, что методика опирается на календарный день как главный атрибут любой задачи, отражающий срок ее закрытия. Другие аналитики по задачам (допустим, приоритет или группа) являются вспомогательными и вводятся в пределах дня.
Примеры проявления обеих проблем:
- Станислав часто начинает свой рабочий день с проверки электронной почты. Это действие не только является своеобразным ритуалом старта работы, но и позволяет Станиславу быть в курсе важных изменений, уведомления по которым поступают в его почтовый ящик. Иногда, получив утром срочное задание от шефа в мессенджере, Станислав забывает про проверку почты и переходит к ней только ближе к обеду, когда решит некоторые текущие задачи и более-менее освободится. В журнале входящих он обнаруживает запросы, на которые в идеале нужно было отреагировать максимально оперативно еще утром, а также с учетом этих запросов спланировать свой день. В результате Станислав добавляет в себе в план новые задачи и расставляет приоритеты не в начале дня, а уже в середине, когда почти половина суточного фонда рабочего времени освоена
- Станислав, несколько раз терявший важные электронные файлы из-за выхода из строя своего компьютера, решил каждую неделю делать бэкап (резервное копирование) всех файлов на внешний накопитель. Эту работу удобнее выполнять в выходные, особенно в воскресенье, когда после отдыха Станислав готовится к новой рабочей неделе. К сожалению, порой Станислав либо забывает про бэкап, либо, не желая приостанавливать отдых, мысленно переносит бэкап сначала на понедельник, а затем и вовсе на следующие выходные
- На работе Станислав получает задание подготовить 3 статьи по корпоративным продажам. Эти статьи он должен написать в течение 1-2 рабочих недель в зависимости от своей основной загрузки. Точно не зная, когда у него появится свободное время для этого, Станислав решил запланировать все статьи на 1 день, но, когда этот день наступил, Станиславу пришлось перенести задачу на следующий день из-за большого объема основных задач (и такие переносы стали частыми). При этом у Станислава было доступное время для написания как минимум 1 статьи за день до запланированного дня, но план задач этого не предполагал
Часть 2. Потребность
Проанализировав данные проблемы, Станислав сделал вывод, что ему необходимо дополнить методику правилами, отражающими 3 новые пользовательские требования:
- Внедрить чек-листы открытия и закрытия рабочего дня. Ценность: эти чек-листы позволят Станиславу грамотно планировать свою рабочую загрузку и оценивать свою эффективность — видеть и анализировать соотношение запланированных и выполненных задач.
- Внедрить механизм планирования регулярных задач. Ценность: благодаря этому механизму Станислав будет помнить о задачах регулярного характера, заранее включать их в свой план и, следовательно, выполнять своевременно.
- Внедрить возможность привязывать задачи не к определенному дню, а к неделе в целом. Ценность: такая возможность предоставит Станиславу гибкость при планировании своих рабочих дней в пределах недели, так как он сможет распределять задачи, закрепленные за неделей, в зависимости от своей текущей загруженности и приоритетов, избегая при этом частого переноса задач с одного дня на другой, который не только влечет временные затраты, но и вызывает стрессовые ощущения от «неэффективности».
Часть 3. Решение
Протестировав несколько разных вариантов практической реализации пользовательских требований, Станиславу удалось сформулировать новые правила методики учета задач.
Правила в части требования 1 Внедрить чек-листы открытия и закрытия рабочего дня:
- План задач каждого дня начинается и завершается чек-листом открытия и закрытия дня соответственно. Это актуально и для личных, и для рабочих задач.
- Чек-лист представляет собой группу задач, нацеленных на планирование / подведение итогов дня. Названия чек-листов: Открытие дня, Закрытие дня. Названия выделяются полужирным шрифтом.
- Все задачи чек-листа размещаются на уровне 2 относительно корневой задачи — названия чек-листа.
Примеры:
Правила в части требования 2 Внедрить механизм планирования регулярных задач:
- В дереве объектов Obsidian в каталогах Планы личных задач и Планы рабочих задач создается страница Регулярные задачи.
- Структуру страницы Регулярные задачи образуют 4 заголовка-категории: Ежедневные, Еженедельные, Ежемесячные, Ежегодные. Эта страница предназначена для хранения перечней задач, которые нужно выполнять с конкретной периодичностью (раз в день/неделю/месяц/год).
- Под каждым заголовком размещается таблица из 2 колонок: № и Задача. Состав колонок может дополняться при необходимости. В таблицах перечисляются задачи, соответствующие заголовку. При этом задачи могут распределяться по видам.
- В категорию Еженедельные обязательно включается задача Подготовка дневника ЛЗ (личных задач) на следующую неделю. Эта задача выполняется в субботу/воскресенье и ориентирована на планирование регулярных задач на следующую неделю.
Примеры:
Правила в части требования 3 Внедрить возможность привязывать задачи не к определенному дню, а к неделе в целом:
- В структуру страниц с планами задач по кварталам для каждой недели добавляется заголовок-группа Задачи. Эта группа предназначена для фиксации задач без точного срока решения, но запланированных на определенную неделю.
- Для планов личных задач, помимо группы Задачи, добавляется группа Покупки с целью фиксации товаров/услуг, которые необходимо приобрести на определенной неделе.
- Такие задачи и покупки, закрепленные за неделей в целом, распределяются по дням в зависимости от загрузки и приоритетов.
- Отметка о закрытии каждой такой задачи/покупки устанавливается в день ее фактического выполнения/совершения. Отметка об отмене устанавливается в группе Задачи/Покупки без переноса задачи/покупки на какой-то день.
Примеры:
Следующая статья будет посвящена тому, как Станислав понял, что, помимо ежедневного учета дел (задач), ему нужен еще и ежедневный учет деятельности — планы и отчеты по освоению суточного фонда своего жизненного времени.