Производственный хаос приносит огромные убытки. Оказывается, дело в менеджменте знаний

Как сделать так, что все документы станут по фэншуй

Ситуация: завод открыл производство новой серии автомобилей. Конвейер выпускает 60 изделий в час. Но в новый техпроцесс попали устаревшие настройки оборудования, и к концу рабочего дня у целой серии машин оказался ненадёжно закреплён важный узел, влияющий на безопасность пассажира. Как такое могло произойти?

Основная причина — сотрудники несогласованно работают со знаниями. Чтобы процессы шли правильно, на каждом этапе — от идеи до эксплуатации — информация должна быть актуальной и своевременно доходить до всех, кто с ней взаимодействует. Но если она хранится хаотично, могут возникнуть ошибки в расчётах, несвоевременные правки, а данные будут дублироваться и теряться. Всё это приводит к браку, задержкам, нарушению сроков и финансовым потерям.

Избежать этих проблем поможет управление знаниями. Мы поговорили с Ильёй Князевым — вице-президентом Ассоциации российских специалистов и экспертов менеджмента знаний «КМ Альянс».

Ранее спикер работал в Аналитической службе ПАО «КАМАЗ», в проекте «Реинжиниринг автопроизводства», в рамках которого организовано производство последнего поколения автомобилей КАМАЗ. Сегодня Илья руководит и управляет университетской стартап-студией «КАМАЗа». А ещё — преподаёт менеджмент знаний в Академии «КМ Альянс» и помогает Minervasoft в разработке методологии Minerva Result для промышленных производств.

Мы попросили Илью рассказать о том, как грамотный подход к менеджменту знаний влияет на эффективность производства.

Корпоративные знания — это интеллектуальный капитал предприятия: от ноу-хау и клиентской базы до бухгалтерских смет и техники безопасности. Причём такой капитал — это не только документы и инструкции, но и умение сотрудников использовать эту информацию. Потому что недостаточно собирать и хранить знания — нужно уметь их применять, то есть владеть компетенциями, которые помогают разобраться в инструкциях. Например, если человек всю жизнь работал на пищевом производстве, ему будет сложно понять, как собрать холодильник.

Корпоративные знания помогают предприятию:

Создавать новые продукты. Для этого нужно быть в курсе последних разработок конкурентов и научных подходов. Например, если компания начнёт производить товар, который уже был кем-то запатентован, это может привести к судебным спорам, убыткам и испорченной репутации.
Улучшать методы производства. Чем больше опыта нарабатывает компания, тем лучше понимает, как оптимизировать производство. Со временем накапливаются полезные знания — например, у каких поставщиков можно закупать материалы, а с кем сотрудничать не стоит.
Производить продукты. Одного лишь техзадания недостаточно: необходимо ещё владеть самой технологией производства и знать, как обращаться с аппаратами, агрегатами, станками. Поэтому компании создают для сотрудников подробные инструкции, а иногда и целые обучающие курсы.
Проверять качество продукции. Сотрудники должны понимать, какие стандарты есть у каждого продукта. Это могут быть как внутренние регламенты и инструкции компании, так и сертификаты и декларации соответствия. Так производство сможет проводить испытания и проверки, чтобы удостовериться в надлежащем качестве.
Понимать потребности клиента. Перед тем как начать разработку продукта, маркетологи проводят исследования рынка, опрашивают потребителей. Понимание нужд клиента помогает компании создать подходящий продукт, выстроить эффективную маркетинговую стратегию и оставаться в тренде.
Обучать сотрудников. Чтобы внедрять новые технологии, нужно держать сотрудников в курсе последних научно-технологических разработок.

Основная проблема компаний — неэффективный обмен знаниями. Например, перепутали документы и отправили старую версию технологического процесса, в итоге — брак, задержки и убытки. Чтобы наладить обмен информацией, необходим системный подход.

Сначала нужно разобраться со всеми накопленными знаниями: привести их в порядок, актуализировать, грамотно структурировать, сделать их доступными и понятными для сотрудников. Затем — разместить в системе управления знаниями (KMS) и наладить процессы по регулярной работе с ними.

Вот какие результаты можно получить:

Исключить разночтения. Обмен информацией между подразделениями станет более эффективным. Сотрудникам будут всегда доступны актуальные сведения о технологии производства — они смогут свериться с документами всего за несколько кликов. Это особенно важно, когда компания большая и насчитывает десятки тысяч специалистов, — без централизованной базы знаний начнётся хаос.

Ускорить вывод новых продуктов. Базу знаний можно использовать для согласований между конструкторами и производством, когда идёт процесс разработки продукта. Это поможет быстрее выпускать новые изделия и минимизировать количество брака.

Ничего не потерять. Представим, что инженер-конструктор разработал устройство, создал чертёж. Тогда же подготовили сопроводительные документы, где зафиксированы размеры, используемые материалы и другие важные моменты. Прошло время, проект снова понадобился, но чертёж и документы затерялись в бесконечном потоке бумаг и файлов.

Зато с помощью KMS всю информацию можно оцифровать, сгруппировать и объединить в папки, а умный поиск поможет найти документ по тегам и связанным файлам.

Ускорить онбординг. У новичков будет доступ к хранилищу с необходимой для работы информацией. Это поможет быстрее разбираться в процессах и допускать меньше ошибок. Например, компания по производству автомобилей установила мониторы на сборочных постах. На экранах сотрудники могли видеть актуальную информацию о продукте, с которым они работают. Эти мониторы оказались полезны и новичкам, и специалистам, которые проверяют качество сборки: первые быстрее запомнили процесс работы, а у вторых перед глазами всегда были опорные материалы.

Систематизировать работу. Все документы — исследования рынка, запросы клиента, данные о производственном оборудовании, технические задания — можно хранить в одной базе знаний. Функции совместной работы позволяют одновременно вносить правки и уведомлять участников об изменениях. Так сотрудники будут быстрее формировать документацию для проектов.

Обучить сотрудников и повысить безопасность на производстве. В базе знаний можно делиться учебными роликами, практическими статьями, создавать специальные курсы для повышения квалификации. Не придётся терять время на организацию очного обучения и собирать всех сотрудников в одном месте. Достаточно просто опубликовать учебный материал для всего штата и организовать регулярную проверку знаний.

Без цифровизации никак: современное предприятие может сохранять эффективность, только если введёт электронный документооборот. Вот несколько причин, почему нужно уходить от бумажек:

Материалы на бумаге можно потерять. А ещё придётся возиться с печатью и копированием, чтобы передать данные другим сотрудникам. С оцифрованным файлом таких проблем нет: расшарил доступ — и готово. В цифровой системе можно хранить не только бумаги, но и видео, инфографику, диаграммы, чертежи.
Без цифровой системы доступ к знаниям затруднён. Например, приходится пользоваться рабочим компьютером в офисе или просить коллегу скинуть файл, который он хранит у себя. Зато, если внедрить платформу управления знаниями, информация будет доступна сотрудникам в любое время: некоторые KMS позволяют зарегистрироваться в них с любого устройства.
Бумажные носители не конфиденциальны. Например, сотрудник может забыть документы на столе, их увидят коллеги — и привет, нарушение безопасности. А если бумаги потеряются и перепутаются, то начнётся неразбериха. С цифровой системой всё проще: можно настроить правила использования и сделать файлы конфиденциальными, поставить ограничение на печать документов, выдать доступ лишь конкретным сотрудникам.
Сотрудникам негде делиться знаниями. Важно, чтобы у специалистов было место для свободного общения и обмена идеями. В жизни это общая кухня, комната отдыха или курилка. Но поскольку никто не фиксирует эти разговоры в письменном виде, детали легко потерять. А вот цифровая база — это единое пространство, где можно обмениваться знаниями в режиме онлайн. Например, если у инженера появилась идея, как производить деталь для велосипедов быстрее и дешевле, у него будет место, где он сможет поделиться этой идеей, обсудить с коллегами и довести до ума.
Это особенно важно, если компания распределена территориально: штаб в Казани, один завод в Иркутске, другой в Екатеринбурге. В таких случаях не получится на обеде поболтать о новых разработках. Зато можно обсудить идеи онлайн.

Знания не статичны — у них, как и у продукта, есть свой жизненный цикл или путь развития. Они изменяются, расширяются или, наоборот, со временем перестают быть актуальными. Каждому руководителю важно относиться к этому циклу бережно: вовремя обновлять базу, избавляться от лишнего, проверять, понятны ли данные и можно ли их применять в работе.

Хороший пример. Компания решает выпустить новую модель зубной щётки. Сначала маркетолог проводит анализ рынка, читает научные исследования. В процессе он выясняет, что популярны компактные дорожные щётки с определённым количеством щетинок. Затем маркетолог создаёт ТЗ для инженера-конструктора, и тот разрабатывает чертежи.

Дальше подключается технолог. Вместе с экономистами он оценивает риски для бизнеса: сколько денег придётся потратить на оборудование и материалы, какие могут быть убытки.

На основе разработок формируют документацию. Первую партию производства тестируют, передают на омологацию — это значит, что зубные щётки улучшают в соответствии с отзывами клиентов. На всех этапах производства — от исследований рынка до тестирования первой партии — знания о продукте находятся в постоянном движении: меняются и актуализируются.

Плохой пример. Инженер-конструктор создал дизайн щётки, опираясь только на научные статьи, потому что анализ рынка никто не проводил.

У технолога не было точных инструкций, как сделать щетинки нужной формы, поэтому он экспериментировал с разными материалами, методами обработки или настройками оборудования, надеясь, что один из подходов даст нужный результат.

Маркетолог подключился уже на этапе выпуска тестовой партии. Он может выяснить, что щётка по каким-то причинам не подойдёт клиентам, но на этом этапе уже поздно что-то менять.

В результате компания получит продукт, который не отвечает требованиям рынка. Время и деньги на разработку потрачены впустую.

Вывод: без системного управления корпоративными знаниями начинается хаос. Мелкие ошибки накапливаются и превращаются в снежный ком больших проблем. А когда процессы сотрудникам непонятны, это мешает им вовлечённо участвовать в проекте. Страдает мотивация, а вместе с ней и качество работы.

Мы в Minervasoft любим, когда знания не просто хранятся в системе, а работают на компанию и приносят реальную пользу команде. Мы создали три продукта, которые дополняют друг друга и помогают бизнесу комплексно работать с корпоративной информацией:

Minerva Knowledge — система управления знаниями, пространство для совместной работы и создания контента.
Minerva Learn — система для обучения сотрудников. Курсы внутри неё построены на знаниях из Minerva Knowledge, поэтому при внесении каких-либо изменений в основной контент платформа автоматически обновляет и содержимое учебных материалов.
Minerva Result — методология менеджмента знаний. Она помогает сохранять данные актуальными, понятными и доступными. Для этого мы проводим аудит и выявляем ключевые проблемы, разрабатываем типовые шаблоны контента, налаживаем процессы актуализации и передачи информации между отделами.

Продукты Minervasoft внесены в реестр российского ПО и соответствуют стандартам безопасности и качества. Попробовать Minerva Knowledge и Minerva Learn можно в демоверсии.

У Minervasoft есть свой блог в Telegram — там выходят статьи про управление знаниями. А ещё там мы освещаем спорные вопросы о найме, менеджменте и планировании. Подпишитесь, чтобы не пропустить новые тексты.

Блог Minervasoft