Глава 4. Запускаю станок ЧПУ для эффективной рассылки писем
В этой части я расскажу о моем первом опыте подготовки к массовой рассылки писем потенциальным партнерам и что я улучшил в процессе.
Составить реестр рассылки – задача не особо сложная, просто муторная. Использовал сайты-агрегаторы инфы о юр. лицах, и фильтровал по виду деятельности и региону. Далее проверял вручную организацию в сети через сайт и получал актуальные данные о руководителе и контактах.
В моем первом реестре с прицелом на Москву оказалось порядка 50 организаций, которые работают в целевом сегменте. И вот я довольный, планирую садиться рассылать письма как горячие пирожки, но не тут-то было.
В каждом файле письма есть уникальные параметры, которые должны меняться:
номер
организация адресат
должность руководителя и его Фамилия И.О.
полное имя и отчество для обращения в начале (Уважаемый …)
Вручную переписывать вордовский файл и сохранять в pdf формат для отправки, конечно, можно, но получится долго и есть большой риск ошибиться. Тут я решил применить свои базовые знания офисных программ и воспользоваться одной интересной функцией – специальная вставка связи. Ловите короткий гайд:
- скопируй ячейку текста, который вы хотите вставить (из реестра рассылки)
- найдите в вордовском документе то место, куда хотите вставить этот элемент
- на вкладке Главная в группе Буфер обмена щелкните стрелку в разделе Вставить, затем выберите Специальная вставка, а затем Связать и Текст в формате RTF
Так последовательно можно связать изменяющуюся инфу в бланке своего письма. Из каждой строки реестра информация будет переноситься в нужное место. Удалив строку – будет новая инфа. Предварительно исходный реестр стоит сохранить на отдельной вкладке.
Простая фича, которая поможет сохранить ваше время и нервы, пользуйтесь и покажите своим сотрудникам! Можно придумать достаточно большой спектр применения такой функции, например подготовка текстовых справок по заданной форме, численные значения показателей или текстовый статус в которой должен меняться.
А вы используете маленькие возможности оптимизации в своей повседневной рутине? Делитесь!