Как мы организовали конференцию за 2 месяца и причём здесь Work Management

Почитайте статью с первыми итогами, пока мы мечемся кабанчиками в последних хлопотах.

Привет! На связи команда маркетинга TEAMLY – платформы для совместной работы. Каждый год мы проводим конференцию для продвижения своего сервиса, причём половину забот с нас снимает наша же платформа. И сегодня мы раскроем внутренние процессы, чтобы показать, как это работает.

TEAMLY ежегодно проводит весеннюю конференцию. В этом году во главу угла решено поставить подход Work Management. Он лучше всего описывает тот формат работы, к которому мы стремимся внутри нашей команды, и отлично настраивается с помощью нашего же инструмента – сервиса TEAMLY.

Вот, что об этом подходе говорит руководство TEAMLY.

На подготовку у нас было не то, чтобы много времени – 3 месяца от начала формирования концепции до дня Х.

Мы все морально готовились к активной работе сразу после новогодних каникул. Первые две недели формировали концепцию и утверждали её с топ-менеджментом. К 20-м числам января утвердили основные вопросы, направления, бюджеты и форматы. Наконец можно было начинать активную работу.

Надо сказать, что команда маркетинга обновилась почти полностью с времён прошлогодней конференции. Но нам повезло, что предшественники активно догфудили наш сервис и исправно вели документацию. Внутри пространства маркетинга сохранились все архивы прошлых конференций.

Некоторые сотрудники перешли в другие отделы, поэтому мы обращались к ним, чтобы уточнить какие-то вопросы. Таким образом удалось полностью сгладить тот факт, что у нынешней команды нет совместного опыта подготовки конференции.

С одной стороны, любой опыт – это новое знание, которое может пригодиться в будущем вам самим. С другой (это уже для руководителей) – то, что остается в контуре компании, потому что сотрудники иногда принимают решение сменить работу, и ценная информация уходит вместе с ним.

Задача местами казалась неимоверно сложной, но мы решили, что надо есть слона по кусочкам – и в первую очередь занялись декомпозицией.

Работу разделили на несколько больших блоков, за каждым из которых закрепили ответственного.

А потом наш проджект-менеджер составил роадмап: разбил все действия на отдельные задачи в Умной таблице.

Мы работали по спринтам (1 неделя), поэтому в задачи сразу вписывались дедлайны, исполнители и прочие пометки.

На основе общей Умной таблицы каждый исполнитель в два клика получил собственную персональную канбан-доску.

Визуализация в виде такой доски существенно облегчает жизнь. А ещё её легко можно отфильтровать по спринтам: тогда на каждую неделю выпадает совсем немного задач, что существенно смягчает напряжение.

22 января мы были в недоумении от лавины грядущих задач, а уже 24 января после планерки и знакомства с роадмапом выдохнули: каждый спокойно взялся за свою работу.

В течение 2 месяцев задачи то переходили в статус «Готово», то добавлялись новые. Суммарно в канбане было около 450 задач.

95% на сегодняшний день уже готовы. Осталось несколько хвостов, которые тянутся от пары недель до пары месяцев. Поэтому сегодня ровно в полночь оставшиеся задачи превратились… в кабан-доску.

Коммуникация вели, в основном, в нашем tg-чатике, быстрые созвоны проводили там же. Такие чаты хороши для уточнения моментальных вопросов, но ключевые мысли мы рекомендуем переносить в разряд тасков и формировать из них трекер, потому что большая часть важных мыслей из чатов просто потеряется навсегда.

У нас было несколько каналов для лидгена: платных и бесплатных.

Весь трафик направляли на лендинг, а при покупке пользователь проваливался в tg-бота, где завершал покупку и мог при желании вступить в чат участников.

У нас скопилось несколько ботов и чатов за прошлые годы – их мы активно используем для рассылок для новых конференций. И нынешние наработки мы, конечно, добавим в архив, чтобы потом приглашать гостей на будущие мероприятия.

Что касается количества регистраций: на офлайн-мероприятие в Москве зарегистрировались чуть больше 1000 человек. Большинство из них – платные продажи с использованием промокода. Часть участников – наши клиенты, для которых участие бесплатное.

Work Management – это новый тренд в управлении, который активно развивают зарубежные компании.

Создатели TEAMLY интуитивно шли по этому пути, а позже узнали, что подход имеет своё название. В России он почти не представлен, поэтому решили взять его в качестве ведущей смысловой единицы конференции. И, конечно, нам предстояло познакомить аудиторию с новым понятием.

Для этого расписали подробный контент-план, как пошагово познакомить людей, которые интересуются оптимизацией работы и построением сильных команд.

Во всех материалах активно приглашали людей на конференцию, а для этого:

Много сил мы потратили на то, чтобы создать программу, которая заинтересует людей из очень разных сфер бизнеса.

Выделили несколько ключевых сфер и их медийных представителей.

Мы сразу согласились, что спикерами могут быть представители совершенно разных миров. Это хорошо по двум причинам:

Так мы собрали на одном мероприятии Наталью Губареву из Яндекса, Сергея Попова из Skillbox, Вячеслава Пархалина из Гемотест, Павла Алферова из Сколково, Анастасию Камашеву из Депздрава Москвы и Анатолия Вассермана из глубин нашего культурного кода.

Чтобы конференция была не просто набором выступлений, добавили в программу воркшопы, бизнес-игру от Хабра, мастер-класс по ораторскому мастерству, возможности для нетворкинга, ну и кейтеринг.

Таким образом участник может провести весь день, прокачивая скиллы, заводя знакомства, практикуя и записывая пользу из выступлений. Неплохо, да? Кстати, билеты еще есть, они здесь на сайте.

Было ли страшно звать спикеров из совершенно разных сфер? Конечно, да! Мы балансировали между: «мы гении» и «да к нам никто не придёт». Но число участников конференции росло, и мы несколько раз увеличивали лимит билетов.

В момент публикации этой статьи мы уже будем на площадке выполнять свою кабан-доску. Мы уже сделали всё возможное, чтобы конференция прошла отлично и дело за малым. Но волнение, конечно, не исчезает.

А вам советуем подписаться на наш телеграм-канал – там будет ссылка на онлайн-трансляцию.