3 дня в офисе, 2 дома? Семь способов вывести гибридный формат работы на новый уровень
Привет! С вами Дмитрий Шеверев, основатель Naimee AI, сервиса на основе искусственного интеллекта, который идеально подходит для автоматизации найма. Naimee берёт на себя такие рутинные задачи по найму сотрудников, как поиск кандидатов, предварительный отбор, проведение интервью и организацию встреч с соискателями.
Пандемия радикально изменила привычные модели труда, ускорив переход от классического офиса к удалёнке. Когда критическая фаза ограничений закончилась, многие работодатели выбрали компромиссный путь — гибридный формат работы.
По опросам Ассоциации менеджеров и РБК Тренды, более половины сотрудников в России хотят совмещать дом и офис в течение недели. Компании же видят выгоды в экономии офисных площадей, расширении воронки найма (можно привлекать людей из регионов) и повышении лояльности команды.
Однако гибридная модель порождает и вызовы. Как грамотно распределять рабочие дни дома и в офисе, чтобы не потерять контроль и вовлечённость людей? Как настроить коммуникации в команде, часть которой всегда «за экраном»? Как адаптировать новых сотрудников, если они с трудом знакомятся с культурой компании на расстоянии? И наконец, как обеспечить равные условия для удалёнщиков и тех, кто стабильно приезжает в офис?
В статье разберёмся, как сохранить продуктивность, поддержать мотивацию и сплотить коллектив в гибридном режиме. Поделимся кейсами российских компаний, актуальной статистикой рынка и конкретными советами HR-ам и руководителям. Также коротко расскажем о сервисе Naimee AI, который помогает автоматизировать рутинные HR-задачи найма и адаптации персонала в новых реалиях.
Почему гибридная работа стала новой нормой
Смена приоритетов у сотрудников
- Гибкость и баланс. По данным исследования «Зарплата.ру» и Русской школы управления, 44% опрошенных россиян хотят гибкий график с возможностью несколько дней в неделю работать вне офиса. Причина очевидна: люди стремятся сократить время в дороге, уделять больше внимания семье, заниматься делами в удобном ритме.
- Предотвращение выгорания. Постоянная офисная рутина утомляет сотрудников, особенно в мегаполисах. Возможность время от времени трудиться из дома или из другого города (в том числе и из тёплых краёв) помогает «перезагружаться».
- Равенство возможностей. Те, кто по семейным обстоятельствам не могут находиться в офисе 5 дней в неделю, теперь не считаются «второсортными кадрами». Гибридная модель даёт им шанс полноценно раскрыть потенциал.
Выгоды для бизнеса
- Расширение воронки найма. Компаниям больше не нужно ограничиваться кандидатами, которые живут в радиусе поездки до офиса. Можно нанимать сильных специалистов из других регионов, устраивая им лишь периодические визиты в главный офис.
- Экономия на офисе. При гибридном режиме не каждый сотрудник нуждается в постоянном рабочем месте. Многие компании внедряют систему бронирования столов и переговорок, уменьшая аренду офисных площадей на 20–40%.
- Удержание персонала. Для многих специалистов гибкий график стал вторым по важности фактором после уровня заработной платы. Предоставляя такую опцию, работодатели снижают текучесть кадров.
Статистика и тренды
- По данным Ассоциации менеджеров, 80% российских компаний в той или иной форме уже используют гибридный формат.
- Ростелеком в одном из опросов отметил, что каждая пятая организация столкнулась с падением эффективности на полной удалёнке — отсюда и тенденция к «комбинированному» режиму.
- По оценкам НИУ ВШЭ, после пика дистанционной работы в 2021–2022 годах часть сотрудников вернулась в офис, но подавляющее большинство всё же предпочитает гибрид, а не жёсткое «пятидневное» присутствие.
Основные «боли» и проблемы при гибридном формате
- Сложность управления распределёнными командами Руководителю приходится координировать задачи для людей, которые находятся одновременно и в офисе, и дома. Как не упустить никого из поля зрения, не скатиться в микроменеджмент?
- Разрыв в коммуникациях «Офисники» порой обсуждают важные вопросы кулуарно, забывая про коллег онлайн. Удалёнщики чувствуют себя изолированными, не получают ту же информацию, что люди в кабинете. В результате — недопонимание, проседание эффективности.
- Сложности с адаптацией новичков Если раньше нового сотрудника погружали в корпоративную жизнь очно, то в гибридном режиме он может недели не видеть команду вживую. Возникают риски: человек дольше включается в процессы, не понимает негласных правил, реже общается с наставником.
- Падение мотивации и культура “одиночества” Без офиса теряется элемент «командного духа». Неформальные разговоры у кулера, совместные обеды, живые мозговые штурмы — всё это не так легко организовать онлайн. Если не прикладывать усилия, сотрудники могут отдаляться друг от друга.
- Вопрос продуктивности и контроля Одни специалисты дома работают лучше, другие страдают от бытовых отвлекающих факторов. Руководители задаются вопросом: «А правда ли они не смотрят сериалы вместо работы?» Слишком жёсткий контроль в режиме «трекинга экрана» подрывает доверие, а полный laissez-faire приводит к сбоям сроков.
- Информационная безопасность Когда сотрудники подключаются из разных локаций, растут риски киберугроз и утечек данных. Не каждая компания готова обеспечить безопасные каналы и обучить весь персонал основам кибергигиены.
Практические советы для сохранения продуктивности команды
1. Чётко пропишите правила и ожидания
- График посещения офиса: Установите, сколько дней в неделю команда должна быть на месте, а сколько можно работать удалённо. Определите общее «ядро рабочего времени», в которое все должны быть доступны для звонков (например, с 10 до 17). Остальное — гибко.
- Правила коммуникации: Согласуйте каналы и приоритеты. Например: Срочные вопросы — звонок (телефон или видеосвязь). Текущие организационные и проектные — корпоративный мессенджер (Slack, MS Teams, Яндекс.Мессенджер). Вопросы, не требующие немедленного ответа, — электронная почта. А ещё важно, чтобы после, скажем, 19:00 не было «обязаловки» отвечать. Это защищает личное время и предотвращает выгорание.
- Нормы по планёркам и созвонам: Установите ритм коротких статусов (например, ежедневные десятиминутные стендапы в 10 утра) и более основательных недельных совещаний. Чётко формулируйте повестку, чтобы не превращать встречи в пустую болтовню.
2. Используйте удобные цифровые инструменты
- Системы управления задачами: Trello, Jira, YouGile, Битрикс24. Важно, чтобы любой сотрудник видел актуальный статус задач и сроки — это частично заменяет «присутствие в одном кабинете».
- Облачные документы и базы знаний: Google Workspace, МойОфис, Notion, Confluence. Сведите к минимуму бумажные процессы. Это упростит жизнь удалёнщикам, у которых нет доступа к офисной папке «с бумагами».
- Видеоконференции: Zoom, Microsoft Teams, TrueConf, СберКоннект. Обязательно проверьте качество связи и звука; одна из «болей» гибридного формата — сотрудник в офисе слышит коллегу «прерывисто», а тот «зависает» на экране. Инвестируйте в хорошую технику.
3. Пересмотрите подход к адаптации новичков
- Структурированный онбординг. Когда человек выходит в гибридную команду, крайне важно, чтобы у него был план на первые недели: с кем познакомиться, какие курсы/вебинары пройти, к кому обращаться за помощью.
- Назначьте «бадди». Наставник или buddy из числа опытных коллег станет «точкой входа» для всех вопросов. В гибриде новичок не всегда может просто подойти к столу соседа. Бадди можно выделить время в офисе для личной встречи.
- Автоматизация и чат-боты. Сегодня есть решения, упрощающие адаптацию. Например, Naimee AI — сервис для автоматизации найма и онбординга. Он общается с новыми сотрудниками в чат-формате, отвечает на часто задаваемые вопросы (о зарплате, графике, внутренних регламентах), рассказывает о культуре компании, записывает на встречи. Такой подход снимает часть рутинной нагрузки с HR и даёт новичкам доступ к информации 24/7.
4. Поддерживайте корпоративный дух и культуру
- Организуйте офлайн-«сборы». Пусть раз в месяц или квартал вся команда собирается офлайн (даже если кто-то приедет из другого города). Проведите общий тренинг, тимбилдинг или воркшоп, в неформальной обстановке лучше налаживается контакт.
- Виртуальные активности. Если нет возможности часто встречаться, компенсируйте это онлайн-мероприятиями: «Виртуальная кофепауза» раз в неделю, где все собираются в Zoom без строгой повестки — обсудить новости, хобби, поделиться шутками. Онлайн-квизы, музыкальные викторины, корпоративные челленджи (например, «Шаги в день», «Лучшее фото рабочего места»). Тематические каналы для нерабочего общения (поздравить коллегу с днём рождения, похвастаться културистическими успехами). Это частично заменяет офисную «кулуарику».
- Публичное признание достижений. Не забывайте хвалить сотрудников, и особенно тех, кто работает удалённо. Публично рассказывайте о классных результатах в общем чате, рассылайте дайджест успехов команды, разыгрывайте «лучшего сотрудника месяца» (не только среди тех, кто в офисе).
5. Сфокусируйтесь на результате, а не на процессе
- Переходите на KPI/OKR. Вместо того чтобы считать, сколько часов человек «отсидел», оцените выхлоп: выполненные задачи, показатели продаж, удовлетворённость клиентов, скорость закрытия проектов.
- Избегайте тотальной слежки. Микроменеджмент подрывает доверие. Если вы внедряете трекинг рабочего времени или скриншоты экрана, объясняйте, для чего это нужно (например, для оптимизации процессов). Иначе сотрудники почувствуют себя под подозрением 24/7.
- Прозрачная отчётность. Регулярные короткие отчёты (или синхронизации) помогут понимать, кто чем занят, без постоянных «пингов» в мессенджерах. Люди должны знать критерии оценки и сроки сдачи проектов.
6. Заботьтесь о профилактике выгорания
- Установите границы рабочего времени. Не поощряйте письма и звонки в нерабочие часы без крайней необходимости. Делайте перерывы между длинными созвонами.
- Отслеживайте вовлечённость. Проводите анонимные опросы: «Справляетесь ли с нагрузкой?», «Какие сложности испытываете?». Так вы вовремя выявите «точки перегрева».
- Программы well-being. Компенсация фитнеса, психологические консультации (онлайн-сессии), групповые марафоны ЗОЖ — всё это снижает стресс и сплачивает команду. Личный пример руководителя тоже важен: если шеф работает 24/7, сотрудники могут чувствовать давление и тоже выгорать.
Кейсы российских компаний
1. X5 Retail Group Ещё до пандемии у X5 был пилот по гибридной работе, а с 2020 года её масштабировали. Сейчас 60% офисных сотрудников трудятся 2–3 дня в неделю из дома. Компания переоборудовала офисы под «phygital»-формат: больше переговорных и зон для коллаборации, а персональные столы сократила. Каждому удалёнщику выдали ноутбук и мобильный роутер для стабильного интернета. По итогам 2022 года HR отметил снижение текучести в офисных подразделениях: гибкость позволила удержать ценных специалистов, которые иначе могли бы уехать из Москвы.
2. PepsiCo После локдауна вернули сотрудников в офис мягко: собрали опрос, сколько дней в неделю они хотят работать очно. Компания исходя из ответов перестроила пространство (часть столов убрали, оставили зоны общего пользования). Ввели систему бронирования мест, запретили назначать онлайн-встречи позже 17:00 и рекомендовали делать перерывы между созвонами. В итоге люди не «утонули» в бесконечных Zoom’ах, а сохранили баланс.
3. Rabota.ru (экосистема Сбера) По запросу команды внедрили гибрид, причём с гибким графиком внутри отделов. Разработчики приезжают в офис лишь несколько раз в месяц, отдел продаж — чаще. Чтобы привлечь таланты летом, арендовали коворкинг в Сочи: сотрудники могут совмещать работу и отдых у моря. Это повысило лояльность к бренду и дало новую волну найма.
4. «Медиа Альянс» Медиахолдинг после карантина убрал обязательное 5/2 в офисе и дал свободу руководителям команд самим решать, сколько дней нужны в офлайне. Сократили офисные площади и инвестировали в мощные облачные инструменты. В итоге снизили затраты на аренду и не потеряли продуктивности — там, где люди справляются удалённо, им не мешают.
Как Naimee AI помогает HR в гибридной реальности
При гибридном формате число кадровых задач не уменьшилось: нужно активно закрывать вакансии, отбирать резюме, проводить интервью (часть — онлайн, часть — офлайн). А ещё адаптировать новичков, которые сидят далеко и видят «живых» коллег лишь изредка.
Naimee AI — это сервис на основе искусственного интеллекта, который:
- Ищет кандидатов и ведёт с ними первичные диалоги в виде чат-бота. Экономия времени рекрутеров — до 70% при большом потоке откликов.
- Проводит скрининг и первичное интервью. ChatGPT-подобный бот уточняет детали опыта, задаёт вопросы по ключевым компетенциям, отвечает на вопросы кандидата и «продаёт» ему вакансию.
- Автоматизирует организацию встреч: бот согласовывает время собеседования, отправляет напоминания.
- Поддерживает новичков во время онбординга. Помогает закрыть бытовые вопросы: где найти нужные документы, как подключиться к корпоративной сети, кому писать по задачам в отделе.
Благодаря Naimee AI:
- Рекрутеры и HR-менеджеры освобождаются от рутинных переписок и обзвонов, чтобы заниматься более стратегическими функциями.
- У новичка в гибридной компании появляется «цифровой помощник»: не нужно ждать, пока HR ответит в чате, — можно спросить бота в любое время суток.
- Сокращается время закрытия вакансий и снижается риск «потери» кандидатов, которые не дождались ответа.
Организация рабочего процесса: технология и юридические аспекты
Техническая сторона
- Единая цифровая экосистема. Выберите набор инструментов (мессенджер, таск-трекер, видеоконференции, облако для документов), доступных как из офиса, так и из дома. Уделите особое внимание защите данных и настройкам VPN, чтобы корпоративная информация не утекала через общественные Wi-Fi.
- Документооборот. При гибридном формате удобнее перейти на электронные кадровые документы (КЭДО). Тогда не придётся ждать, когда сотрудник приедет в офис, чтобы что-то подписать. Всё можно делать онлайн с электронной подписью.
- График и бронирование мест. Внедрите сервис, где сотрудники выбирают дни посещения офиса и бронь рабочего стола/переговорки. Так вы избежите сутолоки, если в один день внезапно приедут все.
Юридическая сторона
- Оформление гибридного режима. По Трудовому кодексу РФ дистанционная работа может быть постоянной, временной или периодической. Гибрид = периодическая удалёнка. Желательно оформить отдельное соглашение в трудовом договоре, где прописать: в какие дни сотрудник обязан быть в офисе, в какие может работать из дома.
- Рабочее время и охрана труда. Даже если человек дома, он подчиняется нормам труда: рабочий день, перерывы, сверхурочные. Работодатель обязан ознакомить с правилами охраны труда на «удалённом» рабочем месте. В идеале — компенсировать расходы на связь, интернет, амортизацию оборудования.
- Защита информации. Включите в договор пункт о конфиденциальности и правилах хранения рабочих данных (VPN, пароли, запрет на использование публичных компьютеров). При нарушениях могут наступать дисциплинарные и финансовые последствия.
Оценка эффективности в гибридной команде
Главный принцип: смотреть на результаты, а не количество часов «в онлайне».
- KPI/OKR. Чётко формулируйте цели для сотрудников. Пусть каждая задача имеет измеримый индикатор и срок. Трекерите выполнение в Jira, Trello или другой системе.
- Регулярная обратная связь. Делайте короткие one-on-one встречи (раз в месяц) и более подробные performance review (раз в квартал или полугодие). Обсуждайте успехи, сложности.
- Командные показатели. Оценивайте не только личные, но и общие результаты отдела/проекта. Это снижает риск «выживания» поодиночке и стимулирует взаимопомощь в гибридной среде.
- Оптимизация по ходу. Если замечаете падение продуктивности, ищите причину: технические проблемы (слабый интернет?), нехватка навыков самоорганизации, личные трудности или недостаточная мотивация. Индивидуальное решение часто эффективнее, чем «вернуть всех в офис».
Как добиться успеха в гибридном формате
- Дайте гибридной модели правильный «старт»: пропишите понятные правила, обучите менеджеров дистанционному управлению, настройте необходимые IT-инструменты, распределите роли и задачи.
- Придерживайтесь культуры доверия: оценивайте по результатам, а не по присутствию за столом. Не перестарайтесь с системой контроля, иначе погубите самостоятельность и мотивацию сотрудников.
- Инвестируйте в корпоративную среду: если люди видятся не ежедневно, им особенно нужны общие ценности, традиции, тимбилдинги и внятная «связующая» коммуникация. Пусть офисные дни станут для команды продуктивным временем очного взаимодействия, а удалённые — временем фокусной работы.
- Автоматизируйте рутинные процессы: рекрутинг и онбординг в гибриде отнимают массу сил у HR. Подключайте сервисы вроде Naimee AI, чтобы облегчить поиск и первичный отбор кандидатов, а также адаптацию новичков. Это позволит HR-специалистам сосредоточиться на стратегически важных задачах, а сотрудникам — получать поддержку, где бы они ни находились.
- Не забывайте о балансе: гибкий формат всё же требует самодисциплины. Поддерживайте сотрудников в вопросах планирования и тайм-менеджмента, следите за признаками выгорания.
Спасибо, что дочитали эту статью до конца! По поводу внедрения самых современных ИИ нейросетей в рекрутинг и HR ботов а так же любые другие вопросы можете писать мне в Телеграм: