Система 5С: как оптимизировать работу над контентом

Много десятилетий назад японцы придумали систему тотального упорядочивания работы. Мы решили применить ее к нашим диджитал-реалиям и посмотреть, что из этого получится. Спойлер: очень много хорошего. Всего пять шагов на букву «С» сделают вашу жизнь гораздо легче.

Культура Японии — это синтез традиций и активного научного и технологического прогресса. Японцы любят, когда все упорядочено, отточено и выверено до мелочей. Еще в послевоенные годы в Стране восходящего солнца была разработана система, которая и по сей день меняет мир к лучшему.

Эта система называется 5С и в основном применяется для повышения эффективности работы производства. Ее суть заключается в пяти необходимых шагах, которые оптимизируют рабочее пространство (а значит — и мысли, и операционные процессы).

Как и всегда, у японцев даже самые скучные и лаконичные вещи кажутся поэтичными. Вот эти пять шагов:

Сэири (整理) — «сортировка»

Сэитон (整頓) — «соблюдение порядка»

Сэисо (清掃) — «содержание в чистоте»

Сэикэцу (清潔) — «стандартизация»

Сицукэ (躾) — «совершенствование»

Принципами 5С пользуются гиганты производства не только в мире, но и в России. Мы, в свою очередь, решили применить японскую методику в производстве контента. А чем же SMM — не производство?

SMM — многоэтапное творчество целой группы людей, упорядоченное внутри себя. Процесс идет под навигацией менеджера и под постоянной ревизией уровня качества, которую снова и снова проводит клиент (иногда даже по выходным). Поэтому японский подход может оказаться вполне кстати.

Принцип «нужное — ненужное». Чёткое разделение всех вещей на нужные и ненужные и избавление от последних.

Этот принцип применим, например, при составлении контент-плана. Задумайтесь, зачем вам нужна та или иная рубрика? Какую функцию она выполняет в рамках вашей стратегии? Нужна ли эта рубрика вашей аудитории, и если нет — как ее сделать нужнее?

Принцип «сэири» применяется и в копирайтинге. Очищайте ваши предложения от словесной шелухи и упрощайте пользовательский путь к смыслу. То же самое касается и дизайна. Если у вас нет задачи создать сенсорный перегруз — облегчайте визуал, давайте больше воздуха и делайте макеты чище.

Принцип «сэитон» — это упорядоченное хранение вещей, которое позволяет сократить время на поиск необходимых материалов.

Всем знакома ситуация, когда файл презентации называется примерно так:

Презентация_fin(1)FIN(2)FINAL. pdf

Или, может быть, на вашем рабочем столе уже не хватает места для иконок? Или вы однажды заблудились в своем же яндекс-диске? А искали ли вы когда-нибудь нужный файл во вложениях чата с перепиской? Если хотя бы один из ответов положительный, то вам необходим «сэитон» в работе.

Используйте метки (ярлыки) на файлах, настройте пути сохранения, не ленитесь переименовывать важные финалы или исходники, а также регулярно подчищайте ваше пространство, сделав это постоянным ритуалом.

Принцип «уборка» — это содержание рабочего места в чистоте и опрятности. И нет, это уже не про ваши файлы. Это про физический рабочий стол дома или в офисе. Ну а если у вас рабочий диван — вас тоже это касается.

Японцы педантичны не просто так. Иногда кажется, что они даже излишне придирчивы к легким изъянам. Однако все западные коучи продуктивности тоже говорят о необходимости поддерживать реальное пространство вокруг себя в чистоте.

Попробуйте оцифровать бесконечные стикеры с необходимыми, но все равно теряющимися пометками. Заведите мини-мусорку в виде котика для сломанного в ярости карандаша из-за упрямого клиента или салфетки из-под пирожных, которые принес в офис ваш коллега-именинник. Избавьтесь от всех непишущих ручек. Скрепите или спрячьте провода гаджетов. Когда чистота станет пугающей, будто вы социопат — знайте, это успех. Японцы бы вами гордились.

Принцип стандартизации в системе 5C — это абсолютная необходимость. Никакой процесс нельзя поставить на поток, если он не стандартизирован.

У копирайтера главный элемент стандартизации — это редполитика и TOV. У дизайнера — брендбук. А у проектного менеджера — порядок действий, которые он совершает, чтобы реализовать идею и согласовать результат.

Не плывите по течению. Заведите себе чек-листы, которые помешают избежать ошибок, которые раньше были вами допущены.

Также в принцип «стандартизация» входят документы по передаче дел и памятки, которые вы сами можете сделать для коллег, которые принимают ваши обязанности на время отпуска или больничного.

Далее, совершив все шаги выше, проведите анализ результатов. Отследите, как принятые вами меры повысили вашу (и общую) производительность. Закрепите, сделав их правилом.

Последний шаг системы — это воспитание привычки точного выполнения установленных стандартов. Если вам кажется, что все эти меры замедляют процесс, то попробуйте довериться многолетней практике мировых специалистов по эффективности. Просто упорно выполняйте эти правила, пока они не превратятся в привычку и не перестанут отнимать время. Так вы совершите профессиональный апгрейд и сможете обрабатывать больше задач благодаря снижению количества «брака».

В конечном счете ваши усилия окупятся — будет меньше правок от клиента (который любит «живенько»), меньше суеты и поиска нужных файлов, меньше беготни по чатам, и меньше бесполезных единиц контента, которые так и не повысили вам KPI за последние полгода.