Как избежать тендерных ловушек и выбрать действительно лучшего подрядчика

Тендер - это мощный инструмент выбора исполнителя, но только если он построен на понятных и прозрачных критериях. В реальности же процесс часто превращается в сложный квест, где заказчик вынужден балансировать между бюджетом, сроками и качеством, а подрядчики пытаются угадать «правильные ответы».

Давайте зафиналимся, разберём самые распространённые сложности, с которыми сталкиваются заказчики на этапе тендера, и дадим практические рекомендации, которые помогут провести конкурс так, чтобы выбрать не просто самого дешёвого исполнителя, а команду, которая действительно решит ваши задачи.

(или «Формальность важнее результата»)

В некоторых случаях тендер проводится по внутренним регламентам, даже если уже есть потенциальный исполнитель. Это нормальная ситуация для крупных компаний, но бывает, что формальность начинает перевешивать реальную цель - выбрать лучшего подрядчика.

❌ В итоге тендер превращается в процесс сбора КП, а реальных решений по итогам может и не быть.

❌ Компании, которые могли бы дать классные решения, просто не участвуют, понимая, что выбор уже сделан.

❌ В итоге рынок обесценивается: сильные игроки не видят смысла вкладываться в конкурсы, а клиенту сложнее находить действительно стоящие предложения.

💡 Как делать правильно: если тендер обязателен, но у вас уже есть предпочтительный подрядчик - можно вынести на конкурс не просто цену, а решение задачи. Так вы получите альтернативные идеи и сможете выбрать вариант, который действительно принесёт пользу.

(или «Почему самый дешёвый вариант может оказаться самым дорогим»)

Бюджет - это важный фактор, но когда цена становится главным критерием выбора, заказчик рискует столкнуться с неприятными сюрпризами:

❌ Подрядчик вынужден срезать углы, чтобы уложиться в бюджет.

❌ В процессе работы появляются дополнительные расходы, которые не были учтены в изначальном КП.

❌ Итоговое качество может оказаться ниже ожиданий, что приведёт к потере времени и ресурсов.

💡 Как делать правильно: фокусируйтесь не только на цене, но и на составе работ, инструментах и кейсах подрядчика. Полезный вопрос: «Как вы сможете выполнить это в рамках предложенного бюджета?». Так вы сможете заранее понять, где скрываются риски.

(или «ТОП-1 в рейтинге ≠ лучший подрядчик»)

Рейтинги и регалии выглядят внушительно: «Лауреат премии X», «ТОП-3 агентств по версии Y», но что это реально означает? Иногда ничего.

⚠ Многие рейтинги коммерческие, и место в списке просто покупается. Об этом мы уже писали (тут ссылка на статью)

⚠Красивые премии могут не отражать реальный опыт и компетенции.

⚠ Подрядчики из ТОПов часто не гибкие в работе - у них "жёсткие" процессы, фиксированные условия и ценник на 30-50% выше за то же качество.

💡 Как делать правильно:

✅ Вместо «громких» званий попросите кейсы и конкретные примеры решений в вашей сфере.

✅ Посмотрите отзывы клиентов вне рейтинга - их легче проверить.

✅ Проверьте, кто именно будет работать над вашим проектом. Иногда в ТОП-компании сильный бренд, а задачи выполняют менее опытные специалисты.

(или «Когда бриф превращается в роман»)

Некоторые тендерные задания выглядят так:

📜 «Вы должны обеспечить полное покрытие digital-стратегии, SEO, контент-маркетинга, видеопродакшена, PR и чат-ботов. Ах да, и TikTok!, и ТипТоп…»

На выходе подрядчик понимает, что в одном проекте ему надо встроиться сразу в пять ролей и предложить универсальное решение на все случаи жизни.

⚠ Это размывает фокус - вместо решения реальной задачи подрядчики пытаются угодить всем запросам сразу, теряя качество.

⚠ Бюджет растягивается на десятки направлений, и на реально важные задачи может просто не хватить ресурсов.

⚠ В итоге вместо мощной стратегии клиент получает неуправляемый хаос, который сложно оценить и масштабировать.

💡 Как делать правильно:

✅ В брифе важно четко обозначить основную цель: что конкретно должно измениться после работы подрядчика?

✅ Если хотите получить сильное решение, лучше дать чуть больше свободы в деталях. Иногда опытный подрядчик предложит решение, о котором вы даже не задумывались.

✅ Вместо «всё и сразу» можно разделить задачи на этапы и постепенно расширять проект.

(или «Почему спешка в тендере приводит к провалам»)

💼 «Коллеги, нам нужно запустить тендер за неделю, срочно нужен подрядчик!»

⚠ В таких случаях заказчик не успевает детально проработать условия, а подрядчики спешат отправить КП, не разбираясь в деталях.

⚠ В результате никто не понимает реальных ожиданий, а проект превращается в череду доработок, недопониманий и срывов сроков.

💡 Как делать правильно:

✅ Если тендер срочный, лучше сократить список требований и сосредоточиться на ключевых задачах.

✅ Ставьте реальные сроки на проработку предложений. Да, иногда тендер кажется срочным, но если выбрать подрядчика без должной проверки - исправлять последствия можно месяцами.

✅ Если есть необходимость запуститься быстро, лучше работать с проверенными подрядчиками или делать пилотный запуск перед масштабированием.

Плохой тендер - это всегда потеря ресурсов: времени, денег, нервов. Но если подходить к процессу осознанно, а не просто «по регламенту», можно действительно найти подрядчика, который станет партнёром на долгие годы.

🔹 Оценивайте не только цену, но и методы работы, кейсы и подход к проектам.

🔹 Проверяйте критерии формирования рейтингов, если используете ТОПы.

🔹 Ставьте реальные сроки, чтобы дать подрядчикам время на качественную проработку предложений.

🔹 Думайте о финальном результате, а не просто о красивом документе с десятками требований.

💡 Хорошая работа подрядчика - это успех для вашего бизнеса. Не превращайте тендер в формальность, дайте шанс сильным игрокам, и они принесут вам гораздо больше пользы, чем просто низкая цена.

✨Подписывайтесь на Телеграм-канал JetStream IT, ⛩Дзен и в VC.ru не пропускайте интересные факты о технологиях, копирайтинге и управлении репутацией. Мы делимся знаниями и создаем тренды!