За кулисами: роль event-директора в успешной реализации мероприятия

Роль event-директора в организации успешного мероприятия нельзя недооценивать, ведь от его компетенций напрямую зависит то, как пройдет мероприятие, какая команда будет работать над проектом, как будет распределен бюджет и останутся ли довольны заказчик и гости. Секретами подбора квалифицированного профессионала поделилась event-директор Vinci Agency Анастасия Максимова, организовавшая две Московские недели интерьера и дизайна, Московскую неделю красоты и Облачный город.

Каждому из них свойственны определенные качества, влияющие на работу команды и результативность мероприятий.

Кнут — не стесняется жестких методов в своей работе. Он требует от команды максимальной отдачи, нередко используя строгую критику и контроль. Фокус кнута — добиться результата любой ценой, не обращая внимания на чувства и эмоции сотрудников. Как правило, команда работает под давлением и страхом неудачи. Этот тип event-директора может быть эффективен в случаях, когда требуется быстро и жестко двигаться к поставленным целям, но он также может вызывать усталость и недовольство среди сотрудников в долгосрочной перспективе.

Пряник — основывает свою работу на взаимодействии и поддержке своей команды. Он стремится создать положительную и дружественную атмосферу, где каждый чувствует себя важным и ценным. Пряник-директор показывает свою любовь и заботу к команде, однако порой может быть слишком мягким и не стремиться к достижению высоких результатов. Он, зачастую, делает большую часть работы сам, чтобы не ругаться или помочь, в результате чего команда садится «на шею» и не растет. Поэтому они могут быть непостоянными и не всегда соответствующими ожиданиям заказчика.

Серединка — находит баланс между кнутом и пряником. Он способен мотивировать команду и достигать высоких результатов, сохраняя при этом взаимоуважение и доверие. Он понимает важность соблюдения сроков и требовательность к качеству работы, но не забывает и о человеческом факторе. Этот тип event-директора способен эффективно руководить процессом, учитывая особенности каждого сотрудника и формируя из них команду, способную достигать поставленных перед ней целей.

Конечно, существуют и другие типажи event-директоров, и каждый такой руководитель обладает уникальным стилем управления. Поэтому для выбора идеального специалиста на эту позицию нужно изначально хорошо понимать основные задачи, с которыми event-директор должен будет справляться.

Подготовка и проведение мероприятия — сложный и ответственный процесс, требующий от event-директора особых умений и навыков. Давайте рассмотрим основные задачи, которые ему приходится решать при подготовке к мероприятию.

1. Анализ структуры. Event-директор уже на самом старте должен разбить событие на делегируемые блоки и четко понимать, какая команда ему понадобится. Подчеркну: для успешного мероприятия жизненно необходимо учесть специфику каждого блока и назначить на него релевантного специалиста — иначе есть риск, что все посыпется как карточный домик в самый неподходящий момент.

2. Подбор команды. Каждый член команды должен соответствовать ивенту и обладать необходимыми навыками и опытом. При этом важно помнить, что существуют универсальные игроки, способные работать в различных сферах. При организации больших и сложных проектов необходимо набирать в команду и тех и других.

Например, Московская неделя интерьера и дизайна — очень нетривиальный event. Поэтому набор универсальных игроков тут не подойдет, на каждый блок нам необходима была определенная экспертиза. К счастью, у нас есть сплоченная команда, которую мы бережно сохраняем и прокачиваем от ивента к ивенту.

3. Составление бюджета. Невозможно приступить к организации мероприятия, не зная, сколько денег вы можете потратить. Event-директор должен составить смету расходов, с учетом всех блоков мероприятия. Здесь важно опираться на опыт и экспертизу, чтобы делать реалистичные прогнозы и не выйти за существующие рамки.

К примеру, Московская неделя красоты обладала сильно разветвленной структурой бюджетирования. И потеря одного пункта из этой огромной схемы могла поставить под удар все мероприятие. Поэтому директор события должен обладать опытом, который позволит буквально на глаз прикинуть бюджет до мелочей.

4. Карта ответственности. Event-директору необходимо четко определить и разграничить зоны ответственности каждого участника команды, обеспечив их механизмами и инструментами коммуникации. Это помогает избежать дублирования или потери «смежных» (находящихся на стыке ответственности) задач и позволяет эффективно координировать работу.

Подытожу: все эти этапы являются частью подготовки успешного мероприятия. Event-директор должен провести анализ, разбить работу на блоки, подобрать специалистов, составить бюджет и определить ответственных. Чтобы справиться со всем этим, он должен обладать определенным набором личных качеств.

Как я уже говорила, event-директор — ключевая фигура в организации и проведении мероприятий. Успех проекта зависит от целого множества его навыков и личных качеств. Вот главные из них:

1. Стрессоустойчивость. В процессе организации мероприятия неизбежно возникают трудности и неожиданности, которые могут вызвать стресс. Поэтому крайне важно хорошо управлять своими эмоциями и поддерживать спокойствие команды.

2. Опыт работы в разных областях. Крупные мероприятия требуют обширных знаний — от объемной выставочной застройки до взаимодействия с випами. Разноплановый опыт позволяет гибко подстраиваться под различные ситуации и быстро реагировать на изменения.

3. Структурированная гибкость. Event-директор должен иметь четкий план действий на любой случай, распределять задачи и контролировать их выполнение. Но в то же время ему нужно быть гибким и уметь адаптироваться к новым обстоятельствам.

4. Понимание психологии. Отношения с командой, подрядчиками и заказчиками играют ключевую роль в успешности проекта. Способность устанавливать эффективные коммуникации, выстраивать доверительные отношения и понимать потребности каждого участника помогает достичь лучших результатов.

5. Навык делегирования. Постановка задач и определение границ ответственности не только разгружают директора, но и развивают команду, повышая ее эффективность и профессионализм. Важно помнить, что исправление всего за всеми — это одно из проявлений микроменеджмента, губительного для любого крупного проекта.

Все эти качества мне и моей команде пришлось проявить на максимум, чтобы успешно провести недавнюю III Московскую неделю интерьера и дизайна. Хотя само по себе мероприятие проводилось уже в третий раз, одна только смена площадки с ВДНХ на Манеж превратила и без того сложный проект, требующий тщательной подготовки и согласования, в целый клубок проблем, распутать который порой казалось невозможным.

Первая проблема была связана с ограниченными сроками подготовки. Обычно подобное мероприятие требует не менее трех месяцев для полноценной организации, однако нам пришлось проработать его за полтора. Это создало определенные сложности с логистикой и планированием.

Второй проблемой стало подтверждение площадки для проведения мероприятия. Мы получили его всего за месяц до начала выставки. К тому же Манеж является режимным объектом, что подразумевает множество ограничений и необходимость согласования каждой мелочи с ФСО. Это привело к дополнительным сложностям в логистике и контроле доступа.

В таких историях критически важно не тратить время на обсуждение причин возникших проблем, а сконцентрироваться на решении задач. Мы собрались и работали по двое суток без сна вплоть до открытия. Каждый член команды приложил максимум усилий, чтобы все прошло на высшем уровне и вовремя — и все получилось.

Каждое мероприятие может столкнуться с уникальным набором проблем и сложностей. Важно оставаться гибкими, стремиться к поиску решений и находить поддержку в команде. А осью любого коллектива, конечно, является ее руководитель. Поэтому при выборе человека на эту позицию важно обратить внимание на следующие стоп-факторы.

1. Плохие навыки коммуникации. 80% работы event-директора подразумевает общение с людьми — как с командой, так и с клиентами и другими участниками процесса. Человек, неспособный установить качественное взаимодействие, рискует неправильно передать информацию, неумело решает возникающие проблемы и неправильно организует работу собственной команды.

2. Сомнения в собственных силах. Недостаточная уверенность может привести к вялой работе команды, искажению целей мероприятия и, как итог, его срыву и полному несоответствию ожиданиям заказчика.

3. Неподтвержденный опыт. Если кандидат не предоставляет открытых кейсов при личной встрече, возможно, это говорит об отсутствии релевантного опыта или о завышенных показателях в резюме.

4. Отсутствие слаженной команды. Опытный event-директор должен иметь в активе надежную команду, которая готова работать вместе на всех фазах организации мероприятия.

5. Нет опыта в полях. Хороший event-директор должен не только обладать управленческими навыками, но и уметь работать руками и личным примером вдохновлять свою команду.