"Уважаемая Татьяна (тварь)!" 

1) Вы используете дешевую программу, которая допускает другие символы в имени и фамилии кроме букв - в частности ( ) и допускает написание имени с маленькой буквы. Также не отслеживает правильность написания email адресов. Вероятно и всего другого тоже.
2) Менеджеры не проверяют, что там внесли в БД исполнители в течение дня, даже не просматривают. Всю БД просмотреть не реально, но каждый день 20-30 новых записей списком вполне себе посильная задача.
3) Нет регламента и санкций исполнителям за ошибочно введенные данные. 
Это проблемы организации процесса, т.е. ошибки и недосмотр руководства.