Роль дизайна в BI: что важно учесть при подготовке дашбордов и почему?

Главная задача дашборда — отображать ключевые показатели бизнеса. Но для успешного представления визуализации руководителю или заказчику важна не только собранная информация, но и то, насколько удобно она организована. Именно дизайн обеспечивает понимание и принятие дашборда. В этой статье мы рассмотрим процесс создания эффективных отчетов, начиная со сбора требований и заканчивая визуальным оформлением. Эта статья будет полезна аналитикам, менеджерам проектов и всем, кто занимается разработкой и внедрением BI-инструментов как внутри компании, так и для клиентов.

Перед созданием визуализаций важно понять, какую информацию они должны отображать. Недостаточно просто сделать дашборд привлекательным внешне, нужно наполнить его полезными данными, которые действительно помогут бизнесу. Для этого изучите стратегические планы компании и её подразделений (прибыль, доля рынка, уровень лояльности клиентов и т.д.). Это поможет определить цели бизнеса и показатели их достижения.

Затем проанализируйте ключевые бизнес-процессы, влияющие на достижение этих целей. Например, если цель — увеличить продажи, то важны процессы развития бизнеса, маркетинга и обслуживания клиентов. Для каждого из них определите ключевые показатели эффективности (KPI): средний чек, стоимость привлечения клиента и другие.

Не перегружайте дашборд. Выбирайте только самые важные KPI, которые помогают принимать управленческие решения. Определите 3–5 основных целей и выберите для каждой 1–2 KPI. Исключите повторяющиеся и не существенные показатели.

При выборе метрик убедитесь, что:

Информацию для дашборда можно получить из ERP и CRM-систем, маркетинговых платформ, “1С” и других баз данных компании.

Убедитесь, что показатели точно соответствуют бизнес-целям, а аналитика помогает ответить на вопросы, как улучшить KPI, которые ведут к этим целям. Тестируйте отчёт с участием тех, кто будет ею пользоваться, чтобы убедиться в её полезности и понятности. Собирайте отзывы пользователей и вносите изменения в дашборд.

Не стоит создавать один общий дашборд для всех сотрудников. Разным уровням управления нужна разная информация.

Руководители высшего звена используют дашборды для отслеживания общих показателей бизнеса. Как правило, им не нужна детальная разбивка по отделам или проектам, они хотят быстро оценивать тенденции в развитии бизнеса. Их отчеты должны содержать обобщенные данные: общую выручку и прибыль, динамику изменения доли рынка, выполнение стратегических целей и т.п.

Руководителям среднего звена требуется более подробная информация о показателях своих подразделений. Их отчёты должны показывать производительность команд, соблюдение сроков выполнения задач, эффективность процессов, влияющих на результаты подразделения.

Рядовым сотрудникам дашборды могут быть не нужны или нужны с ограниченным набором данных. Например, работник склада может видеть данные о товарных остатках, а специалист по продажам — свои персональные показатели.

Начните с создания дашбордов для тех, кто будет активно их использовать — с руководителей. Остальным подготовьте отчёты позже. Сотрудники, наблюдая за тем, как руководители используют визуализацию данных на собраниях и в работе, постепенно осознают ее преимущества.

Организуйте обучающие мероприятия и презентации, чтобы показать, как дашборды упрощают анализ данных, помогают отслеживать KPI и принимать обоснованные решения. Начните с небольших пилотных проектов и ограниченного круга пользователей, постепенно расширяя их количество.

Наблюдая за тем, как пользователи работают с экранами, и получая обратную связь от них, можно создать стандарты «устройства дашборда» — определить самые полезные элементы и функции. И на основе этого опыта разработать правила и рекомендации для создания отчётов, которые будут доступны всем сотрудникам.

Чтобы сотрудники регулярно заходили в дашборд, пользовались данными и готовились по ним к совещаниям, он должен быть не только содержательным, но и визуально удобным. Теперь давайте разберем, что необходимо учесть в дизайне.

Количество элементов

На дашборде не нужно размещать слишком много элементов, чтобы не рябило в глазах, но при этом он не должен выглядеть пустым и скучным. Оптимальное количество элементов на одном экране составляет от 5 до 9, тогда пользователь сможет легко воспринимать информацию без перегруженности.

Достаточность данных

Дашборд должен содержать ровно столько данных, сколько необходимо для полноценного анализа. В дизайне это означает — исключение лишних элементов, которые не несут смысловой нагрузки. Важно показывать только ту информацию, которая действительно важна для анализа, без лишних деталей. Избыток данных может привести к путанице, а недостаток — к невозможности сделать выводы.

Правильная группировка

Информация в отчете должна быть логично сгруппирована. Самые важные данные располагаются в верхней части, а по мере прокрутки вниз пользователи должны погружаться в детали. Это помогает быстро видеть общую картину и при необходимости изучать вопрос глубже.

Если на дашборде информации, не пытайтесь разместить все на одном экране. Нужно разбивать данных на логические блоки или использовать фильтры, чтобы пользователь мог быстро находить и отбирать нужные данные.

Единая логика

При создании нескольких дашбордов старайтесь придерживаться единой логики и структуры. В том числе, важно соблюдать единообразие легенды во всех визуализациях. Например, если низкие показатели обозначаются красным цветом, средние - жёлтым, а высокие - зелёным, то так должно быть везде. Это поможет пользователям быстро ориентироваться и не тратить время на перенастройку при переключении между визуализациями. Единый стиль и дизайн сделают работу с дашбордами более интуитивной и эффективной.

Непротиворечивость данных

Все данные на дашборде должны быть проверены и согласованы между собой. Недопустимо наличие противоречащих друг другу показателей, так как это снижает доверие к дашборду и приводит к ошибочным выводам.

Правильные графики и диаграммы

Не все данные одинаково хорошо отображаются одними и теми же графиками. Линейные диаграммы подходят для показа трендов, столбчатые — для сравнения значений, круговые — для доли от целого. Используйте тот тип графика, который наилучшим образом передает смысл данных.

Разместите графики так, чтобы они были легко видны, например, тренды в верхней части дашборда, а сравнения значений — ниже.

Графики и диаграммы должны быть понятными и не перегруженными лишней информацией. Используйте цветовую кодировку для выделения важных данных, но избегайте излишней пестроты.

Например, в Modus BI есть возможность изменять вид диаграммы с круговой на кольцевую. В кольцевой диаграмме можно настроить отображение итогового значения внутри кольца, а в круговой — выбрать количество сегментов.

Оформление графиков и диаграмм

Правила оформления цветом могут различаться в зависимости от типа графика. Например, градиентная заливка может быть эффективна для столбчатых диаграмм, отображая изменение показателей от низких (например, красные тона) к высоким (зелёные тона).

В то же время применение градиента в круговой диаграмме может привести к тому, что сегменты сольются и информация станет нечитаемой. Аналогично, использование слишком большого количества цветов может перегрузить восприятие, а не улучшить его.

Поэтому, выбирая цветовую схему, учитывайте тип визуализации и цель, которую вы преследуете: наглядное разделение сегментов, выделение ключевых показателей или демонстрация трендов.

Углубленный анализ

Для углубленного анализа данных используйте принцип Drill-down (развертывания), который помогает пользователю переходить от общих показателей к более подробным. Информация должна быть организована в иерархическом порядке. Начните с общих показателей и предоставьте возможность детализировать данные по мере необходимости. Например, от общего объёма продаж до продаж по регионам или продуктам.

При переходе на новые уровни детализации важно сохранять единую логику и визуальное оформление. Это помогает пользователям легко ориентироваться и понимать структуру данных. Используйте интерактивные элементы, которые открывают дополнительные данные при нажатии.

В Modus BI эта функция реализована через кликабельные элементы на дашборде. Нажав на такой элемент, пользователь переходит к более детализированному отчёту. Также есть возможность настроить права доступа к различным объектам — выбрать, кто и какие отчёты может просматривать.

Разборчивые подписи и заголовки

Каждый элемент дашборда должен иметь понятные подписи. Используйте короткие и точные заголовки, которые сразу же объясняют, что отображено на графике.

Зачастую бывает так, что красивый дашборд не всегда удобен для анализа. В погоне за эффектным внешним видом легко упустить из виду практическую пользу. Если инструмент, несмотря на привлекательный дизайн, не помогает пользователям быстро и эффективно анализировать данные, это будет заметно по нескольким ключевым признакам.

1. На экране слишком много графиков, таблиц и чисел. Пользователь не понимает, на что нужно обратить внимание. Дашборд похож на рекламный баннер, где информация нагромождена без какой-либо логики и структуры.

2. Пользователь не понимает, что означают метрики. Нет пояснений к показателям, расшифровок аббревиатур и сокращений, используются специфические термины или жаргон.

3. В отчёте отображаются старые данные, которые не соответствуют текущей ситуации в бизнесе. Например, в нём могут быть показатели за прошлый месяц, когда уже середина следующего.

4. Дашборд не содержит нужной информации или визуализаций для ответов на вопросы пользователей. Сотруднику приходится обращаться к другим источникам для получения полной информации.

Если есть хотя бы один из этих признаков, это значит, что визуализация данных нуждается в доработке.

Чтобы понять, насколько хорош дашборд, нужно провести оценку по нескольким направлениям:

Сбор обратной связи. Самый простой способ — поговорить с теми, кто пользуется дашбордом. Спросить, насколько он удобен, понятен и полезен, что им нравится, а что можно было бы улучшить.

Поведенческие признаки. Допустим, есть несколько дашбордов, но на совещании все ссылаются на одни и те же, а некоторые остаются без внимания. Очевидно, на это есть причины. Важно выяснить, почему так происходит, и внести соответствующие корректировки.

Анализ журналов активности. Посмотрите, как часто люди используют отчеты и какие разделы просматривают чаще всего, как долго взаимодействуют с данными. Если дашборд открывают редко, возможно, он неудобен или не содержит нужной информации. Если какой-то раздел никто не просматривает, то, скорее всего, он не нужен и его можно убрать.

A/B-тестирование. В контексте дашбордов это означает, что вы создаете версию A и версию B, и показываете их разным группам пользователей. Затем отслеживаете поведение людей в обеих группах: как часто они используют дашборд, какие разделы посещают, какие задачи выполняют и т. д. На основе этих данных определяете, какое решение удобнее для пользователей, и вносите изменения. Например, если с версией A работали более активно, переносите её элементы и функции в основной дашборд.

Важно сочетать дизайн и удобство дашборда. Он должен быть понятными выглядеть профессионально, но при этом дизайн не должен снижать его функциональность.

Признаки качественного дашборда:

1. Актуальные данные.

Дашборд помогает быстро оценивать текущую ситуацию и принимать обоснованные решения. Например, начальник цеха может сразу увидеть увеличение времени простоя станка и оперативно найти причину, чтобы возобновить производство. Маркетолог заметит снижение числа лидов за последние две недели и сможет перенаправить бюджет на более эффективные рекламные каналы.

2. Баланс UI/UX.

На дашборде не должно быть лишних элементов и цифр, которые затрудняют восприятие. Оставьте пространство между блоками и уберите отвлекающие эффекты, такие как фоновые градиенты и 3D-графики.

3. Цветовая гамма и шрифты.

Цвет играет такую же важную роль, как и цифры. По сути это визуальная подсказка, которая помогает сопоставлять данные (например, продажи показаны зеленым цветом, а убытки — красным). Идеально на одном дашборде использовать 3-4 контрастных цвета и один шрифт.

4. Настраиваемость

Кроме того, хорошый отчет должна легко настраиваться под конкретные нужды пользователя, чтобы можно было выбрать нужные показатели, изменить их расположение, вид графиков, добавить фильтры, настроить оповещения и сохранить свои настройки. В Modus BI есть все эти функции — можно настроить дашборд так, как хочется.

Например, менеджер по логистике для отслеживания доставки заказов выбирает географическую карту, добавляет фильтр по типу доставки и настраивает оповещения о задержках. Финансовый аналитик для отслеживания расходов и доходов выбирает таблицы и линейные графики, добавляет фильтры по кварталам и настраивает оповещения о превышении бюджета. Руководитель может передвинуть блок с показателями прибыли в начало дашборда, чтобы всегда видеть их первыми.

5. Единый стиль и удобство

Дашборд, безусловно, должен быть оформлен в едином стиле, с согласованной цветовой гаммой, шрифтами и другими элементами дизайна. Это важно для создания цельного и профессионального впечатления. Однако важно понимать, что эти моменты — скорее завершающие штрихи, а не основа эффективного дашборда.

В первую очередь необходимо убедиться, что дашборд соответствует основным правилам дизайна: он понятен, логичен, не перегружен информацией и правильно использует визуализацию данных. И только после этого можно приступать к выбору конкретных шрифтов, элементов и скруглений. Если отчет не будет интуитивно понятным и удобным в использовании, никакая стилистическая выдержанность не спасёт его от провала.

Хороший дашборд — это инструмент, который помогает сотрудникам работать эффективнее, а не создает им дополнительные сложности. Он должен быть простым, понятным и полезным. Но создание дашбордов — это только первый шаг. Важно следить за тем, как их используют. Планомерно улучшать текущие отчеты и добавлять новые, учитывая возникающие потребности.

Функциональность и простота визуализаций важнее, чем сложный дизайн. Заказчики часто предпочитают яркие и красивые дашборды, но мы ставим на первое место удобство и наглядность. Это наше главное преимущество.

При этом важно помнить, что дизайн дашборда всегда выполняется с учетом предпочтений заказчика, будь то руководитель внутри организации или сторонняя компания-клиент. Ключевая задача — найти баланс между пожеланиями будущего пользователя и принципами создания понятного и функционального дашборда.