Эффективный аутсорсинг 1С: какие задачи передавать и когда?
Можно ли сократить бюджеты и повысить эффективность организации с помощью аутсорсинга 1С? Или никто не справится с задачами лучше, чем штатные сотрудники? Разбираемся вместе с Аллой Высоковой, руководителем отдела сопровождения компании «Внедренцы и Программисты».
Доля 1С на рынке ИТ-систем неуклонно увеличивается. Вместе с тем растёт спрос на соответствующих специалистов — программистов и аналитиков. Из-за этого многие компании сталкиваются с дефицитом кадров и завышенными требованиями к оплате труда. Одно из возможных решений в такой ситуации — аутсорсинг, передача определённых (чаще непрофильных) задач подрядчикам, которые на них специализируются.
Кому нужен аутсорсинг?
Франчайзи 1С. Компании, которые сами внедряют 1С. и имеют соответствующий статус. Бывает, что франчайзи получил крупные заказы, и ему не хватает рабочих рук. Задачи надо выполнить в течение одного-двух месяцев. Найти за этот срок программиста или аналитика, оформить его в штат, погрузить в процессы — тяжело. А спустя время, когда наплыв задач спадёт, новый сотрудник может оказаться бесполезен. Поэтому проще взять готовых спецов на стороне. Первоначально это будет дороже (штатный программист стоит 200-250 тыс. руб. в месяц, а на аутсорсинг можно потратить в 1,5 раза больше). Но быстро окупится с учётом того, что человек нужен именно под проект.
Интеграторы. Компании, которые внедряют и объединяют в единую систему ПО на разных языках программирования, в том числе 1С. Своего отдела 1С у них может не быть, но потребность в специалистах периодически возникает. Например, при внедрении какого-либо решения вскрывается стопор, и ясно, что без 1С не обойтись. Или же интегратор построил отношения с клиентами таким образом, что те могут обращаться к нему за любой помощью. Чтобы не терять проекты и заказчиков, компания срочно ищет команду.
Крупный бизнес. Большие предприятия, которые пока не готовы вкладываться в формирование собственного ИТ-отдела, приходят к подрядчикам за комплексным сопровождением 1С. А если же в штате уже есть свои специалисты, аутсорсинг может стать временным подкреплением на сложных этапах автоматизации.
Средний и малый бизнес. Небольшим организациям невыгодно нанимать специалистов, тем самым увеличивая кадровую нагрузку. Чаще всего у них не слишком интенсивный поток задач, немного АРМ и ограниченный бюджет. Возможное решение — услуги сопровождения 1С.
Виды аутсорсинга
Ресурсный
Подрядчик предоставляет необходимых исполнителей. Постановка задач и контроль — на клиенте.
Для кого. Франчайзи и интеграторы, которым требуется усиление для текущего проекта. Конечные клиенты, у которых есть собственный ИТ-отдел или штатный руководитель проекта автоматизации (РП).
Плюсы. Можно взять специалистов нужного профиля, в том числе на неполную ставку (0,5, 0,3 и т.д.), чтобы не переплачивать за часы простоя. Это позволит точечно, с минимальными затратами решать насущные задачи. Ресурсный аутсорсинг актуален, и когда у франчайзи/интегратора есть команда, но для нового проекта ей не хватает отраслевой экспертизы.
Минусы. Нужны сильные управленческие компетенции внутри компании заказчика. Как минимум РП, который сможет и участвовать в формировании стратегического видения автоматизации, и ставить понятные ТЗ программистам. Иначе есть риск, что задачи будут выполнены не так, как хотелось заказчику, или же автоматизированные участки не выстроятся в слаженную систему. Также, если передаваемые на аутсорс задачи предполагают тесное взаимодействие с внутренней командой, неизбежен период «притирки» между специалистами.
Функциональный
Заказчик передаёт подрядчику отдельные блоки задач по обслуживанию и доработке программы. Тот сам решает, какие ресурсы привлекать (специалистов/команду).
Для кого. Конечные клиенты, у которых есть собственный ИТ-отдел или линия поддержки, сформированная из пользователей, под руководством РП.
Плюсы. Можно воспользоваться гибридной моделью организации труда. Простые и рутинные задачи решаются силами внутреннего специалиста или пользователей (обычно это первая-вторая линия поддержки из активно участвовавших во внедрении сотрудников). А подрядчику поручаются те направления, для которых нужна глубокая экспертиза. Часто это оптимальный компромисс между экономией и эффективностью.
Минусы. Как и в предыдущем варианте, крайне желательно иметь в штате РП, который сможет грамотно распределить задачи и наладить коммуникацию с аутсорсером.
Комплексный (сопровождение)
Заказчик передаёт подрядчику весь комплекс работ по поддержанию работоспособности и развитию 1С. Подрядчик выделяет под клиента полноценную команду.
Для кого. Конечные клиенты без собственных специалистов 1С, пока не планирующие развивать внутри ИТ-направление.
Плюсы. Аутсорсер фактически становится для заказчика партнёром. Он не просто предоставляет готовый продукт или функцию, а исполняет обязанности ИТ-подразделения: сам формулирует задачи и ищет способы их реализации «под ключ». Клиенту не нужно вникать в ИТ-процессы, он может брать и работать в адаптированной под него системе.
Минусы. Дороже чем обычный аутсорсинг (но всё ещё выгоднее, чем свой отдел; к тому же клиент может обозначить комфортные ему рамки бюджета). Кроме того, сопровождение, в отличие от локальных задач, требует более тесного знакомства с процессами компании — на погружение уйдёт время.
Работа над задачами сопровождения в начале деловых отношений движется медленнее. У клиентов могут быть специфические производственные процессы, которые нужно настроить в программе. Объяснить такие процессы на словах сложно. Тогда мы выезжаем на предприятие, чтобы своими глазами увидеть, как работают сотрудники, что происходит на каждом этапе. Так, например, мы организовывали выезд наших аналитиков на лакокрасочное производство.
Также у клиента может быть серьёзно доработанная конфигурация. Сейчас мы сопровождаем строительную компанию, у которой есть как адаптированные блоки используемой конфигурации 1С, так и созданные с нуля. Доработки нигде не описаны, из-за чего нам пришлось довольно долго разбираться, что за изменения были внесены. Теперь, когда мы знаем, как они влияют на механизм работы программы, задачи решаются быстрее.
И в том, и в другом случае мы работаем с клиентами на долгосрочной основе. Благодаря этому у нас есть время и возможность погрузиться в процессы. Если сотрудничество протекает в таком формате, подрядчик почти ничем не отличается от штатных специалистов. А по деньгам и уровню разносторонней экспертизы вариант с подрядчиком даже выигрывает
Что спросить у себя, прежде чем искать подрядчика?
Какой уровень сложности работ, к которым планируется привлечь сторонних специалистов? Работа в рамках типовой функциональности или адаптированной? Требуется ли дальнейшая адаптация системы? Есть ли отраслевая специфика, которую нужно отразить в программе? Кто будет составлять ТЗ на доработки?
Конечно, техподдержка типовой конфигурации обойдётся дешевле, чем разработка дополнительного модуля «1С:ERP». С простой настройкой и обновлением редакции справится начинающий специалист, а во втором случае понадобится команда миддл-программистов и аналитиков. Франчайзи и интеграторы могут оценить сложность проекта сами. Конечным клиентам лучше собрать несколько независимых мнений на консультациях с исполнителями.
Какой бюджет готовы заложить (на конкретный этап работ или на месяц)? Какая средняя зарплата специалиста с необходимым уровнем компетенций в регионе (стране) с учётом НДФЛ и прочих отчислений? Сколько хотите сэкономить? Какой потолок окупаемости (предельная сумма/сроки)?
Одна из главных мотиваций заказчиков — стремление сократить кадровые расходы. В среднем аутсорсинг минимум на 10% дешевле, чем наём сотрудников. Но, чтобы «математика сошлась», необходимо придерживаться заранее установленных границ бюджета.
Насколько вам важны механизмы контроля, надзора и регулирования отношений с подрядчиком? Сколько готовы за них переплатить? Насколько критичны срывы сроков и потеря информации? Насколько важна возможность реформировать команду подрядчика исходя из ваших пожеланий?
Контроль над работой аутсорсера — «серая зона». С одной стороны, исполнитель — самостоятельная единица, на которую нельзя оказать такого давления, как в модели «работодатель — подчинённый. С другой стороны, клиента не ограничивают положения ТК: гораздо проще не оплатить договор в срок, если задача не решена, или вообще разорвать отношения. Этот механизм регуляции действует эффективно, если согласованная стоимость работ соответствует рыночной, и исполнителю невыгодно нарушать договоренности.
Какой объём работ? Разовый или постоянный? Если постоянный, то насколько равномерный? Планируется ли увеличивать объём работ в обозримой перспективе? Планируется ли реорганизация бизнеса, которая может привести к увеличению объёма работ?
Важно правильно спрогнозировать развитие бизнеса. Если интегратор начал получать крупные проекты 1С и планирует дальше разрабатывать это направление, есть смысл задуматься о расширении штата или заключить партнёрство с коллегами по цеху. Во втором случае компания сможет в любой момент обращаться к партнёру за кадровыми ресурсами и договориться о специальных тарифах. То же касается конечных клиентов: если на горизонте маячит масштабная автоматизация, лучше или брать РП и программистов инхаус, или искать сильную команду (а не отдельных спецов) для постоянного сотрудничества.